Kurumun Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan amaç ve hedeflerin gerçekleşme düzeyinin sağlıklı bir şekilde ölçülmesini sağlayacak bir veri kayıt sisteminin oluşturulmadığı görülmüştür.

Performans ölçümünü gerçekleştirmek, hedeflere ulaşma düzeyinin ve sapma gerekçelerinin anlaşılmasını mümkün kılacak performans bilgisinin sistematik olarak toplanmasını ve analizini gerektirmektedir. Bu süreçlerin sağlıklı işleyişi ise ancak, önceden belirlenmiş bir iş ve sorumluluklar düzeni, performans bilgisi üretiminde kullanılacak verilere ilişkin bir sistem dâhilinde gerçekleşebilir.

Hangi performans bilgilerine ait verilerin toplanmasından kimlerin sorumlu olduğuna, hangi periyotlarda bu bilgilerin elde edileceğine, hangi verilerin, nasıl analiz edileceğine, veri güvenirliğini sağlamaya yönelik hangi önlem ve kontrollerin planlandığına ilişkin herhangi bir öngörüde bulunulmamış, bu çerçevede bir sistem oluşturulmamış; takibi ve performans ölçümünün yapılabilmesi için gerekli hatalı veri girişini engelleyen teknolojik altyapı kurulmamıştır.

Kurumun performans bilgisinin sağlıklı bir şekilde üretilmesini sağlayacak, üst yönetim tarafından onaylanmış bir sistem kurmadığı görülmüştür. Kurumun, performans bilgisinin nasıl üretileceğini düzenleyen bir politika, plan veya mevzuat düzenlemesi bulunmamaktadır. Her birim kendisi ile ilgili olan performans hedeflerini ölçmek ve raporlamak için bir yöntem geliştirmiştir.

Faaliyet dönemi içerisindeki verilerin toplanması, işlenmesi ve analizine yönelik riskleri tespit edecek, yıl içindeki değişiklikleri takip ederek kontrolünü sağlayacak belgelenmiş prosedürleri olan bir sistem kurulmalıdır.

Kamu idaresi cevabında; “Performans ölçümü detaylı bir şekilde her birimde ayrı ayrı yürütülmesi öngörülmüştür. Özellikle iç kontrol standartları gerekleri arasında yer alan performansın ölçülmesi konusu hem çalışanların bireysel performansı hem süreçlerin performansı izlenmesi ve ölçülmesi hususu prosedüre edilmiş, ölçüm kayıtlarının ilgili formlara işlenmesi mümkün kılınmıştır.

İç kontrol sistemi mevzuat gereği her yıl güncellenmekte kayıtlar gözden geçirilip değerlendirilmektedir. Birimlerce hazırlanan iç kontrol sistem dokümantasyonu içerisinde yer alan performans ölçüm formları veri tabanı oluşturmaktadır.”

Denilmiştir.

Sonuç olarak Kamu İdaresi cevabında özetle birimlerin performans ölçüm kayıtları ile ilgili formların tutulduğunu ve veri tabanının oluşturulduğunu belirtmiştir.

Kurumda, birimler ile yapılan görüşmelerde performans bilgisinin sağlıklı bir şekilde üretilmesini sağlayacak, hangi performans bilgilerine ait verilerin toplanmasından kimlerin sorumlu olduğuna, hangi periyotlarda bu bilgilerin elde edileceğine, hangi verilerin, nasıl analiz edileceğine, veri güvenirliğini sağlamaya yönelik hangi önlem ve kontrollerin planlandığına ilişkin herhangi bir öngörüde bulunulmamış, bu çerçevede bir sistem oluşturulmamış; takibi ve performans ölçümünün yapılabilmesi için gerekli hatalı veri girişini engelleyen teknolojik altyapının kurulmadığı anlaşılmıştır.

Bulgumuzda ayrıntılı olarak açıklandığı üzere; Kurumun Stratejik Plan ve Performans Programında yer alan amaç ve hedeflerin gerçekleşme düzeyinin sağlıklı bir şekilde ölçülmesini sağlayacak bir veri kayıt sisteminin oluşturulmadığı değerlendirilmiştir.