Karar Künyesi
Büyükşehir Belediyesindeki bazı mal alımı ihalelerinde hazırlanan yaklaşık maliyet iş kalemi miktarlarında mevzutata aykırılıklar olduğu tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Yaklaşık Maliyet” başlıklı 9 uncu maddesinde; “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü
fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” Denilmektedir.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyetin belirlenmesi” başlıklı 7 nci maddesinde;
“İdarelerce ihtiyaç duyulan malların en uygun fiyatla temin edilebilmesi, tedarik edilecek malın bedelinin doğru tahmin edilmesindeki isabet derecesine bağlıdır. Bu nedenle idareler maliyet tespiti yaparken aşağıdaki hususlara uyarlar:
İdareler, yaklaşık maliyeti tespit ederken geniş kapsamlı araştırma yaparlar. Tedarik
edilecek malın özelliğine göre valilik, belediye, ticaret odası, sanayi odası, meslek odaları, üretim ve satış yapan kamu kurum ve kuruluşları ile borsa ve özel sektör kuruluşlarından fiyat isteyebilecekleri gibi, piyasada ihale konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de proforma fatura isteyebilirler. Bu durumda yazılarda fiyatı etkileyebilecek;
-Malın cinsi, sınıfı, miktarı,
-Teslim süresi,
-Teslim edilecek parti miktarları,
-Nakliye,
-Sigorta,
-Diğer özel şartlar,
gibi unsurlar belirtilir. Ayrıca, varsa uyulması gereken standart ile kısa teknik özelliklerin belirtilmesi veya teknik şartnamenin eklenmesi suretiyle katma değer vergisi hariç olmak üzere fiyat bildirilmesi istenir...” denilmektedir.
Yapılan incelemede, ihale edilen mal alımı işlerinde, "20-50 gram çikolata alımı (adet- paket), 200-300 gram kurabiye alımı (adet-paket)" kalemleri gibi birçok mal kalemi bulunduğu görülmüştür. Görüleceği üzere, 20 ile 50 gram arasında tam %150 oranında, 200 ile 300 gram arasında da %50 oranında miktar farkları bulunmaktadır. Fiyatlar adet üzerinden teklif edilmiş olup, teslim edilen ürünlere bakıldığında çikolata 20 gram, kurabiye 200 gram olarak teslim edildiği görülmüştür. Yani yüklenici söz konusu mal kalemlerindeki en düşük miktarlarda teslimi gerçekleştirmiştir. Adet bazlı ürünlerde bu kadar yüksek marjlı gramaj belirlenmesi işin doğasına aykırıdır. Esasen adet olarak alınacak ürünlerin gramajının (miktarının) net olarak belirlenmiş olması gerekmektedir. Bu şekilde miktarlarında yüksek oranda farklılıklar içerecek şekilde yaklaşık maliyet belirlenmesi, mevzuata aykırı olmakla beraber, ayrıca kamunun zarara uğratılmasına da sebebiyet vermektedir.
Buna göre yaklaşık maliyet miktarlarının mevzuata uygun şekilde gerçekçi, doğru ve özenli bir şekilde hazırlanması gerektiği düşünülmektedir. Gerçekçi şekilde hazırlanmış yaklaşık maliyet miktarları, mal alımlarının daha ekonomik ve verimli bir şekilde tamamlanması sonucu doğuracağından mali tabloları olumlu yönde değiştirecektir.
Kamu idaresi cevabında; "Fenilketonüri ve Çölyak hastalarına dağıtılmak üzere yapılan Düşük Proteinli ve Glütensiz Gıda Maddeleri Alımı Teknik Şartnamelerinin hazırlanması aşamasında, ürün tercihleri yapılırken, hastaların ihtiyaç ve tercihleri ile uzman hekim ve diyetisyenlerin tercihleri baz alınmıştır. Öncelikle hedef kitlenin hasta grubu olduğu bilinci ve hassasiyeti ile hareket etmektedir. Bu hasta gruplarına hitap eden firma ve ürünler
araştırılmış, bunlar fiyat, miadı, ambalaj tipi, saklama koşulları açısından değerlendirilmiş, kısıtlı sayıdaki firma ve ürün seçeneklerinin tamamının satın alma sürecine katılabilmesine uygun şartnameler hazırlanarak, ihale sürecine girilmiştir.
İki ayrı hasta grubuna hitap eden ürünler için yapılan bu ihale, mevzuata bağlı kalmak koşulu ile kendine has etkenler içermektedir; Piyasada sınırlı çeşitte bulunan bu ürünlerin bazıları ithal ürün, bazıları ise yerli üretim olduğundan, bunların daha düşük fiyatla daha fazla miktarda alınabilmesi için bazı kalemlerde gramaj aralıkları belirlenmiştir. Sabit bir gramaj belirlendiğinde, gramajları farklı, fakat aynı çeşit yerli/ithal ürüne sahip firmalar ihale dışı kalacağından, hem itiraza hem de haksız rekabete sebep olacaktır. Toplamda 38 kalem ürünün piyasada 250/500/1000 gr'lık ambalajları olan, toplam 12 kalem için "kg" bazında talep yapılırken, piyasada ambalaj ağırlıkları çok değişken ve kısıtlı olan, atıştırmalık tabir edilen, hasta çocuklar tarafından çok talep edilen kalemlerde gramaj aralığı belirtilerek, adet-paket şeklinde talep yapılmıştır. Ürünler bir koli içinde belli sayıdaki hastalara dağıtıldığından, alınan miktarların bölünebilir olması, kolilerde eşit ağırlıkta ya da sayıda ürünün yer alması gerekmektedir. Piyasada hem 210 gr'lık hem de 300 gr'lık aynı özellikte kurabiye/bisküvi bulunduğundan, tek bir markayı hedef göstermemek, ihaleyi rekabete açık hale getirmek amacıyla, her iki ürünü de kapsayacak şekilde bir düzenlemeye gidilmiştir. Kaldı ki, bu hasta grubuna hitap eden ürünler hem yerli hem ithal olduğundan, fiyat yelpazesi açık ürünlerdir.
Bir kalem için ithal marka ile yerli marka arasında çok önemli bir fiyat farkı olabilmekte, bu firmalardan yerli olanların daha ağır gramajları, ithal olanların daha hafif gramajlarından bile daha ucuz olmaktadır. Örneğin: 2018'de piyasada mevcut ürünlerden, glutensiz tatlı kurabiye kategorisinde yer alan Schar marka ithal 100 gr'lık tatlı bisküvi 15,9 TL/adet iken, Mina firmasına ait 200 gr'lık tatlı kurabiye 10,50 TL/adet tutarındadır. Yerli üretim yapan firmalarda da kar marjları farklı olabilmekte, daha fazla gramajlı ambalajlar daha düşük ücretle satılabilmektedir. Nitekim ilgili yılda yapılan ihalede, 9. kalem glutensiz tarhana 80-150 gr için, 80. gr'lık tarhanaya 6,75 TL/adet fiyatı veren Be-smart firması değil, 150 gr'lık tarhanaya 5,6 TL/adet teklif veren Mina firması o kalemde ihaleyi kazanmıştır. Gramaj aralığı verilerek piyasadaki tüm firmaların o kalemde fiyat vermesi sağlandığında, en fazla miktarda ürünü en düşük fiyata almak mümkün olmakta, böylece kamu yararı oluşmaktadır. Ayrıca, sadece ithal kalem gramajı ile ihaleye çıkıldığında, ithalat sürecinde aksaklık yaşanabilmekte ve bu kalem ihale dışı kalabilmektedir. Aynı şekilde yerli ürün gramajıyla ihaleye çıkıldığında, yerli üretim hammadde sıkıntısı ile sekteye uğradığında ya da bu tür ürünlerin üretilmesi özel teknolojiler gerektirdiğinden, proseste yaşanabilecek problemler yüzünden ürün Teknik
Şartnameye uygun olarak üretilmediğinde, o kalem ihale dışı kalabilmektedir. Bu durumun şekillendiği kalem sayısına bağlı olarak, ya yeniden ihaleye çıkılması gerekmekte ya da koli boş kalmakta, hedeflenen sosyal hizmet olması gereken şekilde yerine getirilememektedir. Henüz yerli üretimin yeni yeni oluştuğu bu özel ürün grubunda firmalar ürün portföyüne her geçen gün yenilerini eklemekte, ihale hazırlığı sırasında piyasada olmayan bir ürün, birkaç ay içinde piyasaya çıkabilmekte; ürün ithal rakibi ile karşılaştırıldığında çok düşük ücretli olabilmektedir. Teknik Şartnamedeki ürünlerin gramaj aralıkları belirlenirken, piyasaya çıkması muhtemel ürünlerin gramajları da baz alınmış, bu ürünlerin ihaleye yetişmesi durumunda, çok daha düşük fiyatla ürün alınması dolayısıyla kamu yararı hedeflenmiştir.
Ayrıca mal alımı ihalelerinde yaklaşık maliyet miktarlarının tespitine ilişkin 10.05.2019 tarih ve 110452 sayılı yazı ile bulgudaki önerileriniz tüm birimlere duyurulmuştur" denilmiştir.
Sonuç olarak İdare tarafından verilen cevapta bulguya konu edilen hususla ilgili olarak özetle, kamu yararı gözetildiği açıklanmıştır. Ancak bulguda belirttiğimiz hususlar kamu yararından ziyade kamu zararına sebebiyet verebilir. Adet olarak alınacak ürünlerin gramajının (miktarının) net olarak belirlenmiş olması gerekmektedir. Yaklaşık maliyet miktarlarının özenle belirlenmesi gerekmektedir. Ayrıca bulguda vurgulanan hususların tüm birimlere bildirildiği belirtilmiştir. Konu ile ilgili süreç takip edilecektir.