Kayda alınan bazı taşınırlarda maliyet bedeli esasına uyulmaması

Gençlik Merkezinde kullanılmak üzere alınan taşınırların, detay kod ayrıştırılması yapılmadan topluca kaydedilmesi sonucu yapılan düzeltme işleminin maliyet bedeli üzerinden değil, Katma Değer Vergisi (KDV) hariç bedel üzerinden kayıtlara alındığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Kayıt zamanı, kayıt değeri ve değer tespit komisyonu” başlıklı 13’üncü maddesinde; taşınırların satın alma suretiyle edinme ve değer artırıcı değişiklik hallerinde maliyet bedeli üzerinden kayıtlara alınacağı belirtilmiştir. Buna ek olarak, aynı maddenin dördüncü fıkrasında;

“Satın alma suretiyle edinilen taşınırların maliyet bedelinin tespitinde, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin ilgili hükümleri uygulanır. Faturada çeşitli taşınırlar için topluca gösterilmiş giderler olması durumunda, giderler taşınırların alış bedelleri ile orantılı olarak paylaştırılır. Taşınırlar faturada kayıtlara esas olacak şekilde çeşitleri itibarıyla ayrı ayrı gösterilir.”

ifadesine yer verilmiştir.

Maliyet bedelinin ise, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin birinci fıkrasının (u) bendinde; “Bir varlığın satın alınması, üretilmesi veya değerinin arttırılması için yapılan harcamalar veya verilen kıymetlerin toplamını,” ifade edeceği belirtilmiştir.

Yer verilen mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, edinilen taşınırların maliyet bedeli ile kaydedilebilmesi için katma değer vergisi dahil tutardan kayıtlara alınması gerekmektedir.

Gençlik Merkezinde kullanılmak üzere satın alınan ve KDV dahil toplam tutarı 1.305.493,00 TL olan çeşitli taşınırlar, önce detay kod bazında ayrıştırılmadan toplu bir şekilde kayda alınmış, daha sonra yapılan hata fark edilerek ayrıştırılmak üzere kayıttan düşülmüştür.

Ancak; yapılan düzeltme kayıtlarında taşınırlar kayıtlara 1.106.350,00 TL olarak KDV hariç tutar üzerinden kayda geçirilmiş, taşınırların maliyet bedelinde 199.143,00 TL eksiklik meydana getirilmiştir.

Söz konusu işlemler neticesinde; taşınırların ilgisine göre kaydedilmesi gereken 253 Tesis Makine ve Cihazlar ya da 255 Demirbaşlar Hesabı, 199.143,00 TL tutarı kadar olması gerektiğinden düşük görünmektedir. Yapılan hatalı uygulamanın 2022 yılında düzeltilmiş olduğu tarafımıza bildirilmiş olsa da, 2021 Bilanço tablosunun hatalı sonuç ürettiği hususu değişmemektedir.

İç imkanlarla üretilen varlıklarla ilgili muhasebe birimiyle etkin iletişim kurulmaması

Taşınır Mal Yönetmeliği'nin “İç imkânlarla üretilen taşınırlar ile kazı veya müsadere yoluyla edinilen taşınırların giriş işlemleri” başlıkllı 21’inci maddesinde, “Kamu idarelerinin kendi kullanımları için iç imkânlarıyla üretilen taşınırlar” değer tespit komisyonu tarafından gerçeğe uygun değer üzerinden Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek giriş kaydedilmesi gereken taşınırlar olarak ifade edilmiştir.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 500 Net Değer Hesabının düzenlendiği 358’inci maddesinde ise, “hesaplarda kayıtlı olmayan varlık ve yabancı kaynaklardan kaydi envanteri yapılarak hesaplara alınanlar” ifadesiyle, daha önceden kayıtlarda yer almayıp, varlık hesaplarına kaydedilecek unsurların ilgili varlık hesabı karşılığında 500 Net Değer Hesabının kullanılacağı düzenlenmiştir.

Üniversite bünyesinde kullanılamayacak duruma gelmiş elektronik cihazlar, hurdaya ayrılmadan önce bilgi işlem daire başkanlığına gönderilmekte, bu cihazlar içinden işe yarayacak donanım parçaları alınmakta ve kullanıma uygun hale getirilen yeni cihazlar oluşturulmaktadır.

Bilgi İşlem Birimi tarafından 2021 yılında 5’i bilgisayar, 1’i LCD monitör olmak üzere toplam değeri, oluşturulan komisyonca 19.800,00 TL olarak belirlenen 6 adet taşınır iç imkanlarla üretilmiştir. Bu taşınırlarla ilgili taşınır işlem fişleri düzenlenmiş ve değer tespiti yapılmış olmasına rağmen 500 Net Değer Hesabı kullanılarak kayıtlara intikal ettirilmediği görülmüştür.

Yukarıda yer verilen Taşınır Mal Yönetmeliği ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'nde yer alan düzenlemeler gereğince, iç imkanlarla üretilen taşınırların kaydına ilişkin farkındalığın oluşturulması gerekmektedir.

Sanat eserlerinin kayıtlarda yer almaması