Karar Künyesi
Belediyenin yardımcı muhasebe hizmeti kapsamında; “2018 yılı Strateji Geliştirme, Stratejik Plan İzleme, Değerlendirme ve Raporlama, 2017 yılı Faaliyet Raporu Hazırlama, 2019 yılı Performans Programı Hazırlama, İç Kontrol Projesi 2018 yılı Çalışmaları, 2018 yılı Mali Durum Analizi ve 2018 yılı Gelir Takip ve Tarama İşlerini” hizmet alımı suretiyle yaptırdığı görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 11’inci maddesinde üst yöneticilerin, idarelerinin stratejik planlarının ve bütçelerinin kalkınma planına, yıllık programlara, kurumun stratejik plan ve performans hedefleri ile hizmet gereklerine uygun olarak hazırlanmasından sorumlu olduğu belirtilmiştir.
5018 sayılı Kanun’un 60’ıncı maddesinde ise, mali hizmetler biriminin görevleri arasında idarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek ve idarenin faaliyet raporunu hazırlamak sayılmıştır.
26.05.2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in 5’inci maddesinin (c) bendinde;
“Stratejik planların doğrudan doğruya kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından hazırlanması zorunludur. İhtiyaç duyulması hâlinde idare dışından temin edilecek danışmanlık hizmetleri sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetleri konularıyla sınırlıdır.” hükmü yer almaktadır.
İhalenin Teknik Şartnamesi’nin “İşin Amacı” başlıklı 6’ncı maddesinde; “Belediyemizin uzun dönemde üstün hizmet sunumunu sağlamak ve sürdürmek amacıyla eldeki kaynakların etkili ve verimli olarak kullanılmasını sağlamak, hizmet sunduğumuz alanlar ile belediyemiz organizasyon yapısını analiz etmek, hizmetin odaklanacağı yerleri ve toplumun değişen ihtiyaçlarının erken algılanmasını sağlamak, Belediyemiz bütçesini uzun dönemli amaç, hedef ve öncelikleri ifade edecek şekilde hazırlamak, bütçeden kaynak tahsisinin bu önceliklere göre yapılmasını sağlamak amacıyla "Stratejik Yönetim" başlığı altında "Strateji Geliştirme, Stratejik Plan İzleme, Değerlendirme ve Raporlama, İç Kontrol Projesi 2018 Yılı Çalışmaları, 2018 Yılı Mali Durum Analizlerinin Yapılması, 2017 Yılı Faaliyet Raporlarının ve 2019 Yılı Performans Programlarının Hazırlanması amacıyla hizmet alımı yapılması amaçlanmıştır.” denilmektedir.
Diğer yandan Şartname’nin yapılacak işlerin belirtildiği maddeler incelendiğinde alınan hizmetin danışmanlık faaliyetinden öte nitelik taşıdığı anlaşılmaktadır.
26.02.2018 tarihli ve 30344 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 26.05.2006 tarihli Kamu
İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’i yürürlükten kaldırmıştır.
Yeni Yönetmelik’in 5’inci maddesinin (a) bendinde; “Stratejik planlar bilfiil kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından hazırlanır.” denilmiştir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporunun hazırlanması işinin danışmanlık hizmet alımı kapsamında gördürülmesi mümkün değildir. Bu plan, program ve raporların hazırlanmasının üst yöneticinin koordinasyonun da mali hizmetler birimi tarafından yürütülmesi gerekmektedir.
Kamu idaresi cevabında; “Sincan Belediyesinde kurumsal yapının gereği Stratejik plan, performans programı, faaliyet raporu ve iç kontrol çalışmaları birbiriyle ilişkili entegre bir sistem olarak değerlendirilmektedir.
Stratejik plan beş yıllık bir geleceğin öngörüsüne dayalı, performans programı ise stratejik planın bir yıllık dilimini kapsamaktadır. “Ne Yapılacak?” sorularının cevaplarını içermektedir.
Stratejik Plan, Performans Programı Faaliyet Raporlarının hazırlanması iç kontrol sistem gereklilikleri arasında yer almaktadır.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55 maddesine dayanarak 26 Aralık 2007 tarih 26738 sayılı resmi gazetede yayınlanan ‘Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinin’ 2.ana bileşeni ve 5. Standardında ve alt bileşenlerinde;
“Standart: 5. Planlama ve Programlama
İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.” denilmektedir.
Bu standart için gerekli genel şartlar:
İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.
İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.
İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.
Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.
Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.
İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.” denilmektedir.
Ayrıca 26.02.2018 tarihli ve 30344 sayılı resmi gazetede yayımlanan kamu idarelerinde stratejik planlamaya ilişkin usul ve esaslar hakkında yönetmelik’in 5’inci maddesinin (ç) bendinde;
“Çalışmalar, üst yönetici başkanlığında, tüm birimlerin aktif katılım ve katkılarıyla strateji geliştirme biriminin koordinatörlüğünde yürütülür.” hükmü yer almaktadır.
Buna göre belediyemizde stratejik plan çalışmaları üst yöneticinin başkanlığında oluşturulan strateji geliştirme kurulu tarafından yürütülmektedir. Kurulun üyeleri stratejik plan çalışmalarının kurum genelinde etkin bir şekilde yapılmasına imkân sağlayacak şekilde birim yöneticilerinden oluşturulmuştur. Stratejik planlama ekibi her birimden çalışanların katılımıyla oluşturulmuştur. Bu kurulun yönlendirmeleri ile stratejik planlama çalışmasının usül, format, şekil ve sürecin işleyişi doğrudan birim yöneticilerinin eli ile olmaktadır.
Hizmet alımı ihtiyacı ise birim çalışmalarının konsolide edilmesi, stratejik plan formatına uygunluğunun sağlanması, paydaş analizi durum analizi gibi ön çalışmaların profesyonel araştırma ve raporlama işi gibi süreçlerin yönetimi ve bilgilendirme eğitimleri ile sınırlıdır.
Buna göre stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflerin nasıl gerçekleştirileceği yöntem olarak iç kontrol sistem prosedürlerinde tanımlanmış ve dokümante edilmiştir.
Stratejik planda kurumun gelecekte ne yapacağı;
Performans programında stratejik planın bir yıllık süre zarfında yapacaklarını içermektedir.
İç kontrol sistemi ise bu işlerin ‘Nasıl Yapılacağı’nı uluslar arası norm ve yöntemlere göre tanımlanmış prosedür edilmesi ve dokümante edilmesidir.
Buradan çıkan sonuç stratejik plan performans programı ve faaliyet raporları ile iç kontrol işleyiş bakımından birbirleriyle ilişkili bir bütünlük arz etmektedir.
İç kontrol sistemi yönetim anlayışında proaktif yaklaşımı içerdiğine ve kamu kuruluşlarından yeni bir uygulama şekli olmasından dolayı nitelikli, donanımlı, konuya vakıf yetkin eleman ihtiyacını ortaya çıkarmıştır. Bu ihtiyaç eğitim ve danışmanlık hizmet alımıyla karşılanmaktadır.
Maliye bakanlığının geçmişte iç kontrol standartlarıyla ilgili belirli aralıklarla kamu kurumlarına gönderdiği genelgelerden anlaşıldığına göre kamu iç kontrol standartları eylem planını ilk defa hazırlayıp gönderen kurumlar arasında yer almaktayız.
Birçok kurum henüz eylem planını göndermemiş iken belediyemiz 2010 yılından beri eylem planının gereklerini yerine getirmiş ve sahada uygulanmasını sağlamıştır.
Kamu iç kontrol standartlarını 5. Ana bileşen 17. Standardında belirtildiği üzere, ‘kamu iç kontrol standartları yılda en az 1 kez değerlendirilmesi yasal zorunluluktur.
Belediyemiz her yıl gelişen ve değişen ihtiyaçlara göre iç kontrol sisteminde gerekli gözden geçirme, değerlendirme ve revizyonları yapagelmektedir.
Kurumsal gelişimimize büyük fayda sağlayan Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu ve İç Kontrol çalışmalarının belediyemizde yürütülmesinde özel nitelik gerektiren, kalite yönetim sistemi normlarına vakıf uzman personel ihtiyacı göz önünde bulundurulduğunda hizmet alımına başvurmamız en doğal yol olarak görülmektedir. Ayrıca yapılan hizmet alımının niteliği sadece yöntem ve süreç danışmanlığı ile eğitim hizmetleri konularıyla sınırlı kalmaktadır. Bu hizmetlerin yürütülmesinde belediyemiz çalışanlarının doğrudan katılımı sağlanmıştır. Bu amaçla çalışmaları yürütecek bir proje grubu her birimde en az iki kişi olacak şekilde resmi yazışmalarla belirlenmiştir.
Biz, kanunilik, şeffaflık, güvenilirlik ve hesap verilebilirlik ilkeleri gereğince görevini zamanda eksiksiz yerine getiren ve bu doğrultuda çalışmalarını yürüten ve raporlayan
başarılı bir kurum olarak hizmet vermekteyiz. Yaptığımız çalışmalarda kurum zararı oluşturmamıştır.”
Denilmiştir.
Sonuç olarak Kamu İdaresi cevabında, "Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği"ni dayanak göstererek bu raporların hazırlanma gerekçesi ile sürecinden bahsetmekte ve iç kontrol sisteminin işleyiş sürecine ilişkin bilgiler vermektedir. Hizmet alımına gidilmesine gerekçe olarak birim çalışmalarının konsolide edilmesi, stratejik plan formatına uygunluğunun sağlanması, paydaş analizi, durum analizi gibi ön çalışmaların profesyonel araştırma ve raporlama işi gibi süreçlerin yönetimi ve bilgilendirme eğitimleri gösterilmiştir.
Bulgumuzda ayrıntılı olarak açıklandığı üzere; 5018 sayılı Kanun’un 60’ıncı maddesinde, mali hizmetler biriminin görevleri arasında, idarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek ve idarenin faaliyet raporunu hazırlamak sayılmıştır. Bulgumuzda da ifade ettiğimiz gibi hizmet alımının Strateji Geliştirme, Stratejik Plan İzleme, Değerlendirme ve Raporlama, İç Kontrol Projesi 2018 Yılı Çalışmaları, 2018 Yılı Mali Durum Analizlerinin Yapılması, 2017 Yılı Faaliyet Raporlarının ve 2019 Yılı Performans Programlarının Hazırlanması amacıyla yapıldığı ve hizmetin danışmanlık faaliyetinden ibaret olmadığı değerlendirilmektedir.
26.02.2018 tarihli Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in ilgili maddesinde de stratejik planların bilfiil kamu idarelerince ve idarelerin kendi çalışanları tarafından hazırlanacağı belirtilmiştir.
Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporunun hazırlanması işinin danışmanlık hizmet alımı kapsamında gördürülmesinin mümkün olmadığı, mali hizmetler birimi altında yürütülmesi gerektiği, söz konusu hizmet alımının mevzuata aykırı olduğu düşünülmektedir.