Karar Künyesi
İdarece gerçekleştirilen bazı ihalelerde, gerek ihale öncesi aşamada gerekse sözleşme aşamasında mevzuatta ve ihale dokümanlarında yer alan bazı hükümlere uyulmadığı görülmüştür.
2021/556477 İhale Kayıt Numaralı “Muğla Büyükşehir Belediyesi Sınırları İçerisinde 12 Ay Süre İle 5 Bölgede Park, Yeşil Alan, Arazi, Meydan, Kavşak, Refüj Peyzajı ve Bakımı Hizmetlerinde Kullanılmak Üzere Araç Kiralanması” İşinde Çalışmayan Araçlar İçin Saatlik Ücret Ödenmesi
2021/556477 ihale kayıt numaralı araç kiralanması işine ait teknik şartnamenin “Araç ve Ekipmanlara Ait Kayıt ve Tutanaklar” başlıklı 6.2’nci maddesinde, araçların ve ekipmanların çalışmasına ait çalışma saatlerini gösterir puantajlarda araç ve ekipmanların çalışma yaptıkları alanlar ve gerçekleştirilen işlerin belirtileceği, “Hakediş Ödemesi” başlıklı 8’inci maddesinde ise kontrol teşkilatı onayını taşıyan ve hizmetin gerçekleştirilmesinde çalıştırılan araçlara ait çalışma cetvelinin hakediş dosyasında bulunması gerektiği belirtilmiştir.
Teknik şartnamenin “Diğer Hususlar” başlıklı 10’uncu maddesinde ise, “tüm araçlar GPS sistemi ile bilgisayar üzerinden takip edilebilecektir. Araçların konum, geçmiş güzergâh, hız, duraklama süreleri, yaptıkları km değerleri gibi bilgiler anlık ve en az 30 günlük geçmişi içerecek şekilde bilgisayardan izlenebilecek. Bunun için Yüklenici İdareye kullanıcı kod ve şifrelerini teslim edecektir. Ayrıca bu bilgiler için idare tarafından belirlenecek limitler aşıldığında uyarı verebilecektir. GPS sistem maliyeti araçların birim fiyatına dahildir.” denilmektedir.
İhaleye ait teklif birim fiyat cetvelinde ise, çalıştırılan araçlara saat başı ücret hesaplaması yapılacağına ve buna göre hakediş düzenleneceğine yer verilmiştir.
Hizmet İşleri Genel Şartnamesi “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde, kontrol teşkilatı ve yapı denetim görevlileri tanımlanmış olup, bunlar denetim yapmak üzere İdare tarafından görevlendirilmektedir. Aynı Şartname’nin “Kontrol Teşkilatı ve Yetkileri” başlıklı 26’ncı maddesinde ise, yüklenicilerin bütün işleri kontrolörler tarafından verilecek talimatlar uyarınca sözleşme ve eklerine uygun bir şekilde yerine getireceği belirtilmiştir.
Konu ile ilgili ihaleye ait hakedişler, çalışan araçlara ait puantajlar ve araç takip sistemi üzerinden inceleme yapılmış olup, saat başı çalışmaya karşılık ücret ödenen bazı araçların takip sisteminde belirli saatlerde kontaklarının kapalı olduğu ancak buna rağmen bu araçlara tüm saat dilimlerinde tam çalışmış gibi ücret ödendiği tespit edilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, bazı araçlara ait çalışma saatleri ile puantajlar arasında oluşan farklılığın nedeninin araçların niteliğinden kaynaklandığı, bulguya konu edilen hususun tekrar yaşanmaması eksik ya da fazla ödemeye neden olunmaması adına 2023 yılında araç ihalelerinin çalışma saatleri yerine aylık kiralama yöntemiyle ihale edileceği belirtilmiştir. Ancak bu durum, 2022 yılında tespit edilen hususu ortadan kaldırmamaktadır. Bu nedenle bulguda yer alan tespitin tekrar yaşanmaması, hizmetin sözleşme ve eklerinde yer alan dokümanlara uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi adına, hakedişlerin araç takip sistemi ile uyumlu olarak düzenlenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.
2021/629061 İhale Kayıt Numaralı “Araç ve İş Makinesi Kiralanması 1 ve 3.Kısım Hizmet Alım İşinde” Sözleşmede Belirtilen Ceza Koşullarının Oluşmasına Rağmen İdare Tarafından Yükleniciye İhtarın Zamanında Yapılmaması
2021/629061 ihale kayıt numaralı araç ve iş makinesi kiralanması işine ait teknik şartnamenin “Sözleşme Aykırılık Halleri, Cezalar ve Sözleşmenin Feshi” başlıklı 9’uncu maddesinde; “sözleşme süresi içinde arıza, kaza, teçhizat/donanım yetersizliği, belge eksikliği nedenlerinden dolayı araç ve iş makineleri çalışamaz duruma geldiğinde sorunun tespitinden sonraki 72 saat içerisinde araç veya iş makinesinin çalışır duruma getirilmemesi veya şartnameye uygun ikame araç veya iş makinesinin temin edilmemesi durumunda sözleşme bedelinin binde altısı (0,006'sı) oranında idari yaptırım uygulanacağı, eksikliklerin tamamlanmaması neticesinde ihtar yapılacağı ihtar sayısının 10 adete ulaşması sonucunda ihalenin feshedileceği” belirtilmiştir.
Ayrıca Şartnamenin 9’uncu maddesinde “Teknik şartname hükümlerine uyulmaması halinde uygulanacak asgari ceza oranı, sözleşme bedelinin 0,006'sı (binde altı)'sı oranında ceza uygulanarak hakedişinden kesilecektir. Aynı fiilin tekrarı halinde bu oran %50 artırımlı uygulanır.” denilmiştir.
Konu ile ilgili yapılan incelemede, çekici aracın 19.08.2022 tarihinde arızalandığı ve İdare tarafından tutanak altına alındığı görülmüştür. Bu araç ile ilgili yükleniciye gönderilen ihtar yazısı firmaya 11.08.2022 tarihinde ulaşmış, yazının tebliğ tarihinden 31.08.2022 tarihine kadar 20 gün süre verilmiştir. Dolayısıyla 01.09.2022 tarihinde çekici aracın arızasının giderilmesi gerekirken yüklenici firma aracı tamir edememiş ve araç değişikliğine giderek 19.09.2022 tarihinde başka bir çekici aracı İdareye teslim etmiştir. Bu bakımdan, çekici araç için 01.09.2022–18.09.2022 tarihleri için ayrıca bir ihtar çekilmesi gerekirken iş yoğunluğu ve personel izinleri gibi sebeplerle süresinde ihtar çekilmemiştir.
Yapılan denetim üzerine, süresinde çekilmeyen ihtar çekilmiş böylece ihtar sayısı 9’a ulaşmıştır. Ayrıca yükleniciye para cezası uygulanmıştır.
Kamu İdaresi cevabında, söz konusu husus hakkındaki cezai işlemin iş yoğunluğu nedeniyle uygulanamaması üzerine yükleniciye hakediş ödemesi yapılmadığını, bundan sonraki süreçte daha dikkatli davranılacağı ifade edilmiştir. Teknik şartnameye göre ihtar sayısının 10’a ulaşması durumda ihalenin feshi gerektiğinden, bundan sonraki süreçteki ceza koşullarının titizlikle uygulanması gerektiği değerlendirilmektedir.
İhale Komisyonu Tarafından Yaklaşık Maliyet Güncellemesi Yapılırken İhaleye Katılan İstekliden Teklif Alınması
İdare tarafından gerçekleştirilen 2022/239717 kayıt numaralı “16 Kalem Demir Malzemesi Alım” işine ait ihale kararı incelendiğinde, ihale komisyonu tarafından yaklaşık maliyeti güncellenmesi yapılırken ihaleye katılan istekliden teklif alındığı böylelikle yaklaşık maliyetin gizliliği ve saydamlığı ilkesinin zedelendiği görülmüştür.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Yaklaşık Maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde; “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz” denilmektedir.
Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık Maliyetin Hesaplanmasına İlişkin İlkeler” başlıklı 7’nci maddesinde “Ön ilan yayımlanmadan önce tahmini alım miktarı esas alınarak hesaplanan yaklaşık maliyet, ihale veya ön yeterlik ilanı öncesi alım miktarı ve diğer hususlar göz önünde bulundurularak yeniden hesaplanabilir. İhale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet teklif fiyatlarıyla birlikte açıklanır. Pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise yaklaşık maliyet, son yazılı fiyat teklifleriyle birlikte açıklanır. Bu aşamadan önce yaklaşık maliyet açıklanamaz ve ilan edilemez. İhale komisyonu, yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığını belirlemesi durumunda; değişikliğin gerekçelerini belirtmek suretiyle güncellediği yaklaşık maliyeti dikkate alır…”hükmü yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin Alınması ve Değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinin 3’üncü fıkrasının 1’inci bendinde ise “Yaklaşık maliyetin üzerindeki tekliflerin kabul edilip edilemeyeceği hususunda tereddütler olduğu anlaşılmaktadır. İhale komisyonu; a) Yaklaşık maliyet hesaplanırken değerlendirilmeyen her hangi bir husus olup
olmadığını, b) Yaklaşık maliyet güncellenerek tespit edilmişse, güncellemenin doğru yapılıp yapılmadığını, c) Verilen teklif fiyatlarının piyasa rayiç fiyatlarını yansıtıp yansıtmadığını, Sorgulayarak verilen teklifleri yaklaşık maliyete göre mukayese eder ve bütçe ödeneklerini de göz önünde bulundurarak, teklif fiyatlarını uygun bulması halinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi ve varsa ikinci teklifi belirlemek veya verilen teklif fiyatlarını uygun bulmaması halinde ihalenin iptaline karar vermek hususunda takdir yetkisine sahiptir.” denilmektedir.
Konu ile ilgili yapılan incelemede, ilk oturumu 06.04.2022 tarihinde yapılan “16 Kalem Demir Malzemesi Alım İşinde” yaklaşık maliyet 863.399,35 TL olarak açıklanmış ve ihaleye gelen tekliflerin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle, ihale komisyonu tarafından yaklaşık maliyetin güncellenmesi için çeşitli firmalara teklif isteme mektubu gönderilmiştir. Alınan teklifler sonucunda ise yeni yaklaşık maliyet, 1.215.206,75 TL olarak hesaplanmıştır.
Ancak yaklaşık maliyet güncellenmesine esas olmak üzere alınan teklif isteme mektupları arasında ihalenin ilk oturumunda 1.035.450,00 TL ile en düşük teklif veren firma da bulunmaktadır. Yaklaşık maliyet güncellemesi yapılırken ihaleye en düşük teklif veren bu firmaya da teklif isteme mektubu gönderilmiş ve firma tarafından herhangi bir tarih belirtmeksizin teklif isteme mektubunda 1.089.625 TL tutara yer verilmiştir.
Kamu İdaresi cevabında, yaklaşık maliyet güncellenme uygulamasının ihale komisyonunun takdir yetkisinde olduğu, ihale konusu demir alım işinde demir fiyatlarının sürekli olarak ekonomik konjoktüre bağlı olarak değiştiği, yaklaşık maliyetin güncellenmesine esas olarak teklif alınan firmalar için herhangi bir kıstas belirlenmediği, bundan sonra yapılacak ihalelerde bulguda belirtilen hususlara azami hassasiyet gösterileceği ifade edilmiştir.
Bulguda da belirtildiği üzere, ihale komisyonunun yaklaşık maliyet güncelleme konusunda takdir yetkisi bulunmaktadır. Ancak ihaleye teklif veren firmalar ilk oturumda yaklaşık maliyet ile diğer verilmiş teklifleri de öğrenmektedirler. Bu itibarla ihaleye teklif veren istekliden yaklaşık maliyetin güncellenmesinde teklif alınmasının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun güvenilirlik ilkesine uygun düşmediği değerlendirilmektedir.
Bazı İhalelerde Yerli Malı Kullanma Zorunluluğu Bulunan Malzemeler Yerine İthal Malzemeler Kullanılması