Karar Künyesi
Taşınır Ambarlarının Kurulmaması
Belediyede, Taşınır Mal Yönetmeliği’nin öngördüğü taşınır ambarlarının kurulmadığı görülmüştür.
Yönetmelik'in 4’üncü maddesi ambarı; kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer olarak tanımlamıştır.
Harcama birimlerinin ve ilgili personelin taşınırların sağlıklı bir şekilde korunmasını sağlaması açısından, güvenli bir ambarda uygun koşullarda muhafaza edilmesi ve ambarın sadece resmi olarak görevlendirilen kişilerin kontrolünde olması önem arz etmektedir. Ancak Belediyede fiziki koşulların yetersiz olduğu gerekçesiyle birimlere ambar tahsis edilmediği, kullanıma verilmeyen taşınırların güvenli olmayan koşullarda muhafaza edildiği tespit edilmiştir.
Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmemesi Gereken Dergi ve Gazete Gibi Süreli Yayınlar İçin TİF Düzenlenmesi
Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri için Taşınır İşlem Fişi düzenlendiği görülmüştür.
Yönetmelik’in 10’uncu maddesinde; dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri için taşınır işlem fişi düzenlenmeyeceği ifade edilmiştir.
Yapılan incelmede, satın alınan süreli yayınlar için taşınır işlem fişi düzenlenerek kayıtlara alındığı tespit edilmiştir.
Dayanıklı Taşınırları Sicil Numarası Verilmemesi
Dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilerek, taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmediği görülmüştür.
Yönetmelik’in 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği, bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği, Sicil numarasının üç grup rakamdan oluştuğu belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, dayanıklı taşınırların birbirinden ayrılması ile takibini sağlayan bu önemli mekanizmanın kurulmadığı tespit edilmiştir.
İlk Madde ve Malzemeler Hesabında Bulunan Tüketim Malzemelerinin Zamanında Giderleştirilmemesi
150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının düzenli olarak yapılmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 30’uncu maddesinin ikinci fıkrasında
“Muhasebe kayıtlarında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı
bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.” düzenlemesi yer almaktadır.
Bu hüküm uyarınca; İdare, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticinin belli edeceği sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesini en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine göndermesi gerekmektedir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesinde, 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında bulunan tüketim malzemelerini zamanında giderleştirilmediği, yılı içerisinde düzenlenmesi gereken onaylı listelerin üç ayı aşacak şekilde düzenlendiği tespit edilmiştir.
Hurdaya Ayrılmasına Karar Verilen Taşınırların Kayıtlardan Çıkarılmaması
Kullanım ömrünü tamamlamış taşınırların hurdaya ayrılmasına karşın, mali tablolarda buna ilişkin bir kaydın yer almadığı, ilgili duran varlık hesaplarından çıkış yapılmadığı, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının kullanılmadığı görülmüştür.
Yönetmelik’in 28’inci maddesinde; Ekonomik ömrünü tamamlamış olan taşınırların, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği, komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenleneceği ve hurdaya ayrılmasına karar verilen taşınırların harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkarılacağı belirtilmiştir.
Yapılan incelemede, hurdaya ayrılan taşınırların ilgili varlık hesaplarından çıkış kaydının yapılarak 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına kaydedilmediği tespit edilmiştir.
Sonuç olarak, Kuruma ait taşınır malların kaydının, muhafazasının ve kullanımının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak için mevzuat hükümleri doğrultusunda hareket edilmesi gerekmektedir.