Belediye tarafından satın alınan ilk madde ve malzemelerin taşınır işlem fişi düzenlenerek muhasebe kayıtlarına alındığı ancak aynı yevmiye kaydı ile muhasebe kayıtlarından çıkarıldığı, taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından malzemelerin çıkışı için taşınır işlem fişi düzenlenmediği ve muhasebe kayıtları ile depo kayıtları arasında hataya sebebiyet verildiği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabının niteliğini açıklayan 115’inci maddesinde; kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, mamul, ticari mal gibi faaliyet dönemi içinde tüketilecek varlıkların izlenmesi için bu hesabın kullanılacağı hüküm altına alınmıştır.

Hesabın işleyişi ise aynı Yönetmelik’in 116’ncı maddesinde açıklanmış ve satın alınan ilk madde ve malzemelerin ilk olarak maliyet bedelleri ile bu hesaba borç kaydedileceği; tüketilmek amacıyla ilgili birimlere verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin ise bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesabına borç kaydedileceği belirtilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 30’uncu maddesinde ise 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinden tüketilenlerin üç ayı geçmemek üzere düzenlenecek “kullanılmış tüketim malzemeleri listesine” göre ilgili hesaplardan çıkış yapılabileceği belirtilmiştir.

İlgili mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde Belediye tarafından satın alınan tüketim malzemeleri, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına borç kaydedilecek, ayrıca Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre kurum ambar kayıtlarına alınacaktır. Daha sonra bu malzemeler tüketilir veya tüketilmek üzere birimlere verilirse, ister doğrudan isterse üçer aylık dönemlere göre hazırlanacak listelerle muhasebe kayıtlarından çıkarılacaktır. Ayrıca tüketildikçe taşınır işlem fişleri ile ambar kayıtlarından çıkarılması gerekmektedir.

Ancak Belediye tarafından satın alınan tüketim malzemelerinin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydı yapılırken, aynı evrak üzerinden doğrudan muhasebe kayıtlarından

çıkarıldığı görülmüştür. Bu durum kurum bilançosunda, ilgili hesabın sürekli olarak sıfır olarak görünmesine neden olmaktadır. Ayrıca malzemelerin taşınır giriş kayıtları yapılmasına rağmen çıkış kayıtlarının yapılmadığı ve kurum ambarlarında kayıtlı olarak görünmesine de neden olduğu anlaşılmaktadır.

Belediyenin muhasebe işlemlerinin incelenmesi neticesinde, tüketim malzemelerine ilişkin kayıtların yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun yapılmadığı; satın alınan tüm malzemelerin aynı yevmiye kaydı üzerinde 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabına hem borç, hem de alacak kaydedildiği; bu nedenle ilgili malzemelerden stokta bulunanların dahi yılsonu bilançosunda görünmediği, fiili miktar ile kayıtlı miktarlar arasında tutarsızlığa neden olduğu tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, mali tablolarının doğru bilgi sunması açısından belediye tarafından satın alınan mal ve malzemelerin mevzuata uygun olarak kayıtlara alınması ve çıkarılması gerekmektedir.