İdarenin performans bilgisini üreten ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik yeterli bir veri kayıt ve kontrol sisteminin olmadığı ve İdarede mevcut performans bilgi sisteminin ihtiyacı tam karşılayamadığı görülmüştür.

Veri kayıt sistemi, bir performans hedefi veya göstergesine yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Herhangi bir performans hedefi veya göstergesine ilişkin gerçekleşmenin ölçülmesi ve raporlanabilmesi için bu

ölçümün nasıl yapılacağının belirlenmiş olması gerekmektedir. İdarenin, faaliyet sonuçları hakkında raporlama yaparken stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesini ve belirli periyodlarla raporlanmasını sağlayan önceden tanımlanmış bir izleme ve değerlendirme sistemi kurmaları ve idare faaliyet raporunda gerçekleşmeye ilişkin sunulan sonuçların önceden belirlenmiş bir yöntem sonucu üretilmesi gerekmektedir. Ayrıca, sağlıklı bir performans ölçümü yapılabilmesi için idare tarafından ilgili birimlerden yapılan veri talebi sırasında hangi kriterlere göre ne tür bilgilerin istendiğinin net bir şekilde ortaya konulması ve idare faaliyet raporuna esas verilerin bilgi işlem sistemlerinden hangi usul ve esaslara göre talep edileceği ve bunların hangi yöntem, kriter vb. üzerinden sistemden çekilerek analiz edileceği konularında da yazılı usul ve esasların bulunması gerekmektedir.

Veri kayıt ve kontrol sistemine ilişkin olarak yapılan inceleme ve görüşmelerde; stratejik plan ve performans programı için bağımsız yazılım şeklinde bir bilişim programının olmadığı, İdare tarafından stratejik plan ve performans programında yer alan amaç, hedef ve göstergeler ile idare faaliyet raporunda yer alan faaliyet sonuçlarının ölçülmesine ilişkin olarak veri taleplerinin Mali Hizmetler Müdürlüğü ilgili mali yıl kapsamında stratejik planda amaç ve hedefi olan birimlerden yazışmalar yoluyla yapıldığı görülmüştür. Ayrıca verilerin hangi kriterler üzerinden alınıp analiz edileceği ile ilgili önceden belirlenmiş usul ve esasların da bulunmadığı tespit edilmiştir. Veriler resmi kayıtlardan elde edilmekle birlikte kalite kontrol sürecinden geçmeden birimlerin beyanları esas alınarak derlenmektedir.

Kısaca, ilgili hedef ve/veya göstergeye yönelik gerçekleşmeleri ölçecek şekilde önceden belirlenmiş bir yöntem üzerine kurulu bir sistem mevcut değildir. İdare Faaliyet Raporunda gerçekleşmeye ilişkin sunulan sonuçlar, önceden belirlenmiş bir yöntem sonucu üretilmemektedir.

Sonuç olarak, ilgili hedef ve/veya göstergeye yönelik gerçekleşmeleri ölçecek şekilde bir sistem belirlenmemesi yani İdare genelinde yeterli ve sağlıklı işleyen bir veri kayıt ve kontrol sisteminin mevcut olmaması, Veri kayıt sisteminin mevcut olmaması ve performans ve gerçekleşmelere ilişkin verilerin ilgili birimlerin, kalite-kontrol sürecinden geçmeden beyanlar doğrultusunda elde edilmesi, üretilen verilerin güvenilirliğine yönelik risklerin artmasına neden olmaktadır. Ayrıca, İdare genelinde sağlıklı işleyen yeterli ve sistematik bir veri kayıt sisteminin mevcut olmaması faaliyet raporunda yer alan performans bilgisinin veri kayıt sistemlerinden elde edilen son verilerle uyumunun sağlanmasını ifade eden

"doğrulanabilirlik" kriterine de aykırılık teşkil etmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Bulguda belirtilen öneriler dikkate alınarak gerekli hassasiyet gösterilecektir.” denmiştir.

Sonuç olarak kamu idaresi yapmış olduğu savunmasında; bulguda belirtilen öneriler dikkate alınarak gerekli hassasiyetin gösterileceğini belirttiğinden, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.