Giresun Belediyesinin 2018 yılı mali tabloları ve eki belgelerinin incelenmesinde; dönem sonu mali tabloları ile gelir servisi bilişim siteminde yer alan tahakkuk kayıtları tutarlarının birbirinden farklı olduğu görülmüştür.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin “Temel kavramlar” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendine göre; muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılması gerekmektedir.

Aynı Yönetmelik’in “Faaliyet sonuçları tablosu ilkeleri” başlıklı 6’ncı maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde göre ise; gerçekleşmemiş gelir veya giderler gerçekleşmiş gibi ya da gerçekleşenler gerçek tutarından farklı gösterilemez.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Faaliyet hesapları” başlıklı 365’inci maddesinde, faaliyet hesaplarının kurumun faaliyet dönemine ilişkin olarak tahakkuk eden her türlü gelir ve giderlerinin ekonomik sınıflandırmaya uygun olarak izlenmesi ve faaliyet sonuçlarının üretilmesi için kullanılacağı belirtilmektedir.

Aynı Yönetmelik’in Gelirler hesabının işleyişinin anlatıldığı 369’uncu maddesinin birinci fıkrasında ise; tahakkuk bölümünden verilen tahakkuk bordrolarının toplamından gelir yazılması gereken tutarlar bu hesaba alacak, 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabına borç kaydedilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Yukarıdaki Yönetmelik hükümlerinden de anlaşılacağı üzere gelirler, gelir birimi tarafından belgelere dayanılarak tahakkuk ettirilmeli ve bu tutarlar muhasebe birimi tarafından tahakkuk bölümünden (gelir servisi) gelen bordrolar esas alınarak kayıt altına alınmalıdır. Dolayısıyla her iki birimin kayıtları arasında bir tutarsızlık söz konusu olmamalıdır. Ancak yapılan incelemede aşağıdaki tabloda yer alan farklar tespit edilmiştir.

Aşağıdaki tabloya göre belediyenin ilgili gelir kalemlerinde yazılı faaliyet alacağı muhasebe kayıtlarına göre toplamda 11.486.769,58 TL iken, gelir servisi kayıtlarına göre 11.741.224,24 TL’dir. Gelir servisi kayıtlarına göre elde edilen veriler belediyenin gerçek faaliyet alacak miktarını yansıtmaktadır. Dolayısıyla 254.454,66 TL’lik tutar, gelir kesin hesap cetvelinde eksik yer almaktadır. Belediye birimleri arasında gelir işlemlerinin koordineli ve kontrollü bir şekilde yapılmaması sonucu muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtmadığı düşünülmektedir.

Tablo 5: Sicil Bazlı Alacaklar Genel İcmal Tahakkuk Farkları

Kamu idaresi cevabında; "Yapılan en son inceleme ve araştırmalar neticesinde gelir servisinde yapılan tüm işlemler ( Tahakkuk, Azaltan ve Artıran)’in muhasebe sistemi ile entegresi sağlanmış ve tüm kayıtların düzeltilmesi yapılmıştır. Bu dönemden sonra tüm gelirlere ait tahakkuk ve tahsilat işlemlerinin sistem içerindeki entegresi sağlanarak kuruma ait tüm verilerin koordineli ve kontrollü bir şekilde yapılması sağlanacaktır.

Bu konu ile ilgili Mali Hizmetler Müdürlüğü ve Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne gerekli tedbirleri alınması konusunda bilgi ve talimat verilmiş olup düzenli olarak takip edilecektir."denilmiştir

Sonuç olarak Dönem sonu mali tabloları ile gelir servisi bilişim siteminde yer alan tahakkuk kayıtlarından faaliyet alacakları tutarlarının birbirinden farklı olması sonucu oluşan 600 gelirler hesabındaki 254.454,66 TL eksik kayıt ile ilgili olarak kurum cevabında; gerekli entegrasyon ve düzeltme kayıtları bilişim sisteminde yapılarak hata 2019 yılı içerisinde düzeltilmiştir. Bu konu ile ilgili olarak bundan böyle Mali Hizmetler Müdürlüğü ve Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne gerekli tedbirleri alınması konusunda bilgi ve talimat verilmiş olup 2019 yılı içerisinde düzenli olarak takip edilecektir denildiğinden yapılan düzeltme işlemlerinin 2018 yılı mali tablolarına bir etkisi olmamıştır.

Bulguda yazılı faaliyet alacaklarının muhasebe kayıtları ile ilgili gelir servisi kayıtları arasında farklı olması nedeniyle mali tablolardan bilançoda 120 gelirlerden alacaklar hesabı 254.454,66 TL eksik ve hatalı kayıt altına alınmıştır.