Üniversite faaliyetlerinde kullanılmak üzere edinilen ve herhangi bir fiziksel varlığı bulunmayan kütüphane veri tabanı aboneliği ödemelerinin 260-Haklar Hesabında izlenmeyip doğrudan giderleştirildiği görülmüştür.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 260-Haklar hesabını düzenleyen “Hesabın niteliği” başlıklı 194’üncü maddesinde; Haklar hesabının, bedeli karşılığı edinilen hukuki tasarruflar ile belirli alanlarda tanınan kullanma ve yararlanma gibi hak ve yetkiler dolayısıyla yapılan ve ekonomik değer taşıyan harcamaların izlenmesi için kullanılacağı hüküm altına alınmıştır. Aynı Yönetmelik’in “Hesabın işleyişi” başlıklı 195’inci maddesinde ise Haklar hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtlarının nasıl yapılacağı belirtilmiştir.

Yukarıdaki mevzuat hükümlerine göre; veri tabanı abonelik ve diğer abonelik hizmetlerinin ve elektronik ortamda lisans hakkı satın alınan kitap bedelleri vb. harcamalar için 260-Haklar Hesabı kullanılmalı ve söz konusu harcamalar 260-Haklar Hesabının borcuna kaydedilmelidir.

Yapılan incelemede, Kurum tarafından ödemesi yapılan toplam 1.132.003,80 TL tutarındaki veri tabanı aboneliği, video konferans sistemi lisansı ve otomatik ödünç iade istasyon yazılımı harcamalarının 260-Haklar Hesabı yerine hatalı olarak 630-Giderler Hesabında muhasebeleştirildiği tespit edilmiştir.

Söz konusu harcamaların gider olarak muhasebeleştirilmesi sonucunda, Üniversitenin mali tablolarında toplam 1.132.003,80 TL tutarında hataya sebebiyet verilmiştir.

Sonuç olarak kamu idaresi tarafından bundan sonraki veri tabanı aboneliği, lisans ve yazılım harcamalarında 630-Giderler Hesabı yerine 260-Haklar Hesabının kullanılacağı ifade edilse de yapılan hatalı uygulamaların 2021 yılı mali tablolarına etkisi değişmemiştir. Dolayısı ile Üniversite faaliyetlerinde kullanılmak üzere edinilen ve herhangi bir fiziksel varlığı bulunmayan veri tabanı aboneliği, çeşitli lisans ve yazılım gibi değerlerin 260-Haklar Hesabında muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.