İlk madde ve malzemelerin gider kaydedilmesinde hatalı işlemlerin bulunduğu ve elden çıkartılacak stok ve maddi duran varlıkların takibinin yapılmadığı görülmüştür.

A-) İlk Madde ve Malzemelerin Gider Kaydedilmesinde Hatalı İşlemlerin Bulunması

İdarenin kullanmış olduğu ilk madde malzemelerin gider kaydedilmesi işlemlerinin hatalı uygulandığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin stoklar hesap grubuna ait işlemlerin düzenlendiği 114’üncü maddesinde stokların maliyet bedeliyle hesaplara alınacağı ve kullandıklarında veya tüketildiklerinde giderler hesabına kaydedilerek çıkışının yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Söz konusu Yönetmelik’in 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına ilişkin “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddesi uyarınca ise tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak, 630 Giderler Hesabına borç kaydedilerek gider yazılacağı düzenlenmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak çıkartılan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde taşınır işlem fişi düzenlenmesinin usul ve esasları belirlenmiş ve söz konusu Yönetmelik’in 13’üncü maddesinde taşınır giriş ve çıkış kayıtlarının taşınır işlem fişine dayanılarak yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Öte yandan söz konusu Yönetmelik’in “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin ikinci fıkrasında;

genel bütçe dışındaki idarelerde üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede, kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerektiği belirtilmektedir.

İdarenin mali tablolarının incelenmesi neticesinde, taşınır işlem fişi düzenlenerek kayıtlara alması gerektiği yüksek tutarda malzeme alımlarının doğrudan gider yazıldığı, 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabına alınan malzemelerin ise mevzuatta belirlenen süre ve usullere uyulmadan dönem sonunda toplu olarak gider kaydedildiği görülmüştür. Kanalizasyon Dairesi Başkanlığı tarafından alınarak ambarda muhafaza edilen 415.655,00 TL değerinde beton muayene baca elemanlarının taşınır işlem fişi düzenlenmeden doğrudan gider kaydedilmesi bu duruma örnektir. İdarenin söz konusu malzemeleri doğrudan gider kaydetmesi, malzemelerin takibinin zorlaşmasına, malzemelerin sorumlularının mevzuat anlamında tayin edilememesine, mevcut malzemelerin Kurumun bilançosunda görünmemesine ve faaliyet sonuçları tablosunun hatalı bilgi vermesine yol açmaktadır.

Açıklanan mevzuat hükümleri çerçevesinde, kurumların 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabına kaydedilmesi gereken malzemeleri satın aldıklarında taşınır işlem fişi düzenlenmek suretiyle kayıtlara alması, söz konusu malzemelerin kullanımı veya tüketimi sonucunda ise taşınır işlem fişi ile çıkış kaydının yapılması ve belirlenen dönemler itibariyle kullanımların muhasebe birimlerine gönderilerek gider kaydedilme işlemlerinin yapılması gerekmektedir. İdare, söz konusu hataların muhasebe kayıtları ile düzeltildiğini ifade etmiştir. Ancak, söz konusu düzeltmeler 2021 yılı mali tablolarında hesapların hatalı görünmesi sonucunu değiştirmemiştir.

B-) Elden Çıkartılacak Stok ve Maddi Duran Varlıkların Takibinin Yapılmaması

İdarenin Elden Çıkartılacak Stok ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının idarenin taşınır kayıtları ile uyum göstermediği tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinde, hurda malların, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçalar olduğu belirtilmiştir.

Hurda malların yönetiminde uygulanacak usule ise aynı Yönetmelik’in 28’inci maddesinde yer verilmiş ve söz konusu maddede, ekonomik ömrünü tamamlamış veya kullanımında yarar görülmeyen taşınırların, mevzuatta uygun görülen usullerle kurulacak komisyon tarafından hurdaya ayrılmasına karar verileceği ve “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına” dayanılarak düzenlenecek “Taşınır İşlem Fişiyle” kayıtlardan düşüleceği belirtilmiştir.

Hurdaların muhasebeleştirilmesine yönelik, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının işleyişinin düzenlendiği 225’inci maddesinde, kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların kayıtlı değerler üzerinden bu hesaba borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarı 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Kurumun mali tablolarının incelenmesi neticesinde 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabında 152.640,79 TL kayıtlı varlığın olduğu ancak İdare’nin mevcut durumda hurda varlığının bulunmadığı, İdare’nin hurdaya ayırarak ilgili hesaba kaydettiği stok ve maddi duran varlıklarını Makine Kimya Enstitüsü’ne sattığı tespit edilmiştir. Söz konusu uygulama İdare’nin mali tablolarında 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının 152.640,79 TL fazla görünmesine yol açmıştır.

İdarenin ekonomik ömrünü tamamlayan ve kullanım amacını yitiren taşınır mallarının takibinin sağlanması, taşınır kayıtları ve muhasebe kayıtlarının uyumlu olması gerekmektedir. İdare, söz konusu hataların muhasebe kayıtları ile düzeltildiğini ifade etmiştir. Ancak, söz konusu düzeltmeler 2021 yılı mali tablolarında hesapların hatalı görünmesi sonucunu değiştirmemiştir.