Belediye tarafından alınan teminat mektuplardan süresi geçmiş olanların muhasebe biriminde bekletildiği ve muhasebe kayıtlarından düşülmediği görülmüştür.

4735 sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu’nun, “Kesin teminat ve ek kesin teminatların geri verilmesi” başlıklı 13'üncü maddesinde aynen;

“Taahhüdün, sözleşme ve ihale dokümanı hükümlerine uygun olarak yerine getirildiği ve yüklenicinin bu işten dolayı idareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat ve varsa ek kesin teminatların;

1. Yapım işlerinde; varsa eksik ve kusurların giderilerek geçici kabul tutanağının onaylanmasından sonra yarısı, Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesi getirilmesi ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından sonra kalanı,

   
   

2. Yapım işleri dışındaki işlerde Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesinin getirildiği saptandıktan sonra; alınan mal veya yapılan iş için bir garanti süresi öngörülmesi halinde yarısı, garanti süresi dolduktan sonra kalanı, garanti süresi öngörülmeyen hallerde ise tamamı, yükleniciye iade edilir. …”

denilmektedir.

Aynı Kanun’un 14'üncü maddesinde, mahsup işlemi yapılmasına gerek bulunmayan hallerde; yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektuplarının hükümsüz kalacağı ve bankasına iade edileceği, teminat mektubu dışındaki teminatların ise sürenin bitiminde Hazineye gelir kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin, 434, 435, 436, 437 ve 438’inci maddelerinde alınan teminat mektuplarının izleneceği 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabı ile karşılığında çalışan 911 Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesabının; niteliği, hesaba ilişkin işlemleri ve işleyişi açıklanarak teminat mektuplarının hangi hallerde alınacağı ve ne şekilde muhasebeleştirileceği izah edilmiştir.

Anılan maddelerde teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığının, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edileceği ve her mali yılsonunda teminata ilişkin belgeler hakkında ilgili birimden yeni bilgi alınacağı ve alınan bilgi doğrultusunda söz konusu mektup ve belgelerin ilgilisine veya ilgili bankaya iade edileceği ifade edilmiştir.

Belediyenin, mali hizmetler müdürlüğü uhdesinde bulunan kayıtlı teminat mektuplarından, 2.890.614,00 TL tutarında teminat mektubunun süresi geçmiş olduğu halde iade edilmediği, 910 Alınan teminat mektupları hesabı ile 911 Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesaplarında izlenmeye devam edildiği tespit edilmiştir.

Bu itibarla yukarıda bahsi geçen mevzuat hükümleri gereği süresi geçmiş teminat mektuplarının ilgilisine veya ilgili bankaya iade edilmesi yönünde gerekli işlemlerin yapılması ve muhasebe kayıtlarından düşülmesi gerekmektedir.