“Avcılar İlçesinde AFAD Tarafından Bildirilen Hasarlı Yapıların Hak Sahipleri Görüşmelerinin Yapılması, Uzlaşma Yoluyla İkna Edilerek Teknik ve Hukuki Süreçlerde Bilgilendirilmesi Hizmet Alımı” işi doğrudan temin usulü ile İdarenin şirketine yaptırılmış, işe ait teknik şartname ve sözleşme hükümlerinin uygulanmasında İdarenin aleyhine uygulamaların yapıldığı görülmüştür.

İdare ile İdare şirketi arasında söz konusu hizmet alımına ilişkin 29.04.2021 tarihinde 115.500,00 TL bedelinde sözleşme imzalanmıştır. İşin teknik şartnamesinde ve yürütülmesi aşamasında İdarenin aleyhine olan hatalı uygulamalara aşağıda başlıklar halinde yer verilmiştir:

1. Sözleşmede Belirtilen İş Kalemlerinin Eksik Yerine Getirilmesine Rağmen Sözleşme Bedelinin Tamamının Ödenmesi

   İşe ait Özel Teknik Şartname’nin “Hizmetin Süresi ve Ödeme Şekli” başlıklı 4’üncü maddesinin, 4.3 numaralı alt bendinde yer alan “İş Kalemleri ve Pursantaj Cetveli” tablosuna aşağıda yer verilmiştir:

   
   

   Tablo 8:İş kalemleri Pursantaj Cetveli

   Sıra No	İş Kalemleri	Yüzde (%)
   1	86 parselin hak sahipleri ile yapılacak görüşmeler için hak sahiplerinin güncel iletişim ve adres (TCKN, Ad-Soyad, Parsel Dağılımı) bilgilerinin bulunduğu icmal listesinin hazırlanması	20
   2	Parsellerin sahada ziyaret edilmesi ve varsa parselde oturan hak sahiplerine süreç ile ilgili yerinde bilgi verilmesi, parselde ikamet etmeyen hak sahipleri ile telefon görüşmelerinin yapılması, telefon görüşmesi gerçekleştirilemeyen veya davet teklifine olumlu yanıt vermeyen hak sahiplerine SMS veya Elektronik Posta kanalları ile bilgilendirme yapılması ve hazırlanan anket formunun doldurulması.(Tüm sürecin kayıtları ile teslim edilmesi)	30
   3	Gelen vatandaşlara Kentsel Dönüşüm Yasası hakkında detaylı bilgi verilmesi, ayrıca telefonla arayanlara da bilgi verilmesi, görüşme bitiminden sonra ayrıca bilgi almak isteyen vatandaşlara istenildiği kadar bilgilendirme sunumu yapılması ve varsa uzlaşma görüşmelerine ait kayıtların İDARE’ye sunulması.	30
   4	Her bir parsel için hazırlanan dosyaların arşivlenerek, Yüklenicinin hazırlayacağı iş özeti raporuyla birlikte İdareye teslim edilmesi.	20
   TOPLAM	100

   
   

   Özel Teknik Şartname’nin “İşin Bedelinin Ödenmesi” başlıklı 4.2’nci maddesinde ise;

   
   

   “4.3. deki İş Kalemleri Pursantaj Cetvelindeki kalemlerinin bitirilip idareye teslimi ile her iş kaleminin %(yüzde) oranınca hakediş ödemesi yapılacaktır.” ifadesi yer almaktadır.

   Yukarıda yer alan ifadeler birlikte değerlendirildiğinde; “İş Kalemleri ve Pursantaj Cetveli”nde yer alan iş kalemleri bitirilip İdareye teslim edildikçe her iş kalemine ait ödemenin yüzde olarak yapılacağı anlaşılmaktadır.

   Aynı Şartname’nin “Yapılacak İşler ve Uyulacak Esaslar” başlıklı 2.1’inci maddesinin, “Teslim Formatı” başlıklı 2.1.3 numaralı alt maddesi aşağıdaki gibidir:

   “ Her bir parsel için ayrı bir dosya hazırlanacaktır. Bu dosya içerisinde;

   
   

   1. Hak sahiplerinin güncel iletişim ve adres (TCKN, Ad-Soyad, Parsel Hisse Dağılımı) bilgilerinin bulunduğu icmal listesi,

   2. Saha görüşme tutanakları (Görüşme yapılamaması halinde görüşme yapılamadığına dair tutanak),

   3. Sahada çekilen parsel fotoğrafları,

   4. Süreç ile ilgili davet edilen hak sahipleri ile yapılan görüşmelerin hak sahibi tarafından imzalanan görüşme tutanakları,

   5. Hak sahipleri ile telefonda yapılan görüşmelerin gününü, saatini, arayan kişiyi, aranan ya da aranılan numaraları belirten liste,

   6. Telefon görüşmesi gerçekleştirilemeyen veya davet teklifine olumlu yanıt vermeyen hak sahiplerine iletilen SMS metni, SMS okundu belgeleri ve hak sahiplerine iletilerek doldurtulan anket formlarının çıktıları,

   7. Varsa yapılan uzlaşı görüşmeleri ile ilgili tüm görüşmelerin tutanakları,”.

   Yukarıda yer verilen “İş Kalemleri ve Pursantaj Cetveli” tablosunda belirtilen iş kalemlerinin nasıl ve ne şekilde idareye teslim edileceği aynı Şartname’nin “Yapılacak İşler ve Uyulacak Esaslar” başlıklı maddesinde belirtilmiştir. Dolayısıyla yüklenici söz konusu iş kalemlerini yaparken ilgili şartname maddesinde belirtilen şekilde eksiksiz olarak yapıp İdareye teslim etmekle yükümlüdür. Bununla birlikte sözleşme başında planlanıp daha sonradan söz konusu işin herhangi bir nedenle yapılamayacağının anlaşılması durumunda ise iş eksilişi yapılarak ilgili kaleme ait ödemenin yapılmaması gerekmektedir.

   Yapılan incelemede, “Avcılar İlçesinde AFAD Tarafından Bildirilen Hasarlı Yapıların Hak Sahipleri Görüşmelerinin Yapılması, Uzlaşma Yoluyla İkna Edilerek Teknik ve Hukuki Süreçlerde Bilgilendirilmesi Hizmet Alımı” işine ait özel teknik şartnamede belirtilen bazı iş kalemlerinin eksik yapılmış olmasına rağmen sözleşme bedelinin tamamının ödendiği tespit edilmiştir. Söz konusu iş kapsamında eksik yapılan işler aşağıda yer almaktadır;

   1. 86 parsel üzerinden sözleşme bedeli belirlenmiş olmasına rağmen, sözleşme uygulama aşamasında 1 adet mükerrer kayıt bulunduğu ve bu mükerrer kayda rağmen sözleşme bedelinde herhangi bir eksiliş yapılmamıştır.

   2. 85 parsel üzerinde hak sahibi olarak toplam 1.143 kişi tespit edildiği ve bu hak sahipleri arasından sadece 78 hak sahibi ile yüz yüze görüşme yapıldığı belirtilmiş ise de bu görüşmeler saha görüşme tutanağına bağlanmamış, ayrıca yapılmayan görüşmelere ilişkin

      
      

      “Teslim Formatı”nda belirtilen “Görüşme yapılamaması halinde görüşme yapılamadığına dair tutanak” düzenlenmemiştir.

   3. Toplam 1.143 hak sahibinden 712 hak sahibinin telefon numarası tespit edilmiş, 366 hak sahibi ile telefon görüşmesi yapılmış, ancak telefon görüşmesi yapılmayan 268 hak sahibiyle ilgili herhangi bir SMS veya Elektronik Posta kanallarıyla bilgilendirme yapıldığına (İş Kalemleri ve Pursantaj Cetveli tablosundaki ikinci iş kalemine istinaden) dair bir kayıt İdareye sunulmamıştır.

   4. Teslim formatında belirtilen “Hak sahipleri ile telefonda yapılan görüşmelerin gününü, saatini, arayan kişiyi, aranan ya da aranılan numaraları belirten liste” maddesine ilişkin arayan kişilerle ilgili herhangi bir bilgi İdareye verilmemiştir.

   Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; mükerrer parselin yazılması anahtar teslim ihalede herhangi bir fazla ödemeye sebep olmadığı, mükerrer parselin listeye sehven eklendiği, her parsel için görüşme izlenim formu oluşturulduğu, görüşme yapılmaması durumunda da görüşme yapılamayan malik ile ilgili rapor oluşturulduğu, hak sahipleri ile yapılan telefon görüşmelerinde bilgilendirme yapıldığı, telefon görüşmesi yapılamayan hak sahiplerinin komşularına ve/veya apartman yöneticisi vb. kişilere mesai saatlerinde birebir yüz yüze bilgilendirme yapılacağının bildirildiği, telefon görüşmelerinin yüklenici firma çalışanları ve yöneticileri tarafından yapıldığı, telefon görüşmelerinin kayıtlarını içeren dokümanın dosyada yer aldığı ifade edilmiştir.

   İdare, mükerrer parsel yazılmasının anahtar teslim işte herhangi bir fazla ödemeye sebep olmadığını ifade etse de, buna katılmak mümkün değildir. İdare ile İdare şirketi arasında 29.04.2021 tarihinde imzalanan sözleşmenin türü anahtar teslimi götürü bedeldir. Sözleşme’nin eki olan Özel Teknik Şartname’de söz konusu iş kalemlerine karşılık ödemenin şartları belirtilmiştir. Özel Teknik Şartname’nin “İşin Bedelinin Ödenmesi” başlıklı 4.2’nci maddesinde; “4.3’deki İş kalemleri Pursantaj cetvelindeki kalemlerin bitirilip idareye teslimi ile her iş kaleminin %(yüzde) oranınca hakediş ödemesi yapılacaktır.” denilmektedir. Dolayısıyla İdarenin pursantaj cetvelinde yer alan iş kalemlerinin biten kısmını dikkate alarak ödeme yapması gerekmektedir. Özel Teknik Şartname’nin “İş Kalemleri Pursantaj Cetveli” başlıklı 4.3’ncü maddesinin 1 sıra numaralı iş kaleminde 86 parsel için çalışma yapılacağı ve bu iş kaleminin biten kısmı dikkate alınmak şartıyla en fazla sözleşme bedelinin %20’si kadar ödeme yapılabileceği belirtilmiştir. Ancak, mükerrer parsel yer almasına rağmen İdare tarafından sözleşme bedelinin tamamı İdare şirketine ödenmiştir.

   
   

   İdare, her parsel için görüşme izlenim formunun oluşturulduğunu, görüşme yapılmaması durumunda da görüşme yapılamayan malik ile ilgili rapor oluşturulduğunu belirtmiştir. Öncelikle bulguda bahsi geçen husus saha çalışmalarında formun oluşturulmaması değil, saha tutanaklarının oluşturulmamasıdır. İdare ile idare şirketi arasında imzalanan Sözleşme’nin eki olan Özel Teknik Şartname’de yapılacak işlerle ilgili çalışmaların şartları ve esasları belirtilmiştir. Şartname’nin “İşin Amacı ve Kapsamı” başlıklı 1’inci maddesinde; “86 parsel için, parsellerin sahada ziyaret edilmesi ve varsa parselde oturan hak sahiplerine süreç ile ilgili yerinde bilgi verilmesi, hak sahipleri ile yapılan görüşmelerin tutanaklarının oluşturulması ve imzalatılması, parsel adresinde hak sahibi bulunamaması durumunda tutanak ile bu durumun kayıt edilmesi” denilmektedir. Aynı Şartname’nin “Yapılacak İşler ve Uyulacak Esaslar” başlıklı 2’nci maddesinin “Teslim Formatı” bölümünde; saha görüşme tutanaklarının (Görüşme yapılamaması halinde görüşme yapılamadığına ilişkin tutanak) hazırlanacak her dosyanın içerisinde yer alacağı belirtilmiştir. Dolayısıyla sözleşme hükümlerinde belirtildiği üzere saha çalışmalarında görüşme yapılıp yapılmaması fark etmeksizin imzalı tutanaklarının oluşturulması gerekmektedir.

   İdare tarafından, hak sahipleri ile yapılan telefon görüşmelerinde bilgilendirme yapıldığı, telefon görüşmesi yapılamayan hak sahiplerinin komşularına ve/veya apartman yöneticisi vb. kişilere mesai saatlerinde birebir yüz yüze bilgilendirme yapılacağının bildirildiği ifade edilmiştir. İdare şirketi tarafından idareye sunulan Özet Raporda toplam 1.143 hak sahibinden 712 hak sahibinin telefon numarasının tespit edildiği, 366 hak sahibi ile telefon görüşmesi yapıldığı belirtilmiştir. Telefon görüşmesi yapılamayan 268 hak sahibiyle ilgili herhangi bir SMS veya Elektronik Posta kanallarıyla bilgilendirme yapıldığına (İş Kalemleri ve Pursantaj Cetveli tablosundaki ikinci iş kalemine istinaden) dair bir kayıt İdareye sunulmamıştır. İdare tarafından, işin bitip sözleşme bedelinin tamamının İdare şirketine ödenmiş olmasına rağmen, henüz bilgilendirmenin yapılmadığı hak sahiplerine söz konusu durumun bulgu konusu edildikten sonra yapılacağı belirtilmiştir.

   İdare, telefon görüşmelerinin yüklenici firma çalışanları ve yöneticileri tarafından yapıldığını ve telefon görüşmelerinin kayıtlarını içeren dokümanın dosyada yer aldığını belirtmiştir. Öncelikle bulguda bahsi geçen husus “Teslim Formatı”nda belirtilen “Hak sahipleri ile telefonda yapılan görüşmelerin gününü, saatini, arayan kişiyi, aranan ya da aranılan numaraları belirten liste” maddesine ilişkin arayan kişilerle ilgili herhangi bir bilgi ve belge olmamasıdır. İdare şirketinin mevcut iş kapsamında İdareye sunmuş olduğu dosyalar incelendiğinde, arayan kişiler ile ilgili herhangi bir bilgi ve belge İdareye sunulmamıştır.

   
   

   Netice olarak, İdarenin, sözleşme kapsamında yaptırmış olduğu işlerin, sözleşme hükümleri doğrultusunda tam olarak yapılıp yapılmadığının kontrolünün sağlanması kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasının sağlanması için önem arz etmektedir.

2. İş Kapsamında İdare Adına İstihdam Edilen Personelin Çalıştırılması

“Avcılar İlçesinde AFAD Tarafından Bildirilen Hasarlı Yapıların Hak Sahipleri Görüşmelerinin Yapılması, Uzlaşma Yoluyla İkna Edilerek Teknik ve Hukuki Süreçlerde Bilgilendirilmesi Hizmet Alımı” işine ait sözleşme ve özel teknik şartnamenin incelenmesinde, İdarede çalışan personelin, söz konusu iş kapsamında çalıştırılacağına ilişkin ifade bulunmamaktadır.

Yapılan incelemede; Şirket tarafından İdareye teslim edilen parsel dosyalarındaki verilerden (fotoğraf, görüntü vb.) söz konusu iş kapsamında iki belediye personelinin çalıştırıldığı tespit edilmiştir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; istihdam edilen personelin Belediyenin Kentsel Dönüşüm Müdürlüğünde çalıştığı, orta hasarlı binaların adres tespiti ve yer teslimi yapılması işlerinde söz konusu mahallerde herhangi bir yanlışlığa mahal vermemek amacıyla sahada yüklenici İdare şirketi personeline refakat ettikleri, bu adres tespiti ve yer teslimi dışında ihale konusu iş kapsamında herhangi bir işte yer almadığı ifade edilmiştir.

Ancak, bu açıklamalara katılmak mümkün değildir. Şöyle ki; İdare ile İdare şirketi arasında imzalanan sözleşmede, işin başlangıç ve bitiş tarihleri 29.04.2021-27.08.2021 olarak belirlenmiştir. Ancak, 2021 yılında İdare şirketinde çalışan personel listesi incelendiğinde, söz konusu işin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında İdare şirketinde sadece genel müdür ve genel müdür yardımcısının istihdam edildiği, söz konusu işe ait saha görüşme fotoğrafları ile İdarenin insan kaynakları modülünde yapılan incelemede, fotoğraflarda yer alan kişilerin genel müdür ve genel müdür yardımcısı olmadığı, ayrıca yapılan inceleme sonucu saha görüşme fotoğraflarından tespit edilebilen iki personelin 01.06.2021 tarihine kadar Belediyede şirket işçisi olarak çalıştığı, sonrasında ise Belediyede sözleşmeli personel olarak çalışmaya devam ettiği tespit edilmiştir. Dolayısıyla sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihleri arasında İdare şirketinden herhangi bir personelin çalışmadığı, Belediyede istihdam edilen personellerin mevcut iş kapsamında çalıştırıldığı anlaşılmıştır.

Netice olarak, aksine bir sözleşme ve/veya mevzuat hükmü bulunmadıkça; İdare hizmetleri için istihdam edilen ve bu amaçla ücret vb. ödeme yapılan personellerin başka bir işte çalıştırılmaması esastır.