Taşınır işlemlerine ilişkin olarak kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların bulunduğu tespit edilmiştir.

Anılan Yönetmelik'in “Sorumluluk” başlıklı 5'inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Ayrıca Yönetmelik'in 5'inci maddesinin üçüncü fıkrasına göre; kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.

Adı geçen Yönetmelik'in “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6'ncı maddesinde taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar. Yönetmelik'in 36'ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği, 30'uncu maddesinde kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği, 32'nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımın yapılması gerektiği açıkça izah edilmiştir. Ayrıca Yönetmelik ekinde yer alan Dayanıklı Taşınırlar Defterine ilişkin açıklamalarda, taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin dayanıklı taşınırlar defterinde ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır. Taşınır işlemlerine ait kayıtlar, harcama birimleri ve ambarlarda yapılan incelemelerde;

• Ambar kayıtlarında olmayan pek çok mal ve malzemenin fiilen ambarda yer aldığı, Taşınır Mal Yönetmeliğinin 4’üncü, 12’nci maddeleri gereğince hibe ve kullanımdan iade edilenler de dâhil ambardaki tüm malların KBS kaydının olması gerektiği, dolayısıyla Ambar kayıtlarının doğru ve güvenilir olmadığı,

• Teslim alınan temizlik malzemeleri “girdi çıktı” yapılarak tamamının kayıtlardan düşüldüğü, dolayısıyla kayıtlarda “sıfır” görüldüğü halde ambarda fiilen kayıtlarda olmayan pek çok temizlik malzemesi bulunduğu; bu yönüyle ambar kayıtlarının gerçeği yansıtmaktan uzak olduğu,

• Ambarda örnekleme yapılan sayımda pek çok mal ve malzemenin fazla ya da eksik olduğu tespit edilmiş olup bu meyanda görevlilerin değişmesinde veya dönem ve yılsonlarında yapılması gereken sayımların fiilen yapılmadığının İdare görevlilerince beyan edildiği,

• Taşınır sisteminde ambarda gözüken tüketim malzemelerinin fiilen ambarda olmadığı, eksik veya fazla olduğu, bununla beraber kullanım fazlası olarak ambara geri dönen ve fiilen ambarda mevcudu olan bazı ilk madde-malzeme ile demirbaş malzemelerin taşınır sisteminde kayıtlı olmadığı; bu kapsamda KBS kayıtlarında olmayan 18 litrelik yaklaşık 60 kutu muhtelif tiner, boya malzemesinin fiilen ambarda bulunduğu, ayrıca kayıtlara göre ambarda 3 adet sulama motoru bulunması gerekirken, fiilen 2 adet bulunduğu, 1 âdetinin eksik olduğu; görevlilerin beyanına göre eksik sulama motorunun hidrobiyoloji laboratuvarında kullanımda olduğu belirtilmiş, ancak söz konusu sulama motoruna ilişkin taşınır teslim belgesinin bulunmadığı,

• Üniversiteye bağış olarak verilen ve öğrencilere dağıtılan giyim malzemelerinin depolara alınırken sayım yapılmadığı, sadece koli olarak kayıtlara alındığı, bu malzemelerin KBS’de kayıtlı olan ambara kaydedilmediği,

• Hurdaya ayrılan taşınırların tüketim malzemeleri ile bir arada muhafaza edildiği, Hurdaya ayırma işlemlerinin düzenli olarak yapılmadığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bünyesinde KBS’de tanımlı 12 adet ambar kaydı bulunmasına rağmen fiilen kullanımında 3 adet ambar bulunduğu,

• Kişi ve ortak kullanım alanlarına verilen dayanıklı taşınırlara ait “Dayanıklı Taşınırlar Listesinin” Taşınır Mal Yönetmeliğinin 33.4. maddesine uygun şekilde Oda, büro,

  
  

  bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına asılması gerektiği halde asılmadığı; demirbaşların üzerinde barkod Kayıt Sisteminin bulunmadığı,

• Güvenlik önlemi kapsamında bulundurulması gereken yangın tüplerinden bazılarının miadının dolduğu; bazı ambar ve rafların tertip ve düzeninin bulunmadığı, ambarda taşınırların dağınık şekilde farklı raflarda muhafaza edildiği, sayıma uygun şekilde istiflenmediği, dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin bazı birimlerde tamamlanmadığı tespit edilmiştir.

Yukarıda belirtilen eksiklikler, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. İlgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takibi ve muhafazasını güçleştirmektedir. Sonuç olarak taşınır işlemlerinde mevzuata uyarlı olmayan uygulamalar sonucunda bilançodaki 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının, 255 Demirbaşlar Hesabının doğru ve güvenilir olmadığı düşünülmektedir.

Kamu İdaresi cevabında bulgu konusu hususların dikkate alındığı ve taşınır kayıt işlemlerinin Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yürütülmesi için gerekli çalışmaların başlatıldığının ifade edildiği görülmüştür. 2021 yılında yapılan/yapılacak olan söz konusu işlemlerin 2020 yılına ilişkin olarak bulguda tespit edilen hususlara herhangi bir etkisi bulunmamaktadır.