İdare tarafından kullanılan muhasebe programının, oluşan bir gelirin öncelikle tahakkuk kaydının yapılmasını zorunlu tutmasının uygulamada çeşitli sorunlara yol açtığı görülmüştür.

Tahakkuk esaslı muhasebe sistemi uyarınca, gelirin ödenebilir hale gelmesiyle birlikte çoğunlukla muhasebe sistemine bu gelirlerin tahakkuk kaydının yapılması gerekmektedir. Ancak tahakkuku tahsiline bağlı olan yani tahakkuk kayıtları yapılmaması gereken bazı gelir türleri de bulunmaktadır. İdare tarafından kullanılan muhasebe programı ise kurumca yapılacak her türlü gelir kaydı için öncelikle gelirin tahakkuk kaydının yapılması şartını aramaktadır. Bu şart, muhasebe kayıtlarının yapılmasında aşağıda belirtilen sorunlara yol açmaktadır:

Tahakkuku Tahsiline Bağlı Bütçe Geliri Olarak Yapılan Tahsilatların Gelirlerden Alacaklar Hesabıyla İlişkilendirilmesi

Kurumun, belde halkına hizmet karşılığı elde ettiği ve tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak yapılan tahsilatların 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı kullanılarak tahakkuk kayıtlarının yapıldığı görülmüştür.

Tahakkuku tahsiline bağlı gelirlerde gelirin tahakkuku ile tahsilatı arasında zaman farkı bulunmamakta ve tahakkuk tahsilat ile birlikte gerçekleşmekte olup bu durum özellikle, yerine getirilecek hizmet karşılığı peşin tahsil edilen gelirlerde ortaya çıkmaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 87’nci maddesinde, nitelikleri itibarıyla tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak yapılan tahsilatların tahakkuk kayıtlarının yapılmayacağı yani bu tahsilatların 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile ilişkilendirilmeyeceği belirtilmektedir. Dolayısıyla, tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak tahsil edilen tutarlar, tahsilinde ilgisine göre 100 Kasa Hesabı ya da 102 Banka Hesabına borç, 600 Gelirler Hesabına alacak; diğer taraftan 800 Bütçe Gelirleri Hesabına alacak ve 805 Gelir Yansıtma Hesabına borç kaydedilecektir. Yani, tahakkuku tahsiline bağlı bütçe geliri olarak yapılan tahsilatların 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile ilişkilendirilmeden ilgili olduğu diğer hesaplarda muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, muhasebe programının tahakkuk kayıtları yapılmadan gelir kaydı yapılmasına izin vermemesi nedeniyle tahakkuku tahsiline bağlı baca temizleme ücreti, itfaiye raporu gibi gelirler tahsil edildiğinde öncelikle 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı kullanılarak tahakkuk kayıtlarına alınmakta ve tahakkuk kayıtları, tahsilat kaydı yapılarak kapatılmaktadır.

2. Emanetler veya Bütçe Emanetleri Hesabında Bekleyen Tutarlardan, Geçici veya Kesin Teminatlardan, Geçici Kabul Noksanı Kesintileri ve Tahsil Edilen Avukatlık Vekalet Ücretlerinden Bütçeye Gelir Kaydedilmesi Gereken Tutarlar İçin Tahakkuk Kaydı Oluşturulması

Kullanılan muhasebe programı, tahakkuk kayıtları yapılmadan herhangi bir gelir kaydı yapılmasına izin vermediği için Emanetler veya Bütçe Emanetleri Hesabında bekleyen tutarlardan, geçici veya kesin teminatlardan, geçici kabul noksanları kesintilerinden ve tahsil edilen avukatlık vekalet ücretlerinden bütçeye gelir kaydedilmesi gereken tutarlar için de tahakkuk kaydı oluşturulmaktadır. Bütçe Emanetleri Hesabı üzerinden bir örnekle açıklamak gerekirse, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 34 üncü maddesi şu şekildedir:

“Ödeme emri belgesine bağlandığı halde ödenemeyen tutarlar, bütçeye gider yazılarak emanet hesaplarına alınır ve buradan ödenir. Ancak, malın alındığı veya hizmetin yapıldığı malî yılı izleyen beşinci yılın sonuna kadar talep edilmeyen emanet hesaplarındaki tutarlar bütçeye gelir kaydedilir. Gelir kaydedilen tutarlar, mahkeme kararı üzerine ödenir.”

Yukarıda yer alan mevzuat hükmü gereğince zamanaşımına uğrayan bütçe emanetlerinde yer alan tutarlar, aşağıda temsili rakamlarla gösterildiği şekilde bütçe hesaplarına gelir kaydedilmelidir:

320 Bütçe Emanetler Hesabı	1.000
600 Gelirler Hesabı		1.000
805 Gelir Yansıtma Hesabı	1.000
800 Bütçe Gelirleri Hesabı		1.000

Zamanaşımına uğrayan bütçe emanetlerinde yer alan tutarların bütçe gelirlerine alınması işleminde kurum tarafından yapılan muhasebe kaydı ise aşağıdaki şekildedir. Kullanılan muhasebe programı, tahakkuk kaydı yapılmadan herhangi bir gelir kaydı yapılmasına izin vermediği için ilgili adına önce, zamanaşımına uğramış bütçe emaneti kadar bir gelir tahakkuk ettirilmektedir.

120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 1.000

600 Gelirler Hesabı 1.000

Yukarıda, ilgili adına tahakkuk ettirilmiş gelir ise aşağıdaki şekilde kapatılarak Bütçe Emanetleri Hesabında yer alan tutar gelir hesaplarına alınmış olmaktadır.

320 Bütçe Emanetler Hesabı	1.000
120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı		1.000
805 Gelir Yansıtma Hesabı	1.000
800 Bütçe Gelirleri Hesabı		1.000

Görüldüğü üzere, muhasebe programı tahakkuk kaydı olmayan bir tutarın gelir kaydedilmesine izin vermediğinden bütçe emanetlerinde bekleyen tutarlar için ilgili adına öncelikle gerçekte olmayan bir tahakkuk kaydı yapılmıştır. Diğer taraftan, söz konusu tahakkuk kaydı günlük toplu tahakkuk icmalleri üzerinden yapılmaktadır. Yani gün içerisinde tahakkuk eden bütün gelirler, tek bir muhasebe kaydıyla yapılmaktadır. Dolayısıyla yukarıdaki örnekte, ilgili adına tahakkuk ettirilen tutar, bir muhasebe kaydında gün içerisinde tahakkuk ettirilmiş diğer tüm gelirlerle birlikte görünmektedir. Ancak, gün içerisinde tahakkuk ettirilen tüm tutar içerisinde, ilgili adına bir tahakkuk yapılıp yapılmadığı da muhasebe kayıtlarından doğrudan anlaşılamamaktadır. Eğer yapılmadıysa bu durum, başka bir gelir tahakkukunun iptal edilerek bütçe emanetlerinin kapatıldığı anlamına gelecektir.

Yukarıda sayılan ve gelir kaydedilmesi gereken diğer tüm kalemler için de muhasebe kayıtları aynı şekilde yapılmaktadır. Muhasebe kayıtlarının bu şekilde yapılması, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ilgili hükümlerine uygun olmadığı gibi denetimden sorumlu olanlarca yapılacak kontrol faaliyetlerini de zorlaştırmaktadır.

Kamu idaresi cevabında, muhasebe programı sisteminin bulguda bahsedildiği haliyle oluşturulduğu, muhasebe programı yazılımının kısmi revizeye uygun olmadığı ve bir bütün halde değişmesi gerektiği belirtilmiştir.

Yukarıda belirtilen riskleri bertaraf etmek üzere, kullanılan muhasebe programının tahakkuku tahsiline bağlı olan gelirler için tahakkuk kayıtları yapılmadan gelir kaydı yapılmasına imkan verecek şekilde tasarlanması gerekmektedir.