Belediyenin mevzuat hükümlerince tutmakla yükümlü bulunduğu taşınmazlara ilişkin formlardan, tapuya kayıtlı olmayan taşınmazlar için düzenlenmesi gereken Tapuda Kayıtlı Olmayan Taşınmazlar Formu’nu ve Taşınmaz İcmal Cetvelinin hiç düzenlemediği, irtifak hakkı tesisi, tahsis, kiralama, kullanma izni verilmesi gibi yollarla kullanım hakkı kendilerine verilen taşınmazlar için düzenlenmesi gereken Sınırlı Aynî Haklar ile Kişisel Haklar ve Tahsis Formu’nu ise hatalı düzenlediği görülmüştür.

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik’in “Taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleriyle ilgili görev, yetki ve sorumluluklar” başlıklı 6’ncı maddesinde; taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleri ile görevli birim ve personelin, kayıtların mevzuata uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını ve bu kayıtlara ilişkin bilgisayar programı, defter ve belgelerin denetime hazır şekilde muhafaza edilmesini sağlamakla, yükümlü olduğu belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Kayıt şekli” başlıklı 7’nci maddesinde; kamu idarelerinin; tapu kütüğünde kayıtlı olmayan ve Ek 1’deki Kayıt Planının “Tapuda Kayıtlı Olmayan Taşınmazlar” başlığı altında yer alan taşınmazlardan sadece ekonomik olarak değerlendirmeye konu olanlar ile kamusal ihtiyaçlarda kullanılanların kaydını Ek 3’teki Tapuda Kayıtlı Olmayan Taşınmazlar Formu’nda; Tapu kütüğünde üçüncü kişiler adına tescilli veya diğer kamu idarelerinin yönetiminde olmakla birlikte irtifak hakkı tesisi, tahsis, kiralama, kullanma izni verilmesi gibi yollarla kullanım hakkı kendilerine verilen taşınmazların kaydını Ek 6’daki “Sınırlı Aynî Haklar ile Kişisel Haklar ve Tahsis Formu’nda” yer alan bilgileri içerecek şekilde bilgisayarda veya deftere yazarak kaydını tutmaları gerektiği belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, Belediyenin tapuda kayıtlı olmayan taşınmazlar için mevzuat hükümlerince tutmakla yükümlü bulunduğu Tapuda Kayıtlı Olmayan Taşınmazlar Formu’nu ve Taşınmaz İcmal Cetveli’ni hiç düzenlemediği, tapu kütüğünde üçüncü kişiler adına tescilli veya diğer kamu idarelerinin yönetiminde olmakla birlikte irtifak hakkı tesisi, tahsis, kiralama, kullanma izni verilmesi gibi yollarla kullanım hakkı kendilerine verilen taşınmazlar için ise düzenlenen Sınırlı Aynî Haklar ile Kişisel Haklar ve Tahsis Formu’nun eksik ve dolayısıyla hatalı bilgi içerdiği tespit edilmiştir.

Kamu idaresi cevabında, tüm taşınmazların yazılım programına aktarılması çalışmasının 2024 yılı içerisinde tamamlanacağını ve bulgu konusu hususun yerine getirileceğini belirtmiştir.

Sonuç olarak, kayıtların mevzuata uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını ve bu kayıtlara ilişkin bilgisayar programı, defter ve belgelerin denetime hazır şekilde muhafaza edilmesini sağlamak amacıyla eksiksiz ve mevzuata uygun hale getirilmesi gerekmektedir.