Kişilerden alacaklar hesabında izlenmesi gereken tutarların takip, tahsil ve terkin işlemlerine esas olmak üzere düzenlenmesi gereken dosya ve belgelerin bulunmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt zamanı” başlıklı 50 nci maddesinde, bütün mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanmasının şart olduğu belirtilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 111 inci maddesinde, kişilerden alacaklar hesabına kaydedilmesi gerekli işlemler sayılmış, mezkür maddenin devamında, kişilerden alacaklar hesabına kaydedilen alacakların her biri için ayrı bir alacak izleme dosyası açılacağı, bu dosyalara, alacağın hesaplara alındığı mali yıl ile bu rakamlardan sonra gelmek üzere mali yılbaşında birden başlanarak verilen rakamlardan oluşan bir alacak sıra numarası verileceği ve alacakların izlenmesinin bu dosyalardan yapılacağı belirtilmiştir.

Yine Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in “Alacak takip dosyası” başlıklı 8 inci maddesinde tespit edilerek kamu idarelerine bildirilen kamu zararlarından doğan alacakların her biri için ayrı bir alacak dosyası açılacağı, alacağın tespit, takip ve tahsiline ilişkin bütün belgelerin bu dosyada muhafaza edileceği belirtilmiştir.

İzmir Büyükşehir Belediyesinin muhasebe kayıtlarının incelenmesi neticesinde, 140 Kişilerden Alacaklar hesabına kayıtlı tutarlar için yukarıda mevzuat hükümleri ile açıklanan alacak izleme dosyalarının açılmadığı, alacak takip, tahsil ve terkin işlemlerinin söz konusu dosyalarda alacak itibariyle ayrı ayrı izlenmediği görülmüştür.