150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında yer alan mal ve malzemelerin, tüketilip tüketilmediklerine bakılmaksızın her ay sonunda hesabın alacak kısmına kayıt yapılmak suretiyle kayıtlardan çıkartıldığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabını düzenleyen “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddesinde, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına giriş kaydı yapılan mal ve malzemelerin muhasebe kayıtlarından hangi hallerde çıkarılacağı belirtilmiştir. Bu maddeye göre tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemeler, yok olma, kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelen stoklardan, kayıtlardan çıkarılması gerekenler ile sayım sonucunda noksan olduğu anlaşılan malzemelerin kayıtlardan çıkarılması gerekmektedir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine

Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde;

“… (2) Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.

(3) Muhasebe yetkilileri, taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen Taşınır İşlem Fişlerinde gösterilen tutarları II nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydeder” hükmü yer almaktadır.

Buna göre kurumda ilk madde ve malzemelerle ilgili envanter çalışmasının yapılıp üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede veya en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar gerçek durumu yansıtması kaydıyla kullanılmış tüketim malzemelerinin listesinin muhasebe birimine gönderilmesi gerekmekte olup çıkış işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının bu listelere dayanılarak yapılması gerekmektedir.

Ancak Kamu İdaresi bünyesinde mevcut olup 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında kayıtlı olan varlıklar, tüketilip tüketilmediklerine bakılmaksızın ve herhangi bir envanter çalışması yapılmaksızın her ay sonunda kayıtlardan çıkarılmaktadır.

Genel itibariyle tüketilmek amacıyla ilgili birimlere gönderilen ya da kırılma bozulma vb. suretiyle tüketilemeyecek duruma gelen ya da hurdaya ayrılan ilk madde ve malzemeler kayıtlardan çıkarılmalıdır. İlgili maddede bahsedilen hususlar gerçekleşmeden hesaplardan çıkış yapılması, kurumda bulunan stoklar ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluk olmasına neden olmaktadır. İdare tarafından alınan ilk madde ve malzemelerin idare bünyesinde bulunduğu halde kullanılmış gibi muhasebe kayıtlarından çıkartılması, mali tabloların yanıltıcı olması, dolayısıyla mali tablo kullanıcılarının yanlış bilgilendirilmesi sonucunu doğurmaktadır.

Bu durum, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının olması gereken tutardan noksan 630 Giderler Hesabının ise olması gereken tutardan fazla görünmesine yol açmaktadır.

Kamu idaresi cevabında; “Bulgunuzda İlk Madde ve Malzemeler Hesabına kaydedilen varlıkların tamamının ay sonlarında giderleştirildiği belirtilmiştir. İlgili birimlerin Taşınır

giriş ve çıkış işlemleri Belediyemiz Mali Hizmetler Müdürlüğüne bağlı Ayniyat Saymanlığı Birimince konsolide edilmektedir. Ancak bu birimde sadece demirbaş niteliğindeki dayanıklı taşınır malzemelerin giriş – çıkış ve zimmet işlemleri yapılmaktadır. Kullanım ömrü daha kısa olan tüketim malzemelerinin giriş – çıkış işlemleri ve sayım işlemleri konusunda eksikliğimiz bulunmaktadır. Bulgunuz doğrultusunda Tüketim malzemesi kayıtların daha düzenli bir şekilde yürütüleceği, sayım işlemlerinin zamanında yapılarak kayıtlarımızın daha düzenli olacağı bir sistem oluşturulacaktır.”

denilmiştir.

Sonuç olarak Kamu İdaresince bulgu konusu hususa katılınmakta olup, tüketim malzemeleri çıkış kayıtlarının daha düzenli bir şekilde yürütüleceği ve sayım işlemlerinin zamanında yapılarak kayıtların mevzuata uygun şekilde yapılacağı belirtilmiştir.

2018 yılı içerisinde konu ile ilgili herhangi bir işlem yapılmadığından Kamu İdaresinin mali tablolarında 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı olması gereken tutardan noksan, 630 Giderler Hesabı ise fazla görünmektedir.