Kurumun ihale etmiş olduğu işlere ilişkin sözleşmeler ile teknik ve idari şartnamelerin incelenmesinde, idarenin ihale ettiği işler kapsamında çalışan personele yurtdışı teknik eğitim gezisi öngörüldüğü, bu gezilere iş kapsamında çalışan personel haricinde işle ilgisi olmayan belediye personelinin de görevlendirildiği ve şartnamede yer alan hükmün belirsiz ve öngörülemez olduğu görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun, 8’inci maddesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olduğu ve yetkili kılınmış mercilere hesap vermek zorunda olduğu, 32’inci maddesinde, harcama yetkililerinin, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumlu olduğu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu’nun 18’inci maddesinde de belediye bağlı ve kuruluşları ile işletmelerinin etkin ve verimli yönetilmesinin sağlanması ile Büyükşehir belediyesinin hak ve menfaatlerini izlemenin Büyükşehir Belediye Başkanının görev ve yetkisi olduğu belirtilmiştir.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “İlkeler” başlıklı 4’üncü maddesinde,

“Bu Kanuna göre düzenlenecek sözleşmelerde, ihale dokümanında yer alan Şartlara

aykırı hükümlere yer verilemez.

Bu Kanunda belirtilen haller dışında sözleşme hükümlerinde değişiklik yapılamaz ve ek sözleşme düzenlenemez.

Bu Kanun kapsamında yapılan kamu sözleşmelerinin tarafları, sözleşme hükümlerinin uygulanmasında eşit hak ve yükümlülüklere sahiptir. İhale dokümanı ve sözleşme hükümlerinde bu prensibe aykırı maddelere yer verilemez. Kanunun yorum ve uygulanmasında bu prensip göz önünde bulundurulur.” hükmü yer almıştır.

Yapım İşlerine Ait Tip Sözleşme’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 33’üncü maddesini açıklayıcı mahiyette olan dip not kısmında ise,

“İdarelerce, bu Tip Sözleşmede hüküm bulunmayan hallerde, ihale dokümanına, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu hükümlerine ve bunlara ilişkin Kamu İhale Kurumu tarafından yayınlanan Yapım İşleri Genel şartnamesi ile diğer düzenleyici mevzuata ve emredici hukuk kurallarına aykırı olmamak ve bu Tip Sözleşme hükümlerinde değişiklik yapmamak veya sonuçlarını ortadan kaldırmamak üzere, işin özelliğine göre sözleşmelerde bu başlık altında bir veya birden fazla maddeyi içerecek Şekilde madde numaraları teselsül ettirilerek başka düzenlemelere yer verilebilir” düzenlemesi yapılmıştır.

İdarenin iş ile ilgili olması şartıyla görevli personelin gerektiği durumda yurt dışına götürülmesi için teknik şartnameye hüküm koyması mümkündür. Böyle bir durumda gidilecek ülke/ülkelerin, kişi ve gün sayısının şartnamede açıkça yazılması verilecek tekliflerin öngörülebilir ve belirgin olmasını sağlayacaktır. İdareye ait işlerin ihale dokümanlarında işle ilgili olan personelin yapılan işlerde bilgilerinin artırılması amacıyla yurtdışı teknik gezilere götürülmesi öngörülmesine rağmen yapılması planlanan bu gezilere ait kesin bilgiler bu dokümanlarda yer almamaktadır. İhale dokümanlarında hangi ülkeye, kaç kişinin, kaç günlüğüne gideceği ve bu geziler kapsamında detaylı olarak hangi faaliyetlerin gerçekleştirileceği belirtilmemiştir.

Toplu Taşıma Modellemesi ve Planlaması İle Toplu Taşıma Hatlarının Optimizasyonu İçin Yazılım Paketi Alımı İşine ait şartnamenin “Personel Eğitimi” başlıklı 8’inci maddesinde, “Makro ölçekli toplu taşıma modellemesi için İDARE personellerine eğitimler verilecektir. Eğitimler YÜKLENİCİ tarafından, İDARE’nin onayladığı bir tarihte, yurtdışında, en fazla beş

(5) personele beş (5) gün olacak şekilde yapılacaktır. Eğitim süresince modelleme yazılım

paketi kullanılarak, yapılan projeler ve hat optimizasyon çalışmalarına ait uygulamalı örnekler incelenecek ve sonuçları karşılaştırılacaktır. Konaklamalar ve eğitim giderleri YÜKLENİCİ tarafından karşılanacaktır. Eğitim dokümanları, yazılım kullanım dokümanları eğitim paketine dâhildir.” denilmiştir. Şartname de kaç kişinin gideceği açık bir şekilde belirtilmemiştir. Bu durum kaç kişinin gideceği konusunda bir belirsizlik meydana getirmekte ve idarenin dolaylı olarak fazladan bir gidere katlanmasına neden olmaktadır. 2018/7064 ihale kayıt numaralı Gebze Darıca Metrosu İnşaat ve Elektromekanik Sistemler Temini Montaj ve İşletmeye Alma İşleri İşinin Sözleşmesinde yer alan “İdare Personeline sağlanacak Teknik Tanıtım ve Bilgilendirme” başlıklı 33.23’üncü maddesinde, “Yüklenici, işin yapımında çalışan İdare elemanlarının yapım sırasında, en son teknolojik uygulamaları yerinde görmesi ve bilgilenmesi amacıyla 250 adam-gün yurt dışında olmak üzere teknik inceleme gezileri düzenleyecektir. Bu gezilere katılacak idare elemanlarının her türlü iaşe, ibate, ulaşım vb. giderleri (harcırah hariç) Yüklenici’nin sorumluluğundadır. Bu geziler projelerin ilerlemelerine paralel olarak İdare’nin uygun gördüğü tarihlerde gerçekleştirilecektir. Yurtiçi/yurtdışı fabrika kabulleri, testler vb. ihtiyaçlar nedeniyle yapılacak teknik geziler 250 adam-günlük yurtdışı teknik inceleme gezileri kapsamı dışında her türlü iaşe, ibate, ulaşım vb. giderleri (harcırah hariç) Yüklenici’nin sorumluluğundadır.” ifadesi yer almaktadır. Görüleceği üzere idare iş kapsamında çalışan elemanlarının yaptıkları veya yapacakları iş kapsamında bilgilerinin artırılması amacıyla bu hükmü koymuştur. Ancak uygulamada bu hükme uyulmamış ve yapılan yurtdışı gezisine iş kapsamında çalışan personellerin yanı sıra başka birimlerde çalışan, hatta teknik eleman olmayan kişiler de katılmıştır. 2017/082967 ihale kayıt numaralı işin şartnamesinde, “Yüklenici İdarenin belirlediği 20 (yirmi) personeli yurtdışına teknik eğitim gezisine gönderecektir. Gezi ile ilgili her türlü harçlar, vizeler, harcırahlar, yol, gezi, otel, eğitim ücretleri yüklenici tarafından karşılanacaktır.” ve Diğer yapım ihalelerinin şartnamelerinde de, “Yüklenici İdarenin belirlediği… personeli yurtdışına teknik eğitim gezisine gönderecektir. Gezi ile ilgili her türlü harçlar, vizeler, harcırahlar, yol, gezi, otel, eğitim ücretleri yüklenici tarafından karşılanacaktır.” denilmektedir.

Görüleceği üzere sadece gönderilecek personel sayısı belirtilmekte gidilecek ülke ve gün sayısı belirtilmemektedir. Gönderilecek kişi sayısının da ihale edilen işin parasal boyutuna göre belirlendiği anlaşılmıştır. Gidilecek ülke, kişi ve gün sayısı şartnamelerde açık bir şekilde belirtilmelidir. Bu durumun şartnamelerde açık bir şekilde yer almaması bir belirsizlik meydana getirmektedir.

Yukarıda yer alan işlerde yurtdışı teknik gezisi adı altında yapılacak gezilerin nereye

yapılacağının, içeriğinin ne olacağının ve bazı işlerde de yurtdışı eğitimine gönderilecek personelin sayısının da belirtilmediği görülmektedir. Örnek olarak verilen bu işlere ilişkin tespitler genel olarak diğer işlerde de görülmektedir. Dolayısıyla yüklenicinin katlanacağı maliyetlerde bir belirsizlik yer almakta ve gidilen ülkeye, gidecek kişi ve konaklanacak gün sayısına göre yüklenicinin katlandığı maliyet değişmektedir. Bu durumda basiretli bir iş adamı gibi davranacak olan yüklenici firma teklif aşamasında bu maddedeki belirsizlikten dolayı teklif verirken yüksek bir maliyete katlanacağını düşünerek yüksek teklif verecektir. Bunun sonucu olarak da idare işe ilişkin yaptığı ödemeler ile daha fazla maliyete katlanmış olacaktır. Ayrıca idarede işle ilgisi olmayan personellerin yurtdışı gezisine götürülmesi, işlere ilişkin hazırlanan dokümanlara aykırı olacağı gibi kaynak israfına da neden olacaktır.

Bu durum aslında idarenin istediği personelleri yurtdışına gezi amaçlı götürmesine ilişkin bir yöntem olarak tercih edilmektedir. İdare görevlendirme ile personelleri uzmanlık alanlarına giren konularda yurtdışına gönderebilecekken, iş/işlerle ilgisi olmayan kişilerin ve kurum çalışanı olmayan kişilerin yurtdışı giderlerinin idare bütçesinden doğrudan ödenememesinden dolayı tercih edilmektedir. Bu durumda kurum dışından olan kişilerin yurtdışı gezi giderlerine dolaylı olarak idare katlanmaktadır. Bu kapsamda kimlerin yurtdışına görevlendirildiği hususu da şeffaf olmamaktadır. Şartnamelerde yer alan hükme istinaden yurt dışına iş kapsamında gönderilen ancak ihale edilen işle ilgisi olmayan personelin gönderilmesinin kaynakların etkili ve verimli kullanılmasına aykırılık teşkil ettiği açıktır.

Yapım işlerine ilişkin ihale dokümanı belgelerinden olan sözleşme tasarıları ve imzalanan sözleşmelere işin esasının ilgilendirmeyen yurtdışı teknik gezisi adı altında hüküm konulması idareye ilave maliyet getirdiğinden dolayı kabul edilmesi mümkün değildir. Kurumların görev alanlarıyla ilgili olması şartıyla çeşitli ülkelere görevlendirme yapmasında herhangi bir engel bulunmamaktadır. Şartnamelerde yer alan hükümlere istinaden yurt dışına gönderilen personelden bir kısmının görev alanları ve tanımları ile ihale edilen iş arasında illiyet bağı olmadığı görülmüştür. Görev ve yetki alanlarına girmeyen kişilerin tamamen teknik olan bir konu ile eğitime gönderilmesinin idareye nasıl bir fayda sağlayacağı ve yurtdışı gezilerine götürülen personellerin hangi ölçütlere göre seçildiği konusunda belirsizlik bulunmaktadır.

İhale edilen işlerde şartnameye konacak hükümlerin yüklenicilerin tekliflerini hazırlayabilmelerine imkân verecek şekilde açık ve net olması ve yurt dışına gönderilen personellerin görev tanımıyla ilgisinin bulunması gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; "Bulgu da belirtilen konu ile ilgili olarak personel

belirlenmesinde gerekli hassasiyet gösterilecektir. Süreyle ilgili mümkün olduğunca hangi ülkelere, programlara, eğitimlere, fuarlara gidileceği ile ilgili gerekli hassasiyet mümkün oldukça gösterilecektir." denilmiştir.

Sonuç olarak İhale edilen işlerde şartname de yer alacak hükümlerin yüklenicilerin tekliflerini hazırlayabilmelerine imkân verecek şekilde açık ve net olması ile yurt dışına gönderilen personellerin görev tanımlarının işle ilgili olması gerekmektedir.