Üniversitenin taşınır işlemlerine ilişkin olarak bazı birimler ve depolarda yapılan incelemelerde Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili mevzuatın uygulanmasında eksiklikler olduğu görülmüştür.

Kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi amacıyla hazırlanan ve 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde;

Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelik'te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu,

Harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği,

Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları,

Kamu görevlilerinin kullanımına verilen dayanıklı taşınırların kullanıcıları tarafından başkasına devredilemeyeceği, kullanıcılarının görevden ayrılması halinde söz konusu taşınırların ambara iade edilmesinin zorunlu olduğu ve bu şekilde teslim yapılmadan personelin kurumla ilişiğinin kesilemeyeceği,

Kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararının, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek gerçeğe uygun değer üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edileceği, ortak kullanım alanına tahsis edilen dayanıklı taşınırlarda meydana gelen kamu zararının ise zararın oluşmasında kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edileceği,

Hüküm altına alınmıştır.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yönetmelik gereğince harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar.

Anılan Yönetmelik’te;

“Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde 6/A örnek numaralı taşınır teslim belgesinin

düzenleneceği, taşınır kod listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan; oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için taşınır teslim belgesi düzenlenmeyeceği, bunlar için dayanıklı taşınırlar listesinin düzenleneceği ve listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı,

“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde, kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu,

“Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddesinde, tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılması gerektiği,

“Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırlar, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği ve komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının düzenlenmesi gerektiği,

“Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen ve üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede, kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerektiği,

“Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılması gerektiği,

“Devir işlemleri” başlıklı 33’üncü maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamayacağı ve yeni

görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorunda olduğu,

“Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi, bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği,

Düzenlemelerine yer verilmiştir.

Ayrıca Yönetmelik ekinde yer alan Dayanıklı Taşınırlar Defterine ilişkin açıklamalarda, taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin dayanıklı taşınırlar defterinde ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri göz önünde bulundurularak Necmettin Erbakan Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Ahmet Keleşoğlu Eğitim Fakültesi, Ahmet Keleşoğlu İlahiyat Fakültesi, Sosyal ve Beşeri Bilimler Fakültesi, Havacılık ve Uzay Bilimleri Fakültesi, Siyasal Bilgiler Fakültesi, Yabancı Diller Yüksekokulu ve Adalet Meslek Yüksekokulunda yapılan taşınır işlemlerine ilişkin incelemelerde genel olarak;

• Taşınır sisteminde ambarda gözüken dayanıklı taşınırların bazılarının fiilen ambarda olmadığı ve/veya fiilen ambarda bulunmasına rağmen bazı taşınırların yılsonu taşınır sayım cetvellerinde yer almadığı,

• Ambarda bulunması gereken bazı dayanıklı taşınırların, ambarların yetersiz olması sebebiyle çalışma ortamlarında muhafaza edildiği,

• Bazı taşınır ambarlarında hurdalar ile kullanılır haldeki taşınırların karışık ve düzensiz şekilde bir arada tutulduğu, rafların tertip ve düzeninin bulunmadığı, ambarda taşınırların dağınık şekilde farklı raflarda muhafaza edildiği, sayıma uygun şekilde istiflenmediği,

• Bazı ambarlarda su sızmalarının olduğu ve nemden korunamadığı,

• Harcama birimlerinin bünyelerinde birden fazla ambar bulunmasına rağmen, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde, bu ambarların tek kod altında toplandığı,

• Bazı ambarlarda, alındığının üzerinden en az 7 yıl geçmiş ve kullanıma verilmemiş bilgisayar ekranlarının olduğu,

  
  

• Türkiye Sağlıklı Beslenme ve Hareketli Hayat Programı kapsamında Üniversiteye teslim edilen bisikletlerin taşınır kayıtlarına alınmadığı ve bisikletin öğrencilerin kullanımına tahsis edilmeyip depolarda atıl bekletildiği,

• Üniversite Köyceğiz kampüsünde sergilenmek üzere 29.11.2016 tarihinde Eskişehir 1'inci Hava İkmal Bakım Merkezi Komutanlığından alınan F4 Uçağının herhangi bir taşınır kaydının bulunmadığı,

• Dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı,

• Birçok taşınırların “markasız” olarak kaydedildiği ve model, seri no gibi ayrıntılı bilgilerinin sistemde yer almadığı,

• Bağış ve yardım yoluyla edinilen dayanıklı taşınırların kayıtlara alınmadığı,

• Kişilerin kullanımına verilen bazı demirbaş, makine ve cihazların zimmet işlemleri yapılmayarak Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmediği,

• Bazı birimlerin dekan, dekan yardımcılarının odalarında kullandıkları demirbaş, makine ve cihazların dekan ve dekan yardımcıları üzerine zimmetlenmediği,

• Oda, büro, sınıf, amfi, laboratuvarlara tahsis edilen büro mobilyası, bilgisayar, sunum cihazı, sıra, spor malzemeleri gibi ortak kullanıma verilen bazı dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesinin düzenlenmediği,

• Taşınır kayıt yetkilisi değişikliğinde sayım yapılmadan devir yapıldığı, yılsonu sayımlarının fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapıldığı,

• Harcama Birimlerinin ambarlar arasındaki devirlerini düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde muhasebe birimine teslim edilmediğinden taşınır işlemlerinin süresi içinde yapılamadığı,

• Yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılmadığı,

• Hurdaya ayırmaya ilişkin işlemlerin bazı birimlerde henüz tamamlanmadığı,

• Üniversite birimlerinde yer alan ve çeşitli nedenler ile kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan malzemelerin kendi birimlerinde saklanmakta olduğu, ancak sistemde zimmetlerin yapılmaması ve birimler arası koordinasyonun olmamasından dolayı diğer birimler tarafından bu malzemelerin ihtiyaç fazlası olup olmadığının bilinmediği, dolayısıyla Üniversite genelinde boşta bulunan bir taşınır olduğu halde diğer birimlerin aynı taşınırı dışarıdan alması nedeniyle kaynakların etkin, ekonomik ve verimli olarak kullanılmasının olumsuz etkilendiği

Tespit edilmiştir.

İdare tarafından, tespit edilen hatalı uygulamaların düzeltilmesi için Üniversitenin tüm birimlerine gerekli uyarıların yapıldığı ve birimlerce yapılan taşınır kayıt ve kontrol işlemlerine daha çok özen gösterileceği ifade edilmiştir.

Yukarıda belirtilen eksiklikler, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. Kurumda ilgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takibi ve muhafazasını zorlaştırmakta olup bulgu konusu eksikliklerin giderilerek taşınır sisteminin daha etkin hale getirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.