Bütçedeki ödeneğine dayanılarak verilen iş avansları ile personel avanslarından mali yıl sonuna kadar mahsubu yapılamayan ve mahsup dönemine aktarılan tutarların izlenmesi için kullanılması gereken 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı’nın kullanılmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Hesaba İlişkin İşlemler” başlıklı 137’inci maddesinde;

“(1) Mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına ilişkin işlemler aşağıda gösterilmiştir.

1. Mahsup dönemine aktarılan iş avans ve kredileri

   1. Mali yıl içerisinde iş avans ve kredileri hesabına borç kaydedilerek verilen avans veya açılan kredilerden, harcandığı halde belgeleri muhasebe birimine verilemeyenlerin dairesinin bildirmesi üzerine veya belgeleri verildiği halde mali yılsonuna kadar incelenememesi nedeniyle mahsubu yapılamayan avans ve kredi tutarları saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte mahsup dönemine aktarılır. Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilere ilişkin harcama belgeleri, mahsup dönemi içinde verildiğinde geçen yıl bütçe mahsupları hesabına borç kaydı yapılarak mahsup işlemi yapılır ve saklı tutulan ödenekler kapatılır. Mahsuba ilişkin harcama belgelerinin, avans veya kredinin verildiği veya açıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki bir tarihi taşıması gerekir. Mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarları ilgili mutemet adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabı kapatılır ve buna ait ödenek tenkis edilir.

2. Mahsup dönemine aktarılan personel avansları

   1. Personel avansları hesabına borç kaydedilerek ödenen tutarlar; mahsup belgeleri mali yılsonuna kadar muhasebe birimine verilemediği veya belgeleri verildiği halde mali yılsonuna kadar incelenemediği takdirde, saklı tutulan aynı miktardaki ödenekleri ile birlikte ertesi yıl içerisinde kapatılmak üzere mahsup dönemine aktarılır. Devredilen tutarlara ait mahsup belgeleri, mahsup dönemi içerisinde muhasebe birimine verildiğinde geçen yıl bütçe mahsupları hesabına kaydedilerek mahsup işlemi yapılır ve saklı tutulan ödenekler kapatılır. Mahsup dönemi sonuna kadar nakden veya mahsuben kapatılmayan avans tutarları ilgilileri adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabı kapatılır ve buna ait ödenek tenkis edilir.”

      Aynı Yönetmeliğin “Hesabın İşleyişi” başlıklı 138’inci maddesinde ise;

      “Mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtları aşağıda gösterilmiştir.

      1. Borç

         1. Yılı bütçesinden karşılanmak üzere verilen iş avans ve kredileri ile personel avanslarından, mahsup dönemine aktarılanlar bu hesaba borç, ilgisine göre 160-İş Avans ve Kredileri Hesabı veya 161-Personel Avansları Hesabına alacak kaydedilir.

      2. Alacak

         1. Mahsup dönemine aktarılan avans ve kredilerle ilgili harcama belgeleri muhasebe birimine geldiğinde, tutarı bir taraftan bu hesaba alacak, 630-Giderler Hesabına ya da varlığa dönüştürülecek bir harcama unsuru ise ilgili varlık hesabına borç; diğer taraftan 835-Gider Yansıtma Hesabına alacak, 834-Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabına borç kaydedilir.

         2. Bu hesapta kayıtlı tutarlardan nakden yapılan tahsilat bu hesaba alacak, 100-Kasa Hesabı veya 102-Banka Hesabına borç kaydedilir.

         3. Bu hesapta kayıtlı tutarlardan süresi içerisinde kapatılmayanlar bu hesaba alacak, 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilir.”Denilmiştir.

            Yapılan incelemede yılı bütçesinden karşılanmak üzere verilen iş avansları ile personel avanslarından, mahsup dönemine aktarılan tutarların 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Krediler Hesabı yerine 140-Kişi Borçları Hesabı’na kaydedildiği anlaşılmıştır. Oysaki mahsup dönemi sonuna kadar kapatılmayan avans tutarlarının ilgili mutemet adına kişilerden alacaklar hesabına alınarak avans hesabının kapatılması gerekmektedir.

            165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avanslar Hesabı yerine 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı’na kayıt yapılması kurum bilançosunun doğru bilgi üretmesine engel olabilmektedir.

            Kamu idaresi cevabında bulguda yer alan tenkit ve tavsiyeler doğrultusunda işlem tesis edileceği bildirilmiştir.

            Sonuç olarak iş avansları ile personel avanslarından yıl sonunda kapatılamayan tutarların mevzuat hükümleri doğrultusunda 165-Mahsup Dönemine Aktarılan Avanslar Hesabı’nda takibinin yapılması gerekmektedir.