İdarenin iş ve işlemlerinin incelenmesinde, bilişimle ilgili yazılım, donanım ve hizmet alımının başından itibaren bütünleşik olarak yapıldığı ve/veya ihale edildiği, ihalede açıklık, rekabet ve uygun fiyat imkânını sağlayacak şekilde koşulların oluşturulmadığı, bilişim hizmeti alımı işinde tercih edilen mal ve hizmet alımı politikası ve tercihleri nedeni ile İdarenin bir yazılım ve ona bağlı donanım uygulamalarına bağımlı hale geldiği görülmüştür.

İZSU 30.06.2005 tarihinde, bilişim sistemleri işini oldukça geniş bir çerçeve başlıkla ‘bilgi işlem hizmetlerinin sağlanması’ adı altında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22/c maddesinde yer alan “Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması” hükmü kapsamında 6 aylığına, aylık 868 ABD doları bedelle yükleniciye vermiş, ardından da yine aynı kapsam ve başlıkla aynı yükleniciye 42 aylığına açık ihale yöntemiyle 2.142.000 ABD doları karşılığı (yaklaşık aylık bilgi işlem hizmeti alım bedeli 51.000 ABD doları olmak üzere) ihale etmiştir.

2005 yılında ihale edilerek yürütülmeye başlanan bu süreç açık ihalelerin iptal edildiği dönemlerde 4734 sayılı Kanun’un 22’nci maddesinin (c) bendi hükmüne göre doğrudan temin yöntemiyle, ihalelerde iptal gerekçesi olmayan dönemlerde ise ihale kararına istinaden aynı firma ile yürütülmeye devam edilmiştir.

Tablo 9: Yıllar İtibariyle Bilişim Alımı ve Tutarları

S…S firmasının alt yüklenicisi olarak işe başlayan A…S firması, yukarıdaki tabloda da görüleceği üzere, (alt yüklenici olarak 29.05.2009 tarihinden) Bilişim Hizmetleri Temini ihalesini doğrudan temin ve açık ihale usulleriyle devam ettirmektedir. İdare tarafından son yapılan açık ihale 36 ay süreliğine 51.983.776,00 TL bedelle imzalanmış ve hizmet alımı devam etmektedir. Alımı yapılan iş kapsamına daha önceki yıllarda yapılan ihalelerde olduğu gibi tüm yazılım ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde çıkılmış ve ihale şartnamelerine 20 adet yazılım temini konulmuştur.

Tablo 10: İhalede İstenen Yazılımlar

İhalede istenen ve yukarıda verilen yazılım-modüllerinin 8 tanesi (1-2-3-9-13-18-19 ve 20 No.lu modüller) mevcut firmadan bakım ve ek lisans alımı yapılması gerektiren türde işler olup ihaleye katılacak olan firmalardan da bu hizmet istenmiştir.

Listede yer alan 12 tane yazılımın ise (4-5-6-7-8-10-11-12-14-15-16 ve 17 No.lu modüller) kaynak kodları idarede olduğu için ihaleyi alan firmadan bir destek ekibi ile bu yazılımların bakımının yapılması istenmektedir.

Bu yazılımların alımının bir arada ihale edilmesi, her halükarda aynı modüllerle çalışılmaya devam edilmesi arzusu, ihaleyi kim alırsa alsın, yazılımcı firmadan modülün satın alınmasına ve bir aracı karının daha fazladan idareye maliyet olarak yüklenmesi sonucunu doğurmaktadır. Ayrıca tercihin modül bazında belirlenmiş olması alternatif yazılımların teminini engellemekte ve rekabet ortadan kalktığı için belirli bir satıcı tarafından belirlenen yüksek maliyetli yazılım teminine sebebiyet verilmektedir.

İZSU, işlerin tamamını tek bir firma aracılığı ile gerçekleştirerek daha uyumlu ve sorunsuz bir çalışma alanı oluşturmaya çalışsa da, taahhüdü alan firmanın, alt yükleniciler kullandığı ve 12 kişilik destek personeli ile destek hizmeti verdiği düşünüldüğünde, bütünleşik ihale modellemesi seçilmemiş olsa da farklı modüllerin entegrasyonu ve işlerin yürütülmesinde yine o 12 kişilik destek ekibinin sunacağı hizmetle sağlandığı ve sağlanacağı açıktır.

İhale hizmet süresinin 36 aylık olması, farklı yazılımların aynı ihalede yer alması, destek hizmet personelinin de aynı ihale içinde olması ve bunların bir yeterlilik kriteri olarak belirtilmesi, bu alanda iş üreten teklif verebilecek firma ve modül sayısını sınırlamaktadır.

İhale işlem dosyası incelendiğinde ve daha önceki yıllar göz önünde bulundurulduğunda aynı firmanın gerek alt yüklenici olarak, gerekse de asıl yüklenici olarak 2009 yılından bu yana işi alıyor olması, ihale bedelinin oldukça yüksek olmasına rağmen ihaleye katılımcı sayısının düşük olması da göstermektedir ki; bütünleşik bilişim sistemi hizmeti alımı gibi bir tarifle torba bir “ürün/hizmet” alımına çıkılması açıklık ve rekabet açısından olumlu sonuçlar vermemektedir. İhale işlem dosyasına girmiş ihaleye katılmak isteyen firmaların şartnameye itirazlarında da bu husus açık bir şekilde görülmektedir.

İşin bütünleşik olarak ihaleye çıkılması, işin birim maliyetinin pahalıya mal olmasından başka, işin total maliyetinin yüksek olması, iş deneyim yeterlilik koşullarının da yüksek bedelli olması dolayısıyla ayrı ayrı uygun bedelle alınabilecek modüllere firmaların teklif vermesini engellemektedir.

Şöyle ki; işe ilişkin şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlilik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde ‘tek bir sözleşme’ kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

“b) İstekli tarafından teklif edilen bedelin %20 den az olmamak üzere, ihale konusu iş ve benzer işlere ait ‘tek sözleşmeye’ ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.” ifadeleri yer almaktadır.

Yazılım alanında faaliyet gösteren firmalar genelde belli bir alanda çalışmakta, ürünleri de çoğunlukla bir veya birkaç alanı kapsamaktadır. İhale süreci incelendiğinde de sektörün bu özelliği görülmekte, talep edilen temel modüller ihaleyi almış olan firma tarafından farklı alt yüklenicilerden tedarik edilmektedir.

Ayrıca İdare, bilişime dönük işlerin tamamını bir ihalede toplayıp teklif bedelinin yüksek olmasına neden olursa, daha sonra bunu ‘tek sözleşme’ şartına bağlarsa yukarıda da belirtildiği üzere, sektörün doğası gereği istekli sayısı neredeyse bir firmayla sınırlanmış olacaktır. Bundan başka bütün modüllerin uyumlu ve çalışır durumda olmasını 7 aylık bir iş teslim süresiyle sınırlarsa bir başka firmanın, mevcut ve işleyen sistemin mimarisine dahil olup gerekirse kendi muadil modüllerini entegre edip çalışır hale getirmesi birlikte değerlendirildiğinde, iş deneyimini bir başka açıdan bir kez daha sınırlamış olup mevcut müteahhit firmanın iş deneyimini (ki kurumda tam da bunları yapmakta olan firmayı) büyük ölçüde tarif etmiş, hiç değilse hali hazırdaki müteahhit firmayı rekabet edilemeyecek düzeyde avantajlı hale getirmiş olmaktadır. Bu da açıklık ve rekabeti bozacak diğer bir unsur olarak gözükmektedir.

Yine bilişim hizmetlerinde, benzer uygulama ve modüller olsa da her bir modül veya donanım unsuru birbirinden farklı olduğundan sağlıklı bir yaklaşık maliyet tespitine uygun olmaması durumu ile birlikte, geçmişe doğru bakıldığında mevcut firmanın 2009’dan beri (doğrudan ya da bir döneminde alt yüklenici olarak) işi yürütmekte olduğu da göz önünde bulundurulduğunda, adil ve rekabetçi bir ortam sağlanamadığından, mevcut firmanın, istediği teklif fiyatı vermesine, bilişim sisteminin bütüncül olarak son derece pahalıya mal olmasına neden olmaktadır.

Şöyle ki; İdarenin satın aldığı bu bütünleşik bilişim hizmetleri işi; sistem, donanım, yazılım ve entegrasyon unsurları çok kolay bir şekilde “muadil değerlendirmesi, modelleme ve kıyaslamaya” uygun olmamakla birlikte modül çeşitliliği, ara yüz kullanıcı sayısı, hizmet verdiği iş kalemleri açısından değerlendirildiğinde; daha büyük ve daha kapsamlı bir bütünleşik sisteme sahip olan bağlı olduğu İzmir Büyükşehir Belediyesi bilişim sisteminin işletilmesine ilişkin yıllık maliyetle karşılaştırıldığında İzmir Büyükşehir Belediyesi tarafından kullanılmakta olan ve kurumun kaynak kodlarına sahip olduğu belediye (ve belediye hastanesi dahil) bilgi yönetim sisteminde, birimler tüm işlemlerini ortak ve entegre bir yazılım üzerinden yürütmektedir. Belediyenin, bilgi yönetimi kapsamında 95 uygulama bulunmakta olup her uygulama birbiri ile entegre çalışmaktadır.

Örneğin (memur maaş ve özlük işlemleri, satınalma, muhasebe, gelir, bütçe, hemşehri iletişim, sosyal yardım, karar destek, AYKOME, taşınır mal kayıt işlemleri vb. gibi) Hastane Bilgi Yönetim kapsamında 40 uygulama olup birbirleri ile entegre çalışmaktadır.

Ayrıca Belediye ve Hastane Bilgi Yönetimi Sistemi dış kurumlar (KPS, Medulla, Banka) ve kurum içinde kullanılan diğer yazılımlar (Elektronik Belge Yönetim Sistemi, İzmir Akademi Eğitim Yazılımı vb.) ile entegre çalışmaktadır. Toplam kullanıcı sayısı 7539’dur.

Belediye Bilgi Yönetim Sistemi ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi belediye çalışanları ve hizmet alımı yolu ile I…A Yazılım Teknolojileri AŞ firması tarafından geliştirilmiş ve kaynak kodları ile satın alınmıştır.

Bu alım kapsamında; bakım, destek, geliştirme, veritabanı bakımı ve yedeklenmesi, entegrasyon, kurum bünyesinde destek verecek personel hizmeti de buna dahildir. Bu alım kapsamında 5 adet destek personeli kurum bünyesinde tam zamanlı çalışmaktadır.

İzmir Büyükşehir Belediyesi birimlerince (Eşrefpaşa Belediye Hastanesi dâhil) kullanılmakta olan yazılımlar için yazılım geliştirme ve destek hizmeti alımı için 2016 -2021 yılları arasında sadece 24.369.688,63 TL ödeme yapılmıştır.

İzmir Büyük Belediyesi, kent bilgi sistemi kapsamındaki ilçe belediye yazılımları bakım ve destek hizmeti alımı kapsamında 2016-2019 yılları arasında (ilçe belediyeleri ölçeğinde kullanılmak üzere, aşağı yukarı aynı modüller ve donanım unsurlarını satın almış ve hizmet yürütmüş karşılığında) 13.936.980,00 TL ödeme yapmıştır. (2006’dan bu yana ayrıca, 24.369.688,63 TL’ye ilaveten) İzmir Büyükşehir Belediyesince 12.748.055,54 TL sunucu alımı yapılmış olup bu işe İzmir Büyükşehir Belediyesince 37.117.744,17 TL harcanmıştır. Bu rakamın 12.748.055,54 TL’lik kısma 2006 yılından itibaren satın alınan donanım unsurlarının bedeli de dahildir.

Böyle bakıldığında; 2006 yılından gelen donanım bedellerinin dahil olması göz ardı edilse dahi, 2016-2021 (2021 yılı ilk dokuz ayı) yılları için çok daha fazla modül sayısı ve modüllerin alt kırılımları ve arayüz kullanıcı sayısı açısından Büyükşehir Belediyesi bütünleşik bilişim hizmetini 537.738,32 TL/aya mal ederken; İzmir Büyükşehir Belediyesine bağlı İZSU, çok daha az kullanıcı kapasitesi ile kullanılan, çok daha az modüllü (alt kırılmalarıyla birlikte) bütünleşik bilişim hizmetlerini çok daha yüksek maliyetle satın almakta ve kullanmaktadır. 2016-2021 yılları arasında (2021 yılı ilk 9 ayı hesaplamaya dâhil edilmiştir.) “Bütünleşik Bilişim Hizmetleri Alımı İşi” ne toplam 65.647.603,07 TL harcanmış olup aylık maliyeti

951.414,53 TL’dir. Nitekim İzmir Büyükşehir Belediyesinin kullandığı ve kaynak kodlarına sahip olduğu bu yazılım ve yöntemler ESHOT tarafından kullanılmakta, yine diğer şehirlerden ve şehir içinden birçok kurum İzmir Büyükşehir Belediyesi uygulamaları hakkında bilgi almak ve maliyetlerini düşürmek için sistemi tanıma amacıyla Belediye’ye girişimlerde bulunmaktadır. Büyükşehir Belediyesinin diğer bağlı idaresi olan İZSU’nun da aynı usulleri benimsemesi kurum bütçesine oldukça katkı sağlayacaktır.

Özetle; uyguladığı yaklaşık maliyet tespit yöntemi, donanım, modül ve insan kaynağı ile birlikte ihaleye çıkması, şartnamede “tek sözleşme” yeterlilik kriteri gibi zorlayıcı koşulların olması nedeni ile İzmir Büyükşehir Belediyesi bilişim hizmetini toplamda ortalama 537.738,32 TL/Ay’a mal ederken, “daha düşük kapasiteli ve kullanıcılı” aynı türden bir işi (Bütünleşik Bilişim Hizmetleri İşi’ni) İZSU 951.414,53 TL/Ay’a yani yaklaşık iki katına mal etmiştir.

Anılan gerekçelerle İdare tarafından bahse konu bilişim hizmetleri alımına ilişkin ihtiyaçlar ve kriterler doğru belirlenmeli, süreci olumsuz etkileyecek unsurlar gözden geçirilmeli, bütçe kaynaklarının etkin ve verimli kullanılması sağlanmalıdır.