Kurumun yevmiye defteri ile mali tabloları arasında bazı uymsuzluklar bulunduğu ve kesin mizan rakamları ile tahakkuk servisi kayıtları arasında da farklılıklar olduğu görülmüştür.

A-) Yevmiye Defteri ile Mali Tablolar Arasında Uyumsuzluk Bulunması

Kurumun 2022 yılına ilişkin yevmiye defteri, faaliyet sonuçları tablosu, kesin mizanı ve

bilançosu incelendiğinde dönem faaliyet sonucu tutarının mali tablolarda farklı değerler aldığı görülmüştür.

Mahlli idareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 43 ve 44’üncü maddelerindeki düzenlemelere göre yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. İşlemler yevmiye defterine, muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde günlük olarak kaydedilmektedir. Bir hesabın borcuna kaydedilen tutar mutlaka başka bir hesap ya da hesapların alacağına da kaydedilmesi gerekmekte olup yevmiye defterinde her zaman borç alacak eşitliği bulunmalıdır.

Kurumların dönem sonu varlık ve yükümlülükleri kesin mizadan elde edilen bilançolarında, bir yıllık faaliyetlerinin sonucu ise faaliyet sonuçları tablolarında gösterilmektedir. Mizan, bilanço ve ve faaliyet sonuçları tablosunun tanımlarına ise Genel Yönetim muhasebe Yönetmeliği’nde yer verilmiştir.

Yönetmelik’in 312’nci maddesine göre; mizan cetveli, her ayın sonunda yevmiye defteri ile yardımcı defterlerden yararlanılarak çıkarılmaktadır. Dönem sonu işlemleri yapılmadan önce geçici mizan, dönem sonu işlemleri tamamlandıktan sonra ise kesin mizan düzenlenmektedir.

314’üncü maddesine göre; bilanço, kamu idaresinin belli bir tarihteki varlıklarını, yabancı kaynaklarını ve öz kaynaklarını gösteren tablodur. Kesin mizanda yer alan hesapların borç kalanları bilançonun aktif hesaplarını, alacak kalanları da bilançonun pasif hesaplarını oluşturmaktadır.

315’inci maddesine göre ise; faaliyet sonuçları tablosu, kamu idaresinin bir faaliyet döneminde elde ettiği gelirleri, yaptığı giderleri, mali ve mali olmayan varlıkların yönetimi ile yükümlülüklerine ilişkin işlemlerinden kaynaklanan gelir ve giderleri gösteren ve bunlar hakkında detaylı bilgi sağlayan mali tablodur. Bu tablo, faaliyet dönemine ait gelir ve gider hesapları hesap grupları ile indirim, iade ve iskonto hesapları hesap grubundaki hesaplardan üretilmektedir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve tanımlara bakıldığında bilançolar mizan cetvellerinden, mizan cetvelleri ile faaliyet sonuçları tablosu ise yevmiye defterine yapılan kayıtlardan üretilmektedir. Buna göre yevmiye kayıtları ile mali tablolar arasında doğrudan bir

ilişki bulunmakta olup mali tablolardaki veriler ile yevmiye defteri kayıtlarının birbiriyle tam olarak uymlu olması gerekmektedir.

Ancak Kurumun 2022 yılı yevmiye defteri ile kesin mizanı, bilançosu ve faaliyet sonuçları tablosu incelendiğinde aralarında bazı uyumsuzlukaların bulunduğu görülmüştür. Kurumun 2022 yılına ilişkin dönem sonu gelir, gider ve faaliyet sonucu tutarları ilgili oldukları tablolar itibariyle aşağıda gösterilmiştir.

Tablo 8: Yevmiye Defteri ile Mali Tablolardaki Gelir, Gider ve Sonuç Hesaplarına İlişkin Tutarların Karşılaştırılması

Tabloya bakıldığında 630 Giderler Hesabındaki tutarın yevmiye defteri ile faaliyet sonuçları tablosunda aynı olduğu ancak 600 Gelirler Hesabındaki tutarın ise faaliyet sonuçları tablosunda farklı bir değer aldığı ve aralarında 89.503,58 TL tutarında bir uyumsuzluk bulunduğu görülmektedir. Bu uyumsuzluk ise doğal olarak dönem faaliyet sonucuna yansımakta ve faaliyet sonucu tutarında da aynı miktarda uyumsuzluğun ortaya çıkmasına neden olmaktadır.

Yukarıda da ifade edildiği gibi, kesin mizan ve dönem sonu mali tablolar temel olarak yevmiye defteri kayıtları kullanılarak üretilmekte olup bunlar arasında kesin bir uyum olması gerekmektedir. Aksi takdirde yevmiye defteri ve mali tablolardaki verilerden hangilerinin doğru olduğu, ya da bu verilerden her hangi birinin doğru olup olmadığ anlaşılamayacak ve bu durum Kurmun mali tablolarının güvenilir olup olmadığına yönelik tereddütlerin oluşmasına neden olabilecektir. Dolayısıyla mali tablolar üzerinde herhangi bir şüpheye yer bırakmamak adına uyumsuzlukların kaynağının tespit edilerek bu durumun düzeltilmesi gerekmektedir.

B-) Kesin mizan ile tahakkuk servisi kayıtları arasında uyumsuzluk bulunması

Kurumun kesin mizanında yer alan alacak hesapları ile kurumun vadesi geçmiş alacaklarına ilişkin tahakkuk servisi kayıtlarının tutarları arasında uyumsuzluk bulunduğu görülmüştür.

Mahalli İdareler ile bunların bağlı idareleri ve birliklerinin gelir getirici faaliyetleri ile

diğer tüm gelir kaynaklarından elde etikleri gelirlerinin muhasebe sistemi içinde hangi hesap kodları altında takip edeceklerine ilişkin düzenleme Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile getirilmiştir.

Yönetmelik'e göre, bu kurumların tahakkuk ettirdikleri gelirleri vadelerine ve vadelerinde ödenip ödenmeme durumlarına göre 12 ve 22 Faaliyet Alacakları hesap grupları içinde yer alan hesap kodlarına kaydedilmektedir. Buna göre ait olduğu takvim yılı içinde vadesi dolan ya da dolacak olanlar ile vadesi önceki yıllarda dolmuş olan alacaklar 120 Gelirlerden Alacaklar, 121 Gelirlerden Takipli Alacaklar ve 122 Gelirlerden Tehirli ve Tecilli Alacaklar hesaplarında, vadesi sonraki dönemde dolacak olan alacaklar ise 220 Gelirlerden Alacaklar ve 222 Gelirlerden Tehirli ve Tecilli Alacaklar hesaplarında izlenmektedir.

Faaliyet alacaklarına ilişkin hesap kodlarında görünen tahakkuk tutarları, tahakkuk servisince gerçekleştirilen işlemleri yansıtmakta olup tahakkuk servisi kayıtlarıyla uyumlu olmaları gerekmektedir. Buna göre gelir tahakkuku yapıldığında ilgili hesaplara borç kaydı, tahakkuk eden gelirler tahsil edildiğinde ise ilgili hesaba alacak kaydı yapılmaktadır. Tahakkuk etmiş ve vadesi ne olursa olsun henüz ödenmemiş olan alacaklar ise ilgili oldukları hesap kodunda, tahsili sağlanıncaya kadar sürekli olarak takip edilmektedir.

Dönem sonunda, hesap kodlarında görünmesine karşılık tahsili gerçekleşmeyen alacaklar, ilgili hesabın bakiyesini oluşturmakta ve bu bakiyeler ise kesin mizan ve bilançonun üretilmesinde kullanılmaktadır.

Kurumun 2022 yılına ilişkin mali tabloları ve tahakkuk kayıtlarının incelenmesi neticesinde mali tablolar ile tahakkuk kayıtları arasında uyumsuzluk olduğu anlaşılmıştır. Kurumun gelir servisinden alınan ve 31.12.2022 tarihine ilişkin tahakkuk etmiş ve vadesi geçmiş alacaklarına ilişkin kayıtlara göre, tahakkuk tarihi 2022 ve önceki yıllar olan tahsil edilmemiş alacak tutarı gecikme zamları hariç 70.075.326,88 TL olarak görünmektedir. 2022 yılı kesin mizanında ise 120, 121, 122, 220 ve 222 hesap kodlarının tamamının borç bakiyeleri toplamı 73.815.295,15 TL olarak yer almaktadır.

Buna göre kurumun tahakkuk servisi tarafından üretilen veriler ile bu veriler esas alınarak üretilen mali tablo kayıtları arasında 3.739.968,27 TL tutarında bir fark bulunmakta olup mali tabloların güvenilirliği için bu farkı oluşturan etmenlerin tespit edilerek kayıtlar ile mali tabloların uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında bulgunun (A) şıkkıyla ilgili olarak; 15 Ağustos 2022 tarihinde yönetim bilgi sisteminin değiştirildiği, geçiş aşamasında birtakım gecikmeler yaşandığı ancak 2023 yılı içinde düzeltme kayıtları yapılarak söz konusu hataların düzeltildiği,

Bulgunun (B) şıkkıyla ilgili olarak ise; 2022 yılı hesabının muhasebe servisi tarafından kapatıldığı ve geriye dönük işlem yapılamayacağı ancak servis kayıtlarının dinamik bir uygulama olduğu bu nedenle eksik ya da hatalı kayıtların da düzeltilebildiği dolayısyla bilgi yönetim sisteminden alınan raporlar ile kesin mizan raporlarının birbiriyle tam olarak tutarlı olmayabileceği belirtilmiştir.

Kullanılan bilgi yönetim sistemi ve yazılım programlarının değiştirilmesinin ilk etapta kurumlarda bazı aksaklıklara yol açabilmesi olağandır. Ancak hem kamu hizmetinin sağlıklı bir biçimde yürütülmesi hem de her türlü kayıt ve raporlamanın doğru, güvenilir ve zamanında yapılabilmesi için bu sürece karşı gerekli tedbirlerin alınması, kurumsal işlemlerin aksamaması için oldukça önemlidir. Dolayısıyla bu süreçte bazı aksaklıklar yaşanabileceği kabul edilse de, kurumun mali raporlarının birbiriyle uyumlu ve gerçeğe uygun bir biçimde çıkarılabilmesi de gerekmektedir.

17.09.2020 tarih ve 31247 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kamu İdaresi Hesaplarının Sayıştaya Verilmesi ve Muhasebe Birimleri İle Muhasebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esaslar’ın 5’inci maddesinde hangi defter ve belgelerin Sayıştaya verilmesi gerektiği sayılmıştır. Birleştirilmiş veriler defteri (yevmiye defteri), faaliyet sonuçları tablosu, kesin mizan ve bilanço da maddede sayılan belgeler arasındadır. 6’ıncı maddesinde ise bunların verilmesi gereken süreler düzenlenmiştir. Buna göre mahalli idarelerin birleştirilmiş veriler defterini yılı takip eden ocak ayı sonuna, sayılan diğer mali tabloları ise şubat ayı sonuna kadar hazırlayarak Sayıştaya sunmaları gerekmektedir. Bulguda tutarsız olduğu belirtilen rakamlar Kurumun 2023 yılı şubat ayı sonu itibariyle Sayıştaya sunduğu mali tablo ve birleştirilmiş veriler defterinden elde edilmiş bilgilerdir.

Kurumun, bulgu cevabında tutarsızlıkların düzeltildiğini ifade etmesi üzerine yeniden inceleme yapılmış olup düzeltildiği belirtilen mali tabloların 22.05.2023 tarihinde gönderildiği görülmüştür. Yeniden gönderilen mali tablolara göre kurumun dönem sonu vaziyeti aşağıdaki gibidir.

Tablo 9: 22.05.2023 Tarihinde Gönderilen Düzeltilmiş Mali Tablo Verileri

Her iki tablo karşılaştırıldığında faaliyet sonuçları tablosu, bilanço ve kesin mizandaki dönem faaliyet sonucu arasındaki farkın kapandığı ve üçünde de eşit göründüğü, ancak bu tabloların yevmiye defteri ile aralarında var olan farklılığın halen daha devam etmekte olduğu anlaşılmaktadır. Sonuç olarak süresinden sonra gönderilen mali tablolarda tutarsızlık kısmen düzeltilmiş olsa da veriler arasında henüz tam olarak bir uyumun sağlanamadığı görülmektedir. Her ne kadar aradaki fark rakamsal olarak küçük olsa da mali tabloların yevmiye defterinden üretildiği düşünüldüğünde söz konusu farkın önemli bir hata olduğu değerlendirilmektedir.

Diğer taraftan Kurum, gelir servisi kayıtları ile muhasebe kayıtları arasında farklılıklar olabileceğini belirtmektedir. Muhasebe kayıtları, gelir ve tahakkuk servisi kayıtlarına dayansa ve birbirleriyle tutarlı olması gerektiği düşünülse de yıl içindeki herhangi bir tarih için aralarında farklılık olması kabul edilebilir bir durumdur. Zira hatalı ya da eksik kayıtlar olabilir, düzeltme işlemleri yapılabilir. Ancak bulguda belirtilen durum Kurumun 31.12.2022 tarihi itibariyle vaziyetini göstermektedir. Bu tarih itibariyle tüm düzeltme kayıtlarının yapılmış olması ve dönem sonu işlemlerinin tamamlanarak hesabın kapatılmış olması gerekmektedir. Dolayısıyla dönem sonunda muhasebe kayıtlarının yani mali tablolarda görünen rakamların aynı zamanda bu kayıtlara veri teşkil eden servis kayıtlarıyla tutarlı olması gerektiği düşünülmektedir.