Karar Künyesi
Ankara Üniversitesi Veterinerlik Fakültesi Döner Sermaye İşletmesinde yapılan incelemelerde; İşletmenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin harcama yetkilisinin yazılı oluru alınmadan ve piyasa fiyat araştırması yapılmadan alındığı, çoğu zaman bu alımlar tüketildikten aylar sonra resmi işlemlerin yapıldığı, yetkisiz ve konunun uzmanı olmayan memur ve diğer görevlilerce teslim evrakına imza atılarak mal veya hizmetin teslim alındığı, tüketilmiş mal ve hizmetler için muayene kabul komisyonları görevlendirildiği, diğer taraftan satın alma işlemleri tamamlanan malzemelerin tamamı tüketilmediği halde tüketilmiş gibi muhasebeye kayıt
yapıldığı görülmüştür.
Doğrudan temin yöntemindeki satın alma süreçleri itibarıyla yapılan uygulama aşağıda örneklerle gösterilmiştir:
İhtiyacın ortaya çıkması; Alıma konu ihtiyaç ilgili birim tarafından talep edildikten sonra harcama yetkilisinin onay vermesiyle satın alma sürecinin başlatılması gerekirken burada onay belgesi düzenlenmeden siparişler verilmekte ve mal teslim alınmaktadır. Sipariş verme yetkisinin kim tarafından kullanıldığı ise belge üzerinden tespit edilememektedir.
Harcama yetkilisi/İhale yetkilisinden alınan onay belgesinin düzenlenmesi; Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin 3’üncü maddesine göre, doğrudan temin suretiyle yapılacak alımlarda, alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usul, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisi (ihale yetkilisi) tarafından imzalanması gereken belge düzenlenmeden alım süreci bitirilmiş olmaktadır.
Harcama yetkilisi/İhale yetkilisince görevlendirme yapılması; Piyasa fiyat araştırması için yapılan görevlendirme, onay belgesi üzerine kayıt düşülerek yapılmakta, genel olarak üç kişi belirlenmektedir. Ancak mal teslim alınmış iken onay belgesindeki görevlilerin bu görevlerini fiilen yaptıkları sonucuna ulaşılamamaktadır.
Görevlendirilen kişi veya kişilerce piyasa fiyat araştırması yapılması; Piyasa fiyat araştırması tutanağı, doğrudan temin yöntemiyle ihale komisyonu kurulmadan yapılacak alımlarda, alımı yapmakla görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılan piyasa fiyat araştırması sonucunda alınan teklifleri ve uygun görülen fiyat ile yükleniciyi gösteren; söz konusu kişi veya kişilerce imzalanan tutanaktır. Piyasa fiyat araştırmasında teklifler yazılı veya sözlü olarak da alınabilmektedir. Ancak önceden fiilen teslim alınan mallar için düzenlenen Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağının gerek tarih gerekse içerdiği bilgiler açısından uygun olmadığı düşünülmektedir.
Görevlendirilen kişi veya kişilerce alımın gerçekleştirilmesi; Alımlar, daha önce verilen siparişle gerçekleşip fiilen teslim alındığından onay belgesinde adı geçenlerin bu alımları gerçekleştirme imkanı bulunmamaktadır.
Muayene kabul işlemlerinin yapılarak malın teslim alınması; Ödeme emri eklerinde muayene komisyon raporları yer almaktadır. Üç kişiden oluşan bu komisyonlar, hiç
görmedikleri, fiilen teslim almadıkları ve çoğu tükenen malları belge üzerinden muayene etmektedir. Aynı şekilde taşınır işlem fişlerini düzenleyen taşınır kayıt yetkilileri de alıma konu malları görmeden Döner Sermaye Mali Yönetim Sisteminde giriş ve çıkış işlemlerini gerçekleştirmektedir.
Ödemeye ilişkin belgelerin hazırlanarak muhasebe birimine gönderilmesi; Gerçekleştirme görevlisi tarafından düzenlenen ödeme emrinin ekinde yer alan belgelerin daha önce alımı yapılan mallara ait olduğu bilindiği halde bu belgelerin tamamı hiçbir itiraza konu edilmeden harcama yetkilisi tarafından imzalanmaktadır. Gerçekleştirme görevlisinin imzasını gören diğer görevliler de belge içeriklerini incelemeden yetkilerindeki işlemlere ait belgeleri doğrudan imzalamaktadır.
Muhasebe birimince tutarın hak sahibine ödenmesi; Bu şekilde düzenlenen ödeme emirleri saymanlıkça ödenmektedir.
Örnek 1: 23.02.2022 tarih ve 193 yevmiye numaralı ödeme emri ve eki belgeler ile alımı gerçekleştirilen toplam 113.382,00 TL tutarındaki; 12 kalem malzeme 15.09.2021 tarihli tutanakla, 42 kalem malzeme 08.10.2021 tarihli tutanakla isimsiz olarak, 15 kalem malzeme 18.11.2021 tarihli tutanakla Veteriner Sağlık Teknisyeni … tarafından, 1 kalem malzeme 22.11.2021 tarihli tutanakla … tarafından, 4 kalem malzeme 02.12.2021 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 20.12.2021 tarihli tutanakla … tarafından imzalanarak … Grup Medikal Bilgisayar İletişim İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketinden teslim alınmıştır. Teslim alınan bu malzemeler için Dekan Yardımcısı … tarafından tarihsiz ihtiyaç listesi düzenlenmiş, 03.01.2022 tarihli onay belgesiyle harcama yetkilisinden onay alınmış, 05.01.2022 tarihinde piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün siparişi verilmiştir. 07.01.2022 tarihinde Firma tarafından fatura düzenlenmiş, aynı gün üç kişiden oluşan muayene kabul komisyonu tarafından alımlar uygun bulunmuş, 09.02.2022 tarihinde de taşınır kayıt yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir.
Örnek 2: 23.05.2022 tarih ve 686 yevmiye numaralı ödeme emri ve eki belgeler ile alımı gerçekleştirilen toplam 215.092,00 TL tutarındaki; 29 kalem malzeme 21.01.2022 tarihli tutanakla Araştırma Görevlisi … tarafından, 5 kalem malzeme 24.01.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 01.02.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 17.02.2022 tarihli tutanakla Araştırma Görevlisi … tarafından, 14 kalem malzeme 17.02.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 01.03.2022 tarihli tutanakla … tarafından imzalanarak … Grup Medikal Bilgisayar İletişim İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited
Şirketinden teslim alınmıştır. Teslim alınan bu malzemeler için Dekan Yardımcısı … tarafından tarihsiz ihtiyaç listesi düzenlenmiş, 20.03.2022 tarihli onay belgesiyle harcama yetkilisinden onay alınmış, 31.03.2022 tarihinde piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün siparişi verilmiştir. 08.04.2022 tarihinde Firma tarafından fatura düzenlenmiş, aynı gün üç kişiden oluşan muayene kabul komisyonu tarafından alımlar uygun bulunmuş, 27.04.2022 tarihinde de taşınır kayıt yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir.
Örnek 3: 01.06.2022 tarih ve 736 yevmiye numaralı ödeme emri ve eki belgeler ile alımı gerçekleştirilen toplam 185.528,50 TL tutarındaki; 17 kalem malzeme 03.12.2021 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 23.12.2021 tarihli tutanakla … tarafından, 18 kalem malzeme 03.01.2022 tarihli tutanakla Tıbbi Malzeme Birimi tarafından, 13 kalem malzeme 11.01.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 13 kalem malzeme 20.01.2022 tarihli tutanakla … tarafından imzalanarak … Medikal İnşaat Turizm Tarım Hayvancılık Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinden teslim alınmıştır. Teslim alınan bu malzemeler için Dekan Yardımcısı … tarafından tarihsiz ihtiyaç listesi düzenlenmiş, 11.04.2022 tarihli onay belgesiyle harcama yetkilisinden onay alınmış, 13.04.2022 tarihinde piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün siparişi verilmiştir. 25.04.2022 tarihinde Firma tarafından fatura düzenlenmiş, aynı gün üç kişiden oluşan muayene kabul komisyonu tarafından alımlar uygun bulunmuş, 12.05.2022 tarihinde de taşınır kayıt yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir.
Örnek 4: 17.06.2022 tarih ve 865 yevmiye numaralı ödeme emri ve eki belgeler ile alımı gerçekleştirilen toplam 206.306,00 TL tutarındaki; 1 kalem malzeme 18.02.2022 tarihli tutanakla Hayvan Hastanesi İdari Amiri … tarafından, 1 kalem malzeme 21.02.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 61 kalem malzeme 01.03.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 2 kalem malzeme 15.03.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 15 kalem malzeme 08.04.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 6 kalem malzeme 11.04.2022 tarihli tutanakla Öğretim Görevlisi … tarafından, 8 kalem malzeme 22.04.2022 tarihli tutanakla … tarafından imzalanarak … Grup Medikal Bilgisayar İletişim İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketinden teslim alınmıştır. Teslim alınan bu malzemeler için Dekan Yardımcısı ... tarafından tarihsiz ihtiyaç listesi düzenlenmiş, 02.05.2022 tarihli onay belgesiyle harcama yetkilisinden onay alınmış, 04.05.2022 tarihinde piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün siparişi verilmiştir. 17.05.2022 tarihinde Firma tarafından fatura düzenlenmiş, aynı gün üç kişiden oluşan muayene kabul komisyonu tarafından alımlar uygun bulunmuş, 09.06.2022 tarihinde de taşınır kayıt yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir.
Örnek 5: 26.09.2022 tarih ve 1418 yevmiye numaralı ödeme emri ve eki belgeler ile alımı gerçekleştirilen toplam 227.807,02 TL tutarındaki; 32 kalem malzeme 01.03.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 30 kalem malzeme 02.03.2022 tarihli tutanakla Tıbbi Malzeme Birimi tarafından, 27 kalem malzeme 08:04.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 28.04.2022 tarihli tutanakla … tarafından imzalanarak … Medikal İnşaat Turizm Tarım Hayvancılık Tekstil Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinden teslim alınmıştır. Teslim alınan bu malzemeler için Dekan Yardımcısı … tarafından tarihsiz ihtiyaç listesi düzenlenmiş, 01.08.2022 tarihli onay belgesiyle harcama yetkilisinden onay alınmış, 03.08.2022 tarihinde piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün siparişi verilmiştir. 10.08.2022 tarihinde Firma tarafından fatura düzenlenmiş, aynı gün üç kişiden oluşan muayene kabul komisyonu tarafından alımlar uygun bulunmuş, 01.09.2022 tarihinde de taşınır kayıt yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir.
Örnek 6: 04.07.2022 tarih ve 961 yevmiye numaralı ödeme emri ve eki belgeler ile alımı gerçekleştirilen toplam 214.060,00 TL tutarındaki; 20 kalem malzeme 06.04.2022 tarihli tutanakla Doktor … tarafından, 1 kalem malzeme 13.05.2022 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 15.05.2022 tarihli tutanakla … tarafından imzalanarak … Grup Medikal Bilgisayar İletişim İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketinden teslim alınmıştır. Teslim alınan bu malzemeler için Dekan Yardımcısı … tarafından tarihsiz ihtiyaç listesi düzenlenmiş, 03.06.2022 tarihli onay belgesiyle harcama yetkilisinden onay alınmış, 03.06.2022 tarihinde piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün siparişi verilmiştir. 15.06.2022 tarihinde Firma tarafından fatura düzenlenmiş, aynı gün üç kişiden oluşan muayene kabul komisyonu tarafından alımlar uygun bulunmuş, 20.06.2022 tarihinde de taşınır kayıt yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir.
Örnek 7: 30.03.2022 tarih ve 405 yevmiye numaralı ödeme emri ve eki belgeler ile alımı gerçekleştirilen toplam 213.034,00 TL tutarındaki; 7 kalem malzeme 09.11.2021 tarihli tutanakla İç Hastalıkları Ana Bilim Dalı Başkanlığı tarafından, 15 kalem malzeme 01.12.2021 tarihli tutanakla Araştırma Görevlisi … tarafından, 39 kalem malzeme 02.12.2021 tarihli tutanakla Öğretim Görevlisi … tarafından, 5 kalem malzeme 15.12.2021 tarihli tutanakla … tarafından, 1 kalem malzeme 01.02.2022 tarihli tutanakla … tarafından imzalanarak … Grup Medikal Bilgisayar İletişim İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketinden teslim alınmıştır. Teslim alınan bu malzemeler için Dekan Yardımcısı … tarafından tarihsiz ihtiyaç listesi düzenlenmiş, 21.02.2022 tarihli onay belgesiyle harcama yetkilisinden onay alınmış, 23.02.2022 tarihinde piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün siparişi verilmiştir. 01.03.2022
tarihinde Firma tarafından fatura düzenlenmiş, aynı gün üç kişiden oluşan muayene kabul komisyonu tarafından alımlar uygun bulunmuş, 22.03.2022 tarihinde de taşınır kayıt yetkilisi tarafından Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir.
Satın alma işlemleri tamamlanan malzemelerin tamamı tüketilmediği halde tüketilmiş gibi muhasebeye kayıt yapılması;
Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 125’inci maddesine göre Stoklar hesap grubu, işletmenin satmak, üretimde kullanmak veya tüketmek amacıyla edindiği, ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, yan ürün, artık ve hurdalar gibi varlıklar ile bunlara ait karşılıkların izlenmesi için kullanılmaktadır.
Diğer taraftan; aynı Yönetmelik’in 126’ncı maddesinde “…satışı yapılana veya üretimde kullanılana kadar muhafaza edilmesi gereken ilk madde ve malzeme, mamul ve ticari mallar, muhasebe birimi işlemlerinde kullanılan bütün defter ve belgeler gibi varlıklar ambar konusunu oluşturur.
(9) Satın alınan ya da işletmede elde edilen her çeşit madde, malzeme ve ürün “Taşınır İşlem Fişi” ile ambara alınır.” düzenlemesi bulunmaktadır. Ancak İşletmede ambar bulunmadığı gibi taşınır işlem fişi düzenlenerek satın alma işlemleri tamamlanan malzemelerin tamamı tüketilmediği halde aynı gün veya ertesi gün tüketilmiş gibi taşınır işlem fişi düzenlenerek muhasebe kaydı yapılmaktadır. Çıkışı yapılan malzemelerin tüketimi esasen belli bir dönemi kapsamakta ve İşletmenin gelir getirici faaliyetlerine konu olmaları sebebiyle aynı zamanda bir gelir unsurunu da oluşturmaktadır.
Örnek 1: 14.04.2022 tarih ve 478 numaralı ödeme emri eki 04.04.2022 tarih 2022/107 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle giriş kaydı yapılan KDV hariç toplam 82.033,60 TL’lik malzemenin 04.04.2022 tarih ve 2022/108 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle çıkışı yapılmıştır.
Örnek 2: 11.04.2022 tarih ve 479 numaralı ödeme emri eki 01.04.2022 tarih 2022/103 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle giriş kaydı yapılan KDV hariç toplam 82.580,00 TL’lik malzemenin 01.04.2022 tarih ve 2022/104 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle çıkışı yapılmıştır.
Örnek 3: 04.07.2022 tarih ve 963 numaralı ödeme emri eki 21.06.2022 tarih 2022/220 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle giriş kaydı yapılan KDV hariç toplam 28.589,50 TL’lik malzemenin 21.06.2022 tarih ve 2022/221 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle çıkışı yapılmıştır.
Örnek 4: 14.03.2022 tarih ve 288 numaralı ödeme emri eki 21.02.2022 tarih 2022/27
numaralı Taşınır İşlem Fişiyle giriş kaydı yapılan KDV hariç toplam 143.120,50 TL’lik malzemenin 21.02.2022 tarih ve 2022/28 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle çıkışı yapılmıştır.
Örnek 5: 01.07.2022 tarih ve 944 numaralı ödeme emri eki 23.06.2022 tarih 2022/230 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle giriş kaydı yapılan KDV hariç toplam 92.740,00 TL’lik malzemenin 23.06.2022 tarih ve 2022/231 numaralı Taşınır İşlem Fişiyle çıkışı yapılmıştır.
Veterinerlik Fakültesi Döner Sermaye İşletmesinde; İşletmenin ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin harcama yetkilisinin yazılı oluru alınmadan, piyasa fiyat araştırması yapılmadan alınmaması, mal veya hizmeti yetkili ve konunun uzmanı memur ve diğer görevlilerin teslim alması, muayene kabul komisyonlarının görevlerini yerine getirmede mevzuat hükümlerine uyması, satın alma işlemleri tamamlanan malzemelerin tüketilmeden muhasebeden çıkış kaydı yapılmaması sağlanmalıdır.