Karar Künyesi
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin 1’inci fıkrasında;
“Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.” denilmektedir.
Aynı Maddenin 5’inci fıkrasında; “Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.” hükmü yer almaktadır.
Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları belirtilmiş olup, taşınır kayıt yetkililerine taşınırları ambar veya sahada muhafazası, kontrolü ve harcama yetkilisine hesap vermesi ile ilişkin başlıca görev ve sorumlulukları sayılmıştır.
Bu çerçevede Çatalca Belediyesi taşınır mal yönetimi ve kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
Taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişiye verilmesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde; “(1) Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Dış temsilciliklerde taşınır kayıt yetkilileri misyon şefleri tarafından görevlendirilir. Taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilebilir. Kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır
kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilir.
Taşınır kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirilir. Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisi tarafından yerine getirilir.
Taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.
… ” denilmektedir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükmünde taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevi aynı kişide birleştirilmeyeceği açıkça belirtilmiştir. Çatalca Belediyesinde her harcama birimi için bu şekilde görevlendirilmelerin yapıldığı ancak taşınır kayıt ve kontrol görevleri için bir kişinin görevlendirildiği görülmüştür.
Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisinin görevlendirilemediği durumlarda bu görevi harcama yetkilisinin yerine getirebileceği, ancak taşınır kayıt ve taşınır kontrol yetkilisi görevinin aynı kişide birleştirilemeyeceği mevzuatın amir hükmüdür. Bu nedenle, belirtilen görevlendirmelerin mevzuatına uygun yapılması gerekmektedir.
Dayanıklı taşınır listesinin düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesinin 5’inci fıkrasının (ç) bendinde; “Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B)
bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için düzenlenir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmez. Liste, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanır… ”
Aynı Yönetmelik’in 23’üncü maddesinin 5’inci fıkrasında; “Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir.” denilmektedir.
Personelin özel kullanımında olmayan, genelde ortak alanlarda olan veya oda, büro mobilyaları gibi taşınırlar için taşınır teslim belgesi düzenlenmez, bunlar için dayanıklı taşınır listesi düzenlenir.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde, İdare ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen dayanıklı taşınır listelerinin oluşturulmadığı anlaşılmıştır. Bu listenin düzenlenmemesi hangi taşınırın hangi mahalde bulunduğunu ve hangi birimin sorumluluğunda bulunduğunun tespitini güçleştirmektedir.
İdare ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Yönetmelik’te belirtilen dayanıklı taşınır listelerinin oluşturulması gerekmektedir.
Taşınır sicil numaralarının taşınırlar üzerinde yer almaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde;
“Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.
(2) (2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” denilmektedir.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; dayanıklı taşınırlara Yönetmelik’te belirtilen şekilde sicil numaralarının verildiği ancak bu sicil numaralarının yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle kalıcı olacak şekilde ilgili taşınırlar üzerinde yer almadığı tespit edilmiştir.
Yukarıdaki mevzuat hükmü ve açıklamalardan da anlaşılacağı üzere dayanıklı taşınırlar üzerinde sicil numaraları bulunmadığı takdirde, taşınır sayımları sağlıklı olarak yapılamayacak, dolayısıyla taşınır yönetim hesabı sağlıklı olarak verilemeyecektir. Dayanıklı taşınırlar defterinde kayıtlı olan ve harcama birimi taşınır yönetim hesabında yer alan bütün dayanıklı taşınırların sicil numaralarının, taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Tüketim malzemeleri defteri ve dayanıklı taşınır defterinin tutulmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 9’uncu maddesinde;
“ Taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre tutulacak defterler şunlardır.
Tüketim Malzemeleri Defteri (Örnek: 1): Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (A)
bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için kullanılır.
Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek: 2): Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların kayıtları için kullanılır. Her bir dayanıklı taşınıra ait giriş ve çıkış kayıtları ayrı yapılır………” denilmek suretiyle taşınırların özelliklerine göre tutulacak defterler sayılmıştır.
Bu defterlere yıl içerisinde satın alma veya başka suretle edinilen taşınırların giriş kayıtları, taşınırların özelliklerine göre tüketime veya kullanıma verilmeleri sebebiyle çıkış kayıtları yapılır. Dönem sonunda İdare ambarı ile oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların sayımı sonucunda tespit edilen miktarlar ile defter değerleri karşılaştırılır. Bu defterler elektronik ortamda da tutulabilmekte olup bu defterlerin şekilleri de Yönetmelik ekinde yer almaktadır.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; İdarenin tüketim malzemeleri ve dayanıklı taşınırlara ilişkin bu defterleri düzenlemedikleri tespit edilmiştir. Yukarıda yer verilen Mevzuat hükmü gereği bu defterlerin tutulması gerekmektedir.
Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağında taşınırın kayıttan düşme nedeninin ve bazı bilgilerin yer almaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 27’nci maddesinde; tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılacağı belirtilmektedir.
Yönetmelik’in 28’inci maddesinde ise ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından teknik olarak uygun görülen taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenleneceği belirtilmektedir.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; kayıttan düşülen taşınırlar için kayıttan düşme teklif ve onay tutanağının düzenlendiği, ancak bu taşınırların somut verilere dayalı olarak hangi nedenlerle kayıttan düşüldüğüne dair bilgilerin yer almadığı görülmüştür. Kayıttan
düşülen tüm taşınırlar için “eskimiş, kırılmış, kullanılmaz durumda olan ve ekonomik ömrünü tamamlayan taşınırlar…” gibi genel bir ifadenin kullanıldığı görülmüştür.
Ayrıca, kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı üzerinde kayıttan düşülen taşınırlardan ekonomik değeri bulunanların satışı veya ekonomik değeri bulunmayanların teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesi gibi taşınırların hangi şekilde değerlendirileceğine dair bir bilgi bulunmamaktadır.
Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri ve yapılan açıklamalar uyarınca kayıtta düşülen taşınırlar için kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı üzerinde taşınırın hangi sebepten dolayı kayıttan düşüldüğü ve taşınırın ne şekilde değerlendirileceğine dair bilgilere yer verilmesi gerekmektedir.
Kamu idaresi cevabında; "Taşınır Mal Yönetiminde Mevzuata aykırı uygulamalar yapılması,
a-) Taşınır Kontrol Yetkilisi ile Taşınır Kayıt Yetkilisi görevinin aynı kişiye verilmesi; Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 6'ncı maddesine istinaden Taşınır Kontrol Yetkilisi ile
Taşınır Kayıt Yetkilisi görevinin aynı kişide birleşmemesi gerekliliği, tüm birim müdürlüklerimize yazı ile bildirilmiş ve her birimimizde Taşınır Kontrol Yetkilisi ile Taşınır Kayıt Yetkilisi için ayrı kişiler görevlendirilmesi sağlanmıştır.
b-) Dayanıklı Taşınır listesinin düzenlenmemesi,
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 10'uncu maddesinin 5'inci fıkrasına istinaden Belediyemizin ortak kullanım alanlarına tahsis edilen dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi (örnek 8) düzenlenmiştir.
c-) Taşınır Sicil Numaralarının taşınırlar üzerinde yer almaması,
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 36'ncı maddesine istianeden; Belediyemizin dayanıklı Yönetmelik'e uygun olarak sicil numaraları verilmektedir. Tespit olunan bazı taşınır mallarımızda verilen taşınır sicil numaralarının kalıcı olacak şekilde yer almasının çalışmalarına ivedi bir şekilde başlanmış olup, en kısa sürede tamamlanacaktır.
d-) Tüketim Malzemeleri Defteri Dayanıklı Taşınır Defterinin tutulmaması,
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 9'uncu maddesinde belirtilen Tüketim Malzemeleri Defteri, Dayanıklı Taşınırlar Defteri' nin tutulması 2019 yılında sağlanacaktır.
e-) Kayıttan düşme teklif ve onay tutanağında taşınırın kayıttan düşme nedeninin ve bazı bilgilerin yer almaması,
Taşınır Mal Yönetmeliğinin 27 ve 28'inci maddesi istinaden Belediyemizce ekonomik ömrünü tamamlamış taşınmazlar için düzenlenen kayıttan düşme teklif ve onay tutanaklarına bundan böyle kayıttan düşme gerekliliğinin genel ifadelerle değil daha açık ve net olarak neden kayıttan düşüldüğü ve taşınırın ne şekilde değerlendirileceği ibarelerini içeren bilgilerinde yer almasına dikkat ve özen gösterilecektir.
Ayrıca 2019 yılında Taşınır Mal Yönetmeliği ile ilgili bulgularınız doğrultusunda Belediyemizce yapılan hatalı kayıt ve yanlışlarımızı düzeltmek bir daha tekrar etmesini engellemek için taşınır kontrol yetkililerimiz ve taşınır kayıt yetkililerimize bir eğitim verilmesi planlanmakta olup, en kısa sürede gerçekleştirilmesi sağlanacaktır." denilmektedir.
Sonuç olarak Başkanlığımıza gönderilen kamu idaresi cevabında; bulguda yer alan tespitlere yönelik çalışmaların Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde başlandığı ve tüm gerekenlerin yerine getirileceği belirtildiğinden bu aşamada önerilecek herhangi bir husus bulunmamaktadır.
Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.