Yapılan incelemede, Belediyenin akaryakıt deposunun olmaması nedeniyle taşıt araçlarının yakıt aldıkça ilgili akaryakıt istasyonundan makbuz aldıkları, bilahare doğrudan temin usulüyle 4734 sayılı Kanun’un 22/d maddesi kapsamında mal alımının sonuçlandırılarak muhasebe kayıtlarının yapıldığı tespit edilmiştir.

Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Giderin gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde, “Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. (Değişik son cümle: 22/12/2005-5436/10 md.) Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.

Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler… Gerçekleştirme görevlileri, bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.” hükmü bulunmaktadır.

Mahalli İdareler Harcama Yönetmeliği’nin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu Yönetmeliğin amacı, mahalli idarelerde malî işlemlerin gerçekleştirilmesi ve muhasebeleştirilmesi kapsamında, harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeleri ve bunlardan bu Yönetmelikte düzenlenmesi gerekenlerin şekil ve türlerini belirlemektir” hükmü yer almıştır.

Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde , “…ğ) Onay Belgesi:…doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi,

…

ı) Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı: Doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda; alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri, uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren ve söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanağı (Örnek: 3)

ifade eder.”

Denilmiştir.

Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’ne göre doğrudan temin işlem süreci, ihtiyacın tespiti, onay belgesi düzenlenmesi, görevlendirme yapılması, piyasa fiyat araştırması yapılması, fiyatın harcama yetkilisi tarafından onaylanması, 4734 sayılı Kanun'un 62/ı maddesine göre %10 kontrolünün yapılması, alımın yapılması, muayene kabul tutanağı düzenlenmesi, “Vergi borcu yoktur” yazısının alınması ve ödeme yapılması şeklinde olmalıdır.

Örnekleme incelemede;

1. 30.05.2023 tarih, 832 sayılı ödeme emri belgesinin ekinde;

   04.03.2023- 28.03.2023 tarih aralığında muhtelif araçlar için Belediye akaryakıt fişi ile akaryakıt alındığına ilişkin ilgili akaryakıt firmasının (X firmasının) kaşesi ile hazırlanmış makbuzların olduğu, 07.04.2023 tarihli yazı ile Belediyeye ait araçlarda kullanılmak üzere 653 LT kurşunsuz benzin, 5.114,02 LT motorin, 1.171,13 Lt motorin, 6 adet 18 LT ADD Blue, satın alınması için Belediye Başkanına yazı sunulduğu, ihtiyaç duyulan akaryakıt ürünlerinin 07.04.2023 tarihinde aynı miktarlarda malın alımı için “İhale Onay Belgesi” hazırlandığı, aynı tarihte Mali Hizmetler Müdürlüğüne yazı yazıldığı, 07.04.2023 tarihli “Doğrudan Temin Fiyat Araştırma Tutanağı”nda sadece X firmasının teklif verdiği ve ürün bedeli için 130.906,81 TL fiyat teklifi alındığı, X firmasının 130.906,81 TL + %18 KDV oranı ile birlikte toplam 154.470,04 TL tutarında 07.04.2023 tarihli fatura verdiği, Belediyenin 30.05.2023 tarihinde banka aracılığıyla ödeme yaptığı,

2. 30.05.2023 tarih, 843 sayılı ödeme emri belgesinin ekinde;

   6.12.2022-08.12.2022 tarihli toplam 5 adet, 24.02.2023 tarihli 1 adet muhtelif araçlar için Belediye akaryakıt fişi ile akaryakıt alındığı, firma kaşesiz hazırlanmış makbuzların olduğu, 23.02.2023 tarihli yazı ile Belediyeye ait araçlarda kullanılmak üzere 696 LT motorin, 30 Lt kurşunsuz benzin, satın alınması için Belediye Başkanına yazı sunulduğu, ihtiyaç duyulan akaryakıt ürünlerinin 23.02.2023 tarihinde aynı miktarlarda malın alımı için “İhale Onay Belgesi” hazırlandığı, aynı tarihli Mali hizmetler Müdürlüğüne yazı yazıldığı, 23.02.2023 tarihli “Doğrudan Temin Fiyat Araştırma Tutanağı”nda sadece Y firmasının teklif verdiği ve ürün bedeli için 13.456,83 TL fiyat teklifi alındığı, Y firmasının 13.456,83 TL + %18 KDV oranı ile birlikte toplam 15.879,06 TL tutarında 23.02.2023 tarihli fatura verdiği, Belediyenin 30.05.2023 tarihinde banka aracılığıyla ödeme yaptığı,

3. 25.07.2023 tarih, 1182 sayılı ödeme emri belgesi ekinde;

   05.06.2023-07.07.2023 tarih aralığında muhtelif araçlar için akaryakıt alındığına ilişkin Belediye akaryakıt fişi ile firma kaşesiz makbuzların olduğu, 08.07.2023 tarihli yazı ile Belediyeye ait araçlarda kullanılmak üzere 525,87 LT kurşunsuz benzin, 1.215,57 LT motorin, 3.595,24 Lt motorin, 3 adet 18 lt ADD Blue, 2 adet 10 LT ADD Blue, satın alınması için Belediye Başkanına yazı sunulduğu, aynı tarihte Mali Hizmetler Müdürlüğüne yazı yazıldığı, ihtiyaç duyulan akaryakıt ürünlerinin 08.07.2023 tarihinde aynı miktarlarda malın alımı için “İhale Onay Belgesi” hazırlandığı, 08.07.2023 tarihli “Doğrudan Temin Fiyat Araştırma Tutanağı”nda sadece X firmasının teklif verdiği ve ürün bedeli için 107.804,73 TL fiyat teklifi alındığı, X firmasının 107.804,73 TL + %18 KDV oranı ile birlikte toplam 127.209,58 TL tutarında 08.07.2023 tarihli fatura verdiği, Belediyenin 25.07.2023 tarihinde banka aracılığıyla ödeme yaptığı,

4. 19.10.2023 tarih, 1614 sayılı ödeme emri belgesi ekinde;

08.07.2023- 31.07.2023 tarih aralığında muhtelif araçlar için akaryakıt alındığına ilişkin ilgili akaryakıt firmasının (X firmasının) kaşeşi ile hazırlanmış makbuzların olduğu, 21.08.2023 tarihli yazı ile Belediyeye ait araçlarda kullanılmak üzere 329,78 LT kurşunsuz benzin, 3.535,9 LT motorin, 586,09 Lt motorin, 1 adet 10 LT ADD Blue, satın alınması için Belediye Başkanına yazı sunulduğu, aynı tarihte Mali Hizmetler Müdürlüğüne yazı yazıldığı, ihtiyaç duyulan akaryakıt ürünlerinin firma belirtilmeden 21.08.2023 tarihinde aynı miktarlarda malın alımı için “İhale Onay Belgesi” hazırlandığı, 21.08.2023 tarihli “Doğrudan Temin Fiyat Araştırma Tutanağı”nda sadece X firmasının teklif verdiği ve ürün bedeli için 133.333,33 TL fiyat teklifi alındığı, X firmasının 133.333,33 TL + %20 KDV oranı ile birlikte toplam 160.000,00 TL tutarında 21.08.2023 tarihli fatura verdiği, Belediyenin 19.10.2023 tarihinde banka aracılığıyla ödeme yaptığı, tespit edilmiştir.

Yani, akaryakıt alımında doğrudan temin için gerekli olan belgelerin düzenlenmesi, akaryakıt alımından sonra gerçekleştirilmiştir.

5393 sayılı Belediye Kanunu’nun "Belediye başkanının görev ve yetkileri" başlıklı 38'inci maddesine göre, Belediye teşkilâtının en üst amiri olarak belediye teşkilâtını sevk ve idare etmek, belediyenin hak ve menfaatlerini korumak görevi belediye başkanına verilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kamu maliyesinin temel ilkeleri” başlıklı 5’inci maddesinin 1’inci fıkrası (g) bendi, “Hesap verme sorumluluğu” başlıklı

8’inci maddesi, “Üst yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesi ve “Harcama talimatı ve sorumluluk” başlıklı 32’nci maddesi 2’inci fıkrasına göre kamu idarelerince, ihtiyaçların karşılanmasında ekonomik veya sosyal verimlilik ilkelerine uygun olarak maliyet-fayda veya maliyet-etkinlik ile gerekli görülen diğer ekonomik ve sosyal analizlerin yapılması esastır. Üst yöneticiler, harcama yetkilileri ve her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar; kaynakların etkili, ekonomik, verimli kullanılmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludurlar.

Belediyenin yapmış olduğu akaryakıt alımlarından daha sonra doğrudan temin belgelerinin oluşturulması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir. Yapılan işlemlerden Belediye Başkanı, Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi ve Muhasebe Yetkilisi sorumludur.

Belediye tarafından verilen cevapta; Belediyede akaryakıt deposu bulunmadığından doğrudan temin usulüyle akaryakıt istasyonundan akaryakıta gerek duyuldukça fiş karşılığı akaryakıtlar alındığı, söz konusu alım işlerinde bundan sonra mevzuata uyulup gereği yapılacağı belirtilmiştir.

Belediye tarafından verilen cevap değerlendirildiğinde; fiyat teklifi alınmadan önce akaryakıta gerek duyuldukça fiş karşılığı akaryakıtlar alındığı, doğrudan temin belgelerinin alım sonrasında düzenlendiği kabul edilmiş olup bundan böyle mevzuata uyulup gereğinin yapılacağı, anlaşılmaktadır.

Sonuç olarak, Belediyenin yapmış olduğu akaryakıt alımlarından sonra doğrudan temin belgelerinin oluşturulması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.