İdare tarafından satın alınan ilk madde ve malzemelerden tüketilenlere ilişkin olarak dönem içinde herhangi bir çıkış kaydı yapılmadığı, bunun yerine tüketilen mal ve malzemelerin yıl sonunda toplu olarak gider kaydedildiği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabını düzenleyen “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddesinde; 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına giriş kaydı yapılan mal ve malzemelerin muhasebe kayıtlarından hangi hallerde çıkarılacağı belirtilmiştir. Bu maddeye göre, tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemeler; yok olma, kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelen stoklardan, kayıtlardan çıkarılması gerekenler ile sayım sonucunda noksan olduğu anlaşılan malzemelerin kayıtlardan çıkarılması gerekmektedir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde de;

“…

1. Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.

2. Muhasebe yetkilileri, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydeder” hükümleri yer almaktadır.

Yapılan incelemede; 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabında yer alan mal ve malzemelerden tüketilenlere ilişkin olarak dönem içinde herhangi bir çıkış kaydı yapılmadığı ve söz konusu malzemelerin yılsonunda toplu olarak giderleştirildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, gerekli muhasebe kayıtlarının yapılmasına dikkat edileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından takdir edilecek olan sürenin en geç son iş günü mesai bitimine kadar dönem içerisinde kullanılmış tüketim malzemelerinin listesinin muhasebe birimine gönderilmesi, bu listelere dayanılarak ve mevzuatta öngörülen süreye uygun olarak kayıtlardan çıkarma işlemlerinin yapılması gerekmektedir.