2021/821335 ihale kayıt numaralı yedi kısım halinde ihale edilen Bilgisayar ve Elektronik Malzeme Alımı işinde ihale ve uygulama aşamalarında aşağıdaki sorunlar tespit edilmiştir.

1. İşin teknik şartnamesinde teklif cetveline göre 3 adet alım yapılacağı öngörülen masaüstü bilgisayar ihtiyacı için birden fazla teknik özellik tanımlaması yapılarak teslim alınacak üründe belirsizliğe yol açıldığı görülmüştür.

   4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Şartnameler” başlıklı 12 nci maddesinde İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanmasının esas olduğu, ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verileceği, belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacağı, rekabeti engelleyici hususlar içermeyeceği ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacağı ifade edilmiştir.

   Yine aynı Kanunun “Temel İlkeler” başlıklı 5 inci maddesinde idarelerin bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu hükmü yer almaktadır.

   Söz konusu iş kapsamında teklif cetveline göre aynı üründen 3 adet alınan masaüstü bilgisayar için teknik şartnamede iki ayrı teknik özellik belirlendiği görülmüştür.

   
   

   Aynı ihtiyaç için ihale dokümanında iki farklı teknik özellik tanımlaması yapıldığından isteklilerin aslında hangi özellikteki malın idarece istendiğini anlayabilmelerinin ve buna göre sağlıklı ve gerçekçi teklif verebilmelerinin mümkün olmadığı değerlendirilmektedir.

   Bu itibarla ihale ve sözleşme uygulama süreçlerinin sağlıklı gerçekleştirilebilmesini teminen ihale dokümanlarının tereddüte yer vermeyecek şekilde net olarak belirlenmesi gerekmektedir.

2. İşin beşinci ve altıncı kısımları ile gerçekleştirilen videowall ve kiosk dokunmatik ekran alımlarının teslim süresi içinde yüklenici tarafından teslime hazır hale getirildiğine dair bir yazılı bildirim yapılmadığı ve işin teslim süresi bittikten sonra idareden kaynaklı nedenle süre uzatım kararı verildiği görülmüştür.

İşin sözleşmesinden sözleşmenin imzalanma tarihinin 17.02.2022 olduğu, işe sözleşme imzalanmasından itibaren bir takvim günü içinde başlanacağı, sözleşme kapsamındaki tüm alımların 30 takvim günü içinde teslim edileceği, anlaşılmaktadır. Buna göre söz konusu kısımlar kapsamındaki alımların tesliminin de 19.03.2022 tarihine kadar gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “Muayene İşlemleri” Başlıklı 11 inci maddesinde; bir malın veya yapılan işin komisyon tarafından muayenesine başlanabilmesi için tamamlanması gereken işlemler maddeler halinde sayılmıştır. Buna göre yüklenicinin malı ihale dokümanına uygun şekilde teslim etmesi veya dokümana uygun olarak teslime hazır hale getirildiğini idareye bildirmesinden itibaren en geç beş işgünü içinde idarece muayene ve kabul işlemlerine başlanacağı, idare tarafından öncelikle yükleniciye muayene ve kabul işlemlerinin yapılacağı tarih bildirilerek belirtilen yer, gün ve saatte kendisinin veya yetkili vekilinin hazır olması yazılı olarak bildirileceği, bildirimin postaya verilmesini takip eden yedinci gün yükleniciye tebliğ edilmiş sayılacağı, bildirim imza karşılığı elden tebliğ edilmek suretiyle de yapılabileceği ifade edilmiştir.

İşe ait ihale dokümanı ve hakediş ödemelerinin incelenmesinde, ihalenin söz konusu kısımlarına ait teslimlerin 18.05.2022 tarihinde gerçekleştirildiği, ancak işin sözleşmesine göre son teslim tarihi olan 19.03.2022 tarihinden bu tarihe kadar yüklenicinin teslim etmesi gereken malzemelerin teslime hazır hale getirildiğine veya hangi gerekçelerle teslim edilemediğine dair bir dilekçesi ya da yazılı bildirimine rastlanmamıştır.

Diğer taraftan İdare, işin son teslim tarihi olan 19.03.2022 tarihinden sonraki tarih olan

24.03.2022’de söz konusu malzemelerin kullanılacağı bina içerisinde tadilat çalışmalarının devam ettiği gerekçesiyle aldığı kararda söz konusu işle ilgili 40 işgünü süre uzatımı vermiştir.

Yüklenicinin işin süresi içerisinde teslime hazır hale getirdiğine dair bildirimin ispat edilebilmesi için Yönetmelik hükmünde yer alan “yüklenicinin malı ihale dokümanına uygun şekilde teslim etmesi veya dokümana uygun olarak teslime hazır hale getirildiğini idareye bildirmesi” ifadesindeki bildirimin yazılı olması gerektiği anlaşılmalıdır. Zira ileride doğabilecek sorunlarda ya da işin gecikmeye girmediğinin tespitinin de ancak bu şekilde yapılması mümkün olacaktır. Dolayısıyla bu yazılı bildirim olmadan yüklenicinin işi süresinde teslim etmek istediği ancak idareden kaynaklı nedenle edemediğinin ileri sürülmesi de ispata muhtaç hale gelecektir. Kaldı ki söz konusu işe ait ihale dokümanı içerisinde bu konunun tespitine ilişkin işin teslim süresi henüz bitmeden İdare tarafından düzenlenmiş herhangi bir yazıya, karara veya tutanağa da rastlanmamıştır. Bu nedenle de söz konusu malların teslim süresi içerisinde yüklenici tarafından teslim edilmek istendiğini gösteren kanıtlayıcı bir belge olmaksızın işin teslim süresinden sonra idareden kaynaklı nedenle verilen süre uzatım kararı da, gecikmenin yüklenicinin kusurundan kaynaklanmadığının ispatında yeterli olamayacaktır.

Bu itibarla mal alımlarında teslim, muayene ve kabul süreçleri ile süre uzatım kararlarının ilgili mevzuat hükümlerine uygun ve işlemlerin tereddüte yer vermeyecek netlikte gerçekleştirilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.