Kurum kayıt ve işlemlerinde yapılan incelemelerde mal ve hizmet alım ihalelerindeki yaklaşık maliyetlerin gerçekçi olarak tespit edilmediği, ihaleyi kazanan firmalardan aynı zamanda yaklaşık maliyet belirleme aşamasında da teklif alındığı, aynı firmanın yaklaşık maliyet belirlenirken verdiği teklifin ihalede verdiği tekliften daha yüksek olduğu ve bu sebeple yaklaşık maliyetin belirlenmesinde hataya sebebiyet verildiği görülmüştür.

Yaklaşık maliyet, İhale onay belgesi düzenlenmeden önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak, Katma Değer Vergisi (KDV) hariç olmak üzere hesaplanan ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilen, ihale konusu işin öngörülen bedelini ifade etmektedir. 4734 Sayılı İhale Kanunu’nun üzerine kurulduğu bu kavram ihale sürecini başından sonuna kadar etkilemektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 9’uncu maddesinde; “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” denilmektedir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler, yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespiti ve güncellenmesi detaylı olarak açıklanmıştır.

Yönetmelik’in “Yaklaşık Maliyetin Hesaplanması” başlıklı 8’inci maddesinde;

1. İdare yaklaşık maliyetin hesaplanmasında; alım konusu malın niteliğini, miktarını,

   
   

   teslim süresini, nakliyesini, sigortasını ve diğer özel şartlarını belirterek KDV hariç fiyat bildirilmesini ister. Ancak, idare, gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerini ve proforma faturaları değerlendirmeye almaz.

2. Yaklaşık maliyetin hesaplanmasında kullanılan her tür bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verilir. Değerlendirmeye alınmayan fiyat bildirimleri ile proforma faturaların değerlendirmeye alınmama gerekçeleri de hesap cetvelinde belirtilir.

3. İdare, alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, aşağıdaki (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentleri çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplar:

   1. İdare, alım konusu malın özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.

   2. İdare, piyasada alım konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de fiyat bildirimi veya proforma fatura isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.

   3. İdare, alım konusu mala ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğlerinde yer alan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Bu fiyatlarda KDV veya farklı nitelikte giderler bulunması durumunda bu giderler fiyatlardan indirilerek yaklaşık maliyet hesaplanır.

      ç) (Değişik cümle:RG-7/6/2014-29023) İdare, alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış ise bu alımlarda ortaya çıkan sözleşme bedelleri, endeks veya Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan ilgili endekslerden uygun olanı kullanmak suretiyle güncelleyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Döviz ile yapılmış olan alımlarda ise Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru veya çapraz kur üzerinden fiyatlar güncellenerek yaklaşık maliyet hesaplanabilir.

   4. İdare, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarında yayımlanan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.” denilmektedir.

Yine Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde de benzer hükümlere yer verilmiştir.

Yukarıda belirtildiği üzere yaklaşık maliyet belirleme usullerinin seçilmesinde herhangi bir öncelik sıralamasına yer verilmemiştir. Bu sebeple kamu idaresi ihale konusu işi oluşturan iş için piyasadan elde edilecek fiyat tekliflerinin aritmetik ortalaması alınmak suretiyle yaklaşık maliyeti belirlemektedir.

Ancak yapılan tespitlerde bazı mal ve hizmet alım ihalelerinde ihaleye teklif veren ve ihaleyi kazanan firmalardan yaklaşık maliyet tespitinde de teklif alındığı ve firmanın vermiş olduğu iki teklifin birbiriyle uyumlu olmadığı görülmüştür. Yani firmalar yaklaşık maliyete esas olarak verdikleri tekliflerinde ihalenin aslına verdiği tekliflere nazaran daha yüksek tutarları belirleyerek yaklaşık maliyetin hatalı hesaplanmasına sebebiyet vermişlerdir.

Oysa ihale uygulama yönetmeliklerinde idarenin gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerinin değerlendirmeye alınmayacağı ifade edilmiştir. Mevzuat hükmünde “almayabilir” gibi bir ifade kullanarak idareye bu noktada takdir yetkisi bırakmak yerine, “değerlendirmeye almaz” diyerek kesin bir dille gerçekçi olmayan tekliflerin değerlendirilme dışına bırakılması gerektiğini belirtmiştir.

Yine idarenin, alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, aynı fıkranın (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentleri çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplayabileceğini belirterek birden fazla yaklaşık maliyet hesaplama yöntemi belirlemiştir.

Kamu idarelerinin ihtiyaçları düşünüldüğünde genellikle benzer nitelikte olan bu ihtiyaçlar için kamu kurum ve kuruluşlarınca işin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar, ihaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer işlerdeki fiyatlar veya ilgili odalarca belirlenmiş fiyatların kullanılması yaklaşık maliyetin doğru ve güvenilir bir şekilde hesaplanmasına yardımcı olacaktır.

İhale sürecinin temel dinamiği olan yaklaşık maliyet kamu idarelerinin ihtiyaçlarının temininde maliyetin doğru ve güvenilir bir şekilde belirlenmesinde yapılacak bir sağlamadır. Bu nedenle yaklaşık maliyetin tespitinde hatalı uygulamaların önüne geçilmesi gerekmektedir.