Üniversite bünyesinde bulunan ambarlar, laboratuvarlar, ortak alanlar ve ofislerde yürütülen taşınır denetimi sonucunda; tüketim malzemeleri ile makine, teçhizat ve

demirbaşların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetiminde 5018 sayılı Kanun ile TMY hükümlerine aykırı davranıldığı tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kanun’un “Mal yönetiminde etkililik ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinde; kamu idarelerinin taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumlu oldukları, taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmayacağı, kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevlilerin taşınırın korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumlu oldukları, malların edinilmesi, kiralanması, tahsisi, yönetimi, kullanılma ve elden çıkarılma işlemlerinin mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılacağı, bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu tutulacakları ifade edilmiştir.

TMY’nin “Sorumluluk” başlıklı 5'inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu oldukları hükme bağlanmış olup aynı maddede kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.

Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde ise Taşınır Kayıt Yetkilileri ile Taşınır Kontrol Yetkililerinin görev ve sorumluluklarına ayrıntılı olarak yer verilmiştir.

Üniversite Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS)’ne kayıtlı ambar ad ve kodları, tüketim ve dayanıklı taşınır malzeme sicil raporları, ambar tespit raporları, kişilere verilen taşınır teslim belgeleri ve ortak kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar listesi esas alınarak yürütülen denetimler sonucunda tespit edilen hususlar aşağıdadır:

A-Malzeme sicil raporlarında ambarda gözüken pek çok taşınır ile tüketim malzemesi yerinde bulunamamış, bunların ambar çıkışı yapılmış ancak belgeleri düzenlenerek kayıtlardan düşülmemiştir.

TMY’nin 6’ncı maddesinin 4’üncü fıkrasının c bendi uyarınca, taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutma ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleme görev ve sorumluluğu Taşınır Kayıt Yetkilisine aittir.

B-Taşınır Kayıt Yetkilisinin görevden ayrıldığı durumlarda devir işlemleri yapılmamış, Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlenmemiştir.

TMY’nin 33’üncü maddesi devir işlemlerini düzenlemekte olup taşınır kayıt yetkilileri, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamazlar. Yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkilileri de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorundadır. Ambar devirleri Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlenerek gerçekleştirilir.

Avrasya Yer Bilimleri Enstitüsünde TKYS’de Taşınır Kayıt Yetkilisi olarak gözüken kişi görevi bırakmış olmakla birlikte halen sistemde gözükmekte, yerine görevlendirilen kişi ise taşınır kayıt yetkilisi olarak çalışmakta olup devir işlemleri mevzuata göre yapılmamıştır.

C- Üniversite genelinde nitelik itibarıyla ortak kullanım alanlarını ilgilendiren taşınırlar için “Dayanıklı Taşınırlar Listesi” düzenlenmemiş ve ortak kullanım alanlarını ilgilendiren taşınırlar kişilere Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek teslim edilmiştir.

TMY’nin “Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenleneceği, bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeyeceği ve Listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı ifade edilmiştir.

Ç-Ortak kullanım alanlarına ait taşınırların kişilere Taşınır Teslim Belgesi ile teslim edilmesi ve bu taşınırlardan bazılarının üzerlerinde sicil numaralarının da yer almaması sonucunda, üzerinde çok sayıda taşınır bulunan görevliler, kayıtlarında bulunan taşınırları fiili olarak yerinde gösterememektedir.

Tuzla Denizcilik Fakültesinde görevli üç akademik personelin kullanımında sırasıyla 140, 256 ve 162 adet dayanıklı taşınır bulunmakta olup bu taşınırların fiili-fiziki denetiminde taşınır sicil numaralarının kaybolması, silinmesi gibi nedenlerle ilgili taşınırlar kayıtlardaki sicil numarası ile eşleştirilememiş, ilgili personel tarafından da gösterilememiştir.

D-Taşınırların pek çoğunda numaralandırma işlemi yapılmamış, bazı taşınırların üzerlerindeki numaralar başka bir taşınıra ait bilgileri içermiş, bazı taşınırlar üzerindeki numaralar ise okunamayacak derecede silinmiştir.

TMY’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36'ncı maddesinin birinci fıkrasında giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği, fiziki veya kullanım özellikleri

nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlemin uygulanmayacağı hükmü bulunmaktadır.

E-Malzeme sicil raporlarında taşınırların marka, model ve teknik özellik gibi bilgilerinde eksiklikler bulunmaktadır.

TMY’nin “Defterler” başlıklı 9’uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek 2) ile ilgili açıklama yapılmış olup Örnek 2’de taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır.

F- Kampüs içerisinde açık alanlarda birden fazla harcama birimini ilgilendiren dayanıklı taşınırların herhangi bir işlem yapılmadan (hurdaya ayırma, kayıttan düşme gibi çalışmalar) atıl halde tutulduğu görülmüş, İdareyle bu hususun paylaşılması üzerine bu taşınırlar ya hurdaya ayrılmış ya da harcama birimlerinin kullanımına verilmek üzere ambarlara alınmıştır.

G-Üniversitede hurdaya ayrılan dayanıklı taşınırlar için hurda ambarı bulunmamaktadır. İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ait etrafı metal saclarla çevrili ve üstü açık bir alanda sadece metal demirbaşlar için ayrılmış kayıtlı olmayan bir hurda alanı bulunmaktadır. Diğer dayanıklı demirbaş (büro mobilyaları gibi) taşınırların hurdaya ayrılarak bekletildiği bir ambar ise yoktur.

Ğ-Kullanım ömrünü tamamlayan taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenmekle birlikte, hurdaya ayrılmasına veya imha edilmesine karar verilen dayanıklı taşınırlar için teknik rapor düzenlenmemekte, yazışma olmadan birimler arasında şifahen işlemler yürütülmekte ve taşınırların teknik inceleme sonuçları sözlü bildirilmektedir.

TMY’nin hurdaya ayırma nedeniyle çıkışa ilişkin hükümler içeren 28’inci maddesinde; ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırların, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği, yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde komisyonların diğer kamu idarelerinden talep edilecek üyelerin katılımıyla oluşturulabileceği belirtilmektedir.

H-TKYS’de Avrasya Yer Bilimleri Enstitüsü adına kayıtlı gözüken ambar fiilen bulunmamakta ve ambar kayıtlarındaki taşınırlar ambar olarak tanımlanmamış bir alanda tutulmaktadır.

Taşınırların fiilen tutulduğu alanda yapılan sayımlarda; ambarda kayıtlı olmayan çok sayıda sayım fazlası taşınırın (masa, sandalye, koltuk) yanı sıra, ambarda kayıtlı gözüküp

yerinde bulunmayan sayım noksanı taşınırlar (dizüstü bilgisayar, tablet bilgisayar, harici yedekleme diskleri, dolap vb.) olduğu tespit edilmiştir.

Türk Musikisi Devlet Konservatuarı Müdürlüğüne bağlı İspirtohane Kültür ve Sanat Merkezinde yapılan taşınır denetiminde 66 adet ( Dijital piyano, konsol piyano, bilgisayar ve büro mobilyaları vb.) sayım fazlası tespit edilmiştir.

TMY’nin “Sayım fazlası taşınırların girişi” başlıklı 17’nci maddesinde yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırların, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınacağı, sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değerin, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değerin esas alınacağı ifade edilmiştir.

“Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddede ise sayımda noksan çıkan taşınırların Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı ve kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığının araştırılarak sonuçlarının ayrı bir tutanakta belirtileceği ve 5’inci madde hükmüne göre işlem yapılacağı hükümlerine yer verilmiştir. 5’inci madde gereğince taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında ise Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanacaktır.

I-Rektörlüğe bağlı İTÜ Bilim ve Toplum Uygar Merkezi bünyesinde faaliyet gösteren ve Özel Kalem Müdürlüğü ambarları içerisinde yer alan Toplum Bilim Merkezi ambarının, aslında Bilim Merkezi olarak eskiden ziyaretçi kabul edilen bir bina olduğu bilgisi edinilmiş ve yapılan denetimde dayanıklı taşınırlar malzeme sicil raporlarında ambar olarak gözüken bina içerisinde kayıtlı pek çok demirbaşın çok yeni ve kullanıma uygun olup atıl şekilde tutulduğu (makam koltuğu, misafir koltuğu, sandalye, bilgisayar, yazıcı gibi demirbaşlar), makine ve cihazlar ile demirbaşların üzerlerinde taşınır sicil numaralarının olmaması sebebiyle kayıtlı taşınırlar ile mevcut taşınırların karşılıklı teyidine imkân bulunmadığı, Merkez içerisinde küçük depo alanları yaratıldığı ve sergilenmeyen demirbaşlar ile hurdalık taşınırların bu alanlarda korunaksız ve uygun olmayan şartlarda muhafaza edildiği, yine depo olarak oluşturulan bir alanda sarf malzemelerinin tutulduğu ve kayıtlı stok tutarı ile karşılaştırmaya uygun olmadıkları, konferans salonu olarak döşenen bir alanda tavan ve zeminin su altında kaldığı ve demirbaşların zarar gördüğü tespitleri yapılmıştır.

TMY’nin 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrasının (g) bendi uyarınca, kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak görevi

Taşınır Kayıt Yetkililerine ait olup bu kişiler, ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikler nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu tutulmuşlardır.

Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’nci maddesinin beşinci fıkrasında taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı belirtilmektedir. 5’nci maddenin altıncı fıkrasında ise kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararının, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek gerçeğe uygun değer üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edileceği, ortak kullanım alanına tahsis edilen dayanıklı taşınırlarda meydana gelen kamu zararının ise zararın oluşmasında kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edileceği hükmüne yer verilmiştir.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği Hesap Planında yer alan 197 Sayım Noksanları Hesabı ve 397 Sayım Fazlaları Hesabı, stok sayımı sonucunda eksik/fazla olan varlıkların sebebi belirleninceye kadar geçici olarak kayda alınmasında kullanılan hesaplar olup Merkezde bulunan stok niteliğindeki mal ve malzemelerden kayıtlara göre eksik veya fazla olanların sayım komisyonu kurularak tespiti gerekmektedir.

İ-TKYS’de kayıtlı olmayan ve ambar olarak da tanımlanmayan ancak üzerinde müze tabelası olan kapalı bir alanda; 119 kalemden oluşan taşınır bulunduğu görülmüş olup bu taşınırların bir kısmının 1800’lü yıllardan kaldığı ifade edilmiştir. Söz konusu taşınırlar için işin uzmanlarından oluşan bir komisyon kurularak bu varlıkların kaydına esas nitelik, değer ve miktarların tespit edilmesi ve müzede sergilenecek iseler Müze Defteri tutulması gerekmektedir.

TMY’nin “Sayım fazlası taşınırların girişi” başlıklı 17’nci maddesinde; yapılan sayım sonucunda fazla bulunan taşınırların, Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlara alınacağı, sayım fazlası taşınırların giriş kaydedilmesinde; söz konusu taşınırla aynı nitelikte son bir yıl içinde girişi yapılan taşınır varsa bu değerin, aksi halde değer tespit komisyonu tarafından belirlenecek değerin esas alınacağı ifade edilmiştir.

J-Üniversite harcama birimlerinde tüketim malzemesi çıkışları 3 ayda bir muhasebeye bildirilmemekte, dolayısıyla yıl içinde tüketilen mal ve malzemeler muhasebede gözükmemektedir. Bu husus etkin bir satın alma ve stok yönetimini de imkânsız kılan unsurlardan biri olarak karşımıza çıkmaktadır.

TMY’nin 30'uncu maddesinin ikinci fıkrasında, kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği hüküm altına alınmıştır.

Sonuç olarak; Kamu İdaresinde stok ve taşınır mal yönetimi konusunda ciddi eksikliler bulunmakta olup tüketim mal ve malzemeleri ile dayanıklı taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetimi konusunda kurumsal bir çalışmanın başlatılması gerekmektedir. Bu haliyle 197 Sayım Noksanları Hesabı, 397 Sayım Fazlaları Hesabı, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı, 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı ve 255 Demirbaşlar Hesabı doğru ve güvenilir bilgi üretmemektedir.