Belediyenin sözleşmeye bağladığı yapım işlerinde; işyerinde yapılan işlerle ilgili tutanakların tutulmadığı, yapılan işleri bütün ayrıntıları ile gösteren defterlerin bulunmadığı görülmüştür.

Yapım İşleri Genel Şartnamesi’nin 28’inci madde birinci fıkrasında; “İşyerlerinde, yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine göre şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri, bunlarla ilgili belgeler yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi tarafından tutulur. Yüklenici bu defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.” denilmektedir.

İdarelerin denetim ve kontrollük iş ve işlemlerini düzenleyen ve Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’na aykırı olmayan hükümleri geçerli olan Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği’nin “Kontrol Mühendisi Görev, Yetki ve Sorumluluğu” başlıklı 10’uncu maddesinin ilgili bentlerinde;

“10.18.1. Şantiye defteri

Şantiye defterine her gün, hava durumundan başlayarak işin ilerleyişini, gelişmesini, çıkan engelleri, şantiyeye göre ihzarat bedeli ödenecek gereçler ile fiyat farkına tabi gereçlerin çeşit ve miktarlarını fatura, tarih ve No’ su ile, sözleşmesi gereğince müteahhidin iş başından bulundurması şart koşulan teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadığını, müteahhitle yapılan önemli görüşme ve sonuçlarını işte kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarını, üst kademeden gelenlerin ziyaretlerini ve konuşularak karar verilen hususları, ile birlikte imza eder…

10.18.4. Tutanaklar

Sözleşme eki şartnameler gereğince, müteahhitle birlikte sayılmak, tartılmak, ölçülmek veya durumu saptamak koşulu ile bedelleri ödenecek imalat veya ameliyatın miktarları yapıldığı veya kullanılacak yerlerle, nicelik ve niteliğini açık bir şekilde belirtilerek kontrol mühendisi başkanlığında en az iki kişilik bir kurul ve müteahhit ile birlikte düzenlenir ve imzalanır…”

hükümleri yer almaktadır.

Şartname ve Yönetmelik hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, işin yürütülmesi sırasındaki bütün süreçler tutanaklar ve şantiye defterleri ile kayıt altına alınmaktadır. Böylelikle idare ve yüklenici arasındaki anlaşmazlıklarda söz konusu kayıtlar kanıt teşkil edecektir. Ayrıca hakedişlere girecek imalat miktarı ve cinslerinde de bu tutanaklar ve defterler esas alınacaktır. İdarelerin kontrol teşkilatı dışındaki paydaşları da (denetçiler vb.) yine bu sayede etkin bir inceleme yapabilecektir.

Belediyenin ihale kayıt numarası 2019/483418 (Hatay Büyükşehir Belediyesi Expo 2021 Antakya Etabı Yapım İşi), 2020/637269 (Hatay Büyükşehir Belediyesi Antakya İlçesi Expo Organizasyonu İkmal Yapım İşi), 2020/97380 (Hatay Büyükşehir Belediyesi Arsuz İlçesi Madenli Mahallesi HADO İdari Binası Yapım İş), 2020/252508 (Hatay Büyükşehir Belediyesi Samandağ İlçesi Katlı Otopark İkmal İnşaatı Yapım İşi) ve 2019/484478 (Hatay Büyükşehir Belediyesi Expo 2021 Arsuz Etabı Yapım İşi) olan ihalelerine ilişkin dosyaların incelenmesi neticesinde, işyerinde yapılan işlerle ilgili tutanakların tutulmadığı, yapılan işleri bütün ayrıntıları ile gösteren şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterlerinin günlük olarak tutulmadığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, kontrol teşkilatları kamu kaynaklarının denetim ve kontrolünü mevzuatın belirlediği usul ve esaslara göre yerine getirmelidir. Yönetmelik’te belirtilen defter ve

tutanakların tutulmaması sonucu oluşacak bir kamu kaybından, kontrol teşkilatları doğrudan ve birlikte sorumlu olacaklardır. Belediyenin kontrol teşkilatlarının bulgu konusu eksik uygulamalar ile ilgili düzeltmeleri sağlamaları gerekmektedir.