Belediye tarafından kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere satın alınan ilk madde ve malzemelerin, tüketilmek amacıyla ilgili birimlerine verilmesi veya kullanılmasına rağmen çıkış işlemlerine dair muhasebe kayıtlarının yılı içinde yapılmadığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 115’inci maddesinde, kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemelerinin izlenmesi için 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabının kullanımı düzenlenmiştir. İlk madde ve malzemelerin satın alınması, üretimi ile bağış ve yardım şeklinde bedelsiz edinilmesi sonucunda hesaba giriş kaydının yapılacağı ve tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ya da kişisel kusurlardan dolayı yok olma, kırılma, bozulma veya eskime gibi nedenlerle kullanılamayacak veya tüketilemeyecek hale gelenlerin ya da hurdaya ayrılanların ise kayıtlardan çıkarılacağı düzenlenmiştir. Ancak ilgili maddede bahsedilen hususlar gerçekleşmeden hesaplardan çıkış yapılması veya bu hususlar gerçekleşmesine rağmen çıkış yapılmaması kurumun ambarında bulunan stoklar ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluk olmasına neden olacaktır.

Ayrıca Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin ikinci fıkrasında;

“Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı

bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.” hükmü yer almaktadır.

Yönetmelik’te tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinin muhasebeye bildiriminde özel bir düzenleme öngörülmüştür. Bu doğrultuda tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinde kullanılan taşınır işlem fişleri yerine dönemler itibariyle hazırlanan onaylı bir listenin üç aylık süreleri geçmemek üzere muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.

Belediyenin hesap ve işlemlerinin incelenmesi neticesinde, söz konusu 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabındaki tutarlardan, 40.374.194,20 TL tutarındaki tüketim malzemelerinin tüketime verilmiş olmasına rağmen 3 ayı geçmemek üzere belirlenen dönemler itibari ile çıkış kayıtlarının yapılmadığı tespit edilmiştir.

Her ne kadar idare tarafından düzeltme kaydı yapıldığı bildirilmişse de 2021 yılında yapılan işlemin 2020 yılı mali tablolarında oluşan hatayı düzeltici etkisi bulunmamaktadır.

150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabının dönem sonu bakiyesinde yer alan 59.274.898,04 TL den, tüketilen ya da kullanıma verilen 40.374.194,20 TL’sinin dönem sonu kapanış işlemleri sırasında da çıkış kaydının yapılmaması sebebi ile anılan hesap itibariyle Bilançoda, 630.14 Giderler Hesabı itibariyle de Faaliyet Sonuçları Tablosunda hataya neden olunmuştur.