Pamukkale Üniversitesinde yerinde yapılan denetim ve incelemelerde, özellikle şehir dışındaki toplu görevlendirmelerde kişi başına hesaplanan harcırah tutarlarının avans olarak bir mutemede ödendiği ve görev sonunda kapatılırken harcamalara ilişkin belgelerin eksik beyan edildiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu’nun 35'inci maddesi ve Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 11'inci maddesinde, her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında ayrıca belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde ise üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade ederek hesabını kapatmakla yükümlü olduğu belirtilmiştir.

Üniversitenin uygulamasında, şehir dışına spor müsabakaları için belli bir süreliğine gönderilen öğrencilerin harcırahları hesaplanarak başlarında bulunan ve mutemet olarak görevlendirilen personele avans olarak ödenmektedir. Görev sonunda ise harcamaya ilişkin sadece konaklama faturalarının beyan edildiği görülmüştür.

Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte, ilgili kanunlarına göre görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avansların kendilerine veya mutemetlerine verilebileceği belirtilmektedir. Bir mutemede avans verilmesi durumunda, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre yarışma, gösteri veya benzeri işler nedeniyle toplu olarak yapılan seyahatlerde, geçici görev yolluğu bildirimleri de mutemet tarafından düzenlenerek toplu olarak yapılır. Harcırah Kanununu kapsamında bireysel geçici görevlendirmeler neticesinde bireysel bildirim yapıldığında, görev yolluklarının ödenmesinde ya da mahsup edilmesinde, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 22'inci maddesine göre konaklamaya ilişkin fatura aranır. Ancak toplu görevlendirmelerde, başkası adına harcama yapmakla görevli mutemet, kendisine ödenen tüm avansı hak sahipleri için harcamakla mükellef olup bu harcamaları ispat edici belgeleri beyanname ekinde ibraz etmelidir. Nitekim Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 4'üncü maddesine göre “Mutemet: Harcama yetkilisi tarafından yazılı olarak görevlendirilen ve kendisine verilen avans veya adına açılan kredilerle sınırlı olarak yapacağı harcamalar konusunda harcama yetkilisine karşı sorumlu, bunların mahsubuna ilişkin belgeleri muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlü olan harcama yetkilisi mutemedini…” ifade etmektedir.

Üniversitede, avans ödemek suretiyle yapılacak harcamalarda mutemet görevlendirmelerinin ve ön ödemelerin ilgili mevzuatına göre yapılması, sonunda da harcamaya ilişkin kanıtlayıcı belgelerin temin edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.