İdare tarafından 2023 yılı içerisinde doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilen bazı hizmet alımı işlerine ilişkin teknik şartnamelerin işin uygulamasına ilişkin tereddüte veya yanlış anlamaya yol açmayacak şekilde düzenlenmediği, şartnamelerde yer alan ifadelerin açık ve kesin olmadığı, şartnamelerin mevcut haliyle sağlıklı bir piyasa araştırılması yapılması ve fiyat teklifi alınmasına imkân vermediği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu tutulmuştur.

Kanun’un “Şartnameler” başlıklı 12’inci maddesinde mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanmasının esas olduğu, ihale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verileceği ifade edilmiştir. İdarece belirlenen ve şartnamede yer alan teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacak şekilde belirlenmesi gerekmektedir. İşin standartlarının veya özelliklerinin net olarak belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda ise “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla teknik şartnamelerde marka veya model belirtilebilmektedir.

Teknik şartnameler yapılacak işin uygulamasına ilişkin detaylı tarifler ile teknik özelliklerinin belirtildiği dokümanlar olduğundan, doğrudan temin sürecinin başlangıcından sonuna kadar her aşamayı etkileyen önemli belgelerdendir. İşin maliyeti bu belgelerde yazılı hususlar dikkate alınarak belirlenmekte, İdare personeli işin eksiksiz bir şekilde yapılıp yapılmadığının kontrolünü de yine bu belgelerde yazılı hususlara dayanarak yapmaktadır. Bu açıdan teknik şartnameler, işin piyasa fiyatının araştırılarak yaklaşık maliyetinin belirlenmesi, istekliler tarafından fiyat teklifi oluşturulması, işin yapılması ve nihayetinde yapılan işin muayene ve kabulünün yapılması süreçlerinin her birini yakından ilgilendirmektedir.

Bu sebeple, hizmet alımı suretiyle yapılacak işin tarifinin, işin tüm detaylarını içerecek şekilde, istekliler açısından tereddüte yer vermeyecek açıklık ve netlikte teknik şartnamede yer almasının sağlanması İdarenin önemli bir ödevidir.

Yapılan incelemede, İdare tarafından doğrudan temin yöntemi ile gerçekleştirilen bazı hizmet alımı işlerine ilişkin teknik şartnamelerde alınacak hizmete ilişkin tariflerin açık ve net bir şekilde yapılmadığı, teknik detaylara yer verilmediği ve bu suretle işin uygulamasına ilişkin tereddüte veya yanlış anlamaya yol açabilecek düzenlemeler yapıldığı görülmüştür.

Örneğin 31.01.2023 tarihli ve 1831 yevmiye numaralı ödeme emri belgesine bağlanan Başakşehir İstihdam Zirvesi Çalıştayı Hizmet Alımı İşi’nin teknik şartnamesinin “İşin Uygulama Esasları” başlıklı 3’üncü maddesinde

“-Çoklu oturumlar şeklinde, İdarece belirlenecek olan konular, idarenin belirleyeceği tarih ve salonlarda workshoplar icra edilecektir.

-Söyleşi programlan, İdarece belirlenecek olan konular, idarenin belirleyeceği tarih ve salonlarda söyleşi programı icra edilecektir.

-Konuşmacı olarak katılacak olan katılımcıların ulaşımları belirlenen saatte belirlenen salonda olacak şekilde sağlanacaktır.

-Kayıt işlemi; katılımcıların çalıştay alanına girmeden önce sistem üzerinden kayıtlarının alınarak, isimleri basılıp katılımcılara askılı isimlikler şeklinde teslim edilecektir.

-Sahne arkası kurulumları; gerçekleştirilecek programlarda sahne arkası kurulum desteği sağlanacaktır.

-Kokteyl hizmetleri; gerçekleştirilecek programlarda katılımcılara ve etkinliğe katkı sağlayan şahıs veya kurumlara verilmek üzere kokteyl hizmeti sağlanacaktır.

-Çiçek buketi; gerçekleştirilecek programlarda katılımcılara ve etkinliğe katkı sağlayan şahıs veya kurumlara verilmek üzere 1. Sınıf çiçek buketi hizmetinin sağlanması.” denilmek suretiyle işin tarifi yapılmıştır.

Aynı tarifler 09.06.2023 tarihli ve 7608 yevmiye numaralı ödeme emri belgesine bağlanan Periyodik Seminer Hizmet Alımı İşine ilişkin teknik şartnamede de yer almıştır.

21.12.2023 tarihli ve 16331 yevmiye numaralı ödeme emri belgesine bağlanan Mesleki Gelişimi Destekleyici Periyodik Seminer Hizmet Alımı İşi’ne ait teknik şartnamede yukarıda yer verilen tariflerden daha detaylı açıklamalar yapılmış, gerçekleştirilecek seminer ve projelere alanında uzman kaç konuşmacı/katılımcının geleceği sayı olarak belirtilmişse de, katılacak kişilerin taşıması gereken özelliklere, yetkinliklerine ilişkin bilgilere yer verilmemiştir.

22.12.2023 tarihli ve 16470 yevmiye numaralı ödeme emri belgesine bağlanan Başakşehir İstihdam Zirvesi Çalıştayı 2 Hizmet Alımı İşi ile 06.12.2023 tarihli ve 15737 yevmiye numaralı ödeme emri belgesine bağlanan Periyodik Seminer Hizmet Alımı İşi teknik şartnamelerinde yapılacak programların sayısı, yer ve zamanına ilişkin belirsizlikler, konuşmacı olarak katılacak kişilerin sayısı ve yetkinliklerine ilişkin belirsizlikler, kayıt işlemleri ile sahne arkası kurulumları işlerinin nasıl yapılacağı ve teknik şartnamede yapılması gerektiği belirtilen diğer işlerin detaylarına ilişkin yetersiz tarifler, kokteyl hizmetlerine ilişkin katılımcı sayısı, verilecek yiyecek ve içeceklerin taşıması gereken özelliklere ilişkin bilgilerin bulunmaması yukarıda sayılan gerekliliklere ters düşmektedir.

Daha sonraları yapılan hizmet alımı işlerinin teknik şartnamelerinde yapılacak seminer veya proje sayısı ile bu organizasyonlara katılacak uzman/konuşmacı sayısına ilişkin sayılara yer verilerek bir takım iyileştirmeler yapılmıştır. Ancak, bu teknik şartnamelerde de fiyat teklifi oluşturulması sırasında tereddüde mahal vermeyecek tariflerin yapıldığını söylemek mümkün bulunmamaktadır. Zira, bu işler kapsamında İdarece gelmesi istenen konuşmacıların yetkinlikleri hakkında hiçbir tarif yapılmamış, “İdarece belirlenecek alanında uzman konukların katılımı sağlanacaktır.” denilmek suretiyle genel geçer bir tanıma yer verilmiştir. Yapılacak seminerlere konuşmacı olarak katılacak alanında uzman sayılan her bir kişinin sahne alma bedeli de denilen kaşe bedelleri farklılık göstermektedir. Bu açıdan doğru bir piyasa araştırması yapılmasının sağlanması, sağlıklı fiyat tekliflerinin alınması açısından konuşmacı olarak gelmesi istenen alanında uzman kişilerin yetkinliklerinin de teknik şartnamede belirtilmesi gerekmektedir. Bunun sağlanması mümkün değilse Kanun’da da ifadesini bulduğu üzere konuşmacı olarak gelmesi muhtemel kişilerin isimlerinin tek tek belirtilip “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla bir liste hazırlanarak muhtemel isteklilerin sağlıklı bir fiyat teklifi hazırlamasını sağlayacak düzenlemelere yer verilmesi gerekmektedir.

‌Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından; bulgudaki tespit ve tavsiyeler göz önünde bulundurularak gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.

Hizmet alımı işlerinin teknik şartnamelerinin istekli olabilecek kişiler açısından tereddüte yol açmayacak şekilde işin tüm detayını açıklayacak tarifler yapılması suretiyle oluşturulması ve bu şekilde sağlıklı bir piyasa araştırması yapılarak doğru ve güvenilir maliyet çalışması yapılmasına imkân sağlanması gerekmektedir.