Üniversite Döner Sermaye İşletmesinde ön mali kontrole tabi tutulması gereken ihale dokümanlarının ön mali kontrole tabi tutulmadığı tespit edilmiştir.

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 57’inci maddesinde;

Kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluşacağı ifade edilmektedir.

Kanun’un 58’inci maddesinde ise;

Ön malî kontrolün harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrolleri kapsadığı,

Ön malî kontrol sürecinin, malî karar ve işlemlerin hazırlanması, yüklenmeye girişilmesi, iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi ve belgelendirilmesinden oluştuğu,

Kamu idarelerinde ön malî kontrol görevinin, yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütüleceği,

Harcama birimlerinde işlemlerin gerçekleştirilmesi aşamasında yapılacak asgarî kontrollerde, malî hizmetler birimi tarafından ön malî kontrole tâbi tutulacak malî karar ve işlemlerin usûl ve esasları ile ön malî kontrole ilişkin standart ve yöntemlerin Maliye Bakanlığınca belirleneceği

Hükümlerine yer verilmiştir.

Maliye Bakanlığınca çıkarılan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde

“Bu Usul ve Esasların amacı, düzenleyici ve denetleyici kurumlar hariç olmak üzere, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde iç kontrol ve ön malî kontrol faaliyetlerinin yürütülmesine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçleri belirlemektir.”

Denilmektedir.

Kapsam maddesinden de anlaşılacağı üzere genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinden olan Döner Sermaye İşletmeleri de ön mali kontrol yapacak kurumlar arasında kabul edilmektedir.

Usul ve Esaslar’ın 3’üncü maddesinde ön mali kontrol:

“İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrol”

Şeklinde tanımlanmıştır. 17’nci maddesinde ise;

İdarelerin, ihale kanunlarına tâbi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için bir milyon Türk Lirasını, yapım işleri için üç milyon Türk Lirasını aşanların ön mali kontrole tâbi olduğu,

Kontrole tâbi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde bir işlem dosyası olarak harcama yetkilisi tarafından malî hizmetler birimine gönderileceği,

Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarını, en geç on işgünü içinde kontrol edileceği ve yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısının, işlem dosyası ile birlikte ilgili harcama yetkilisine gönderileceği

Hüküm altına alınmıştır.

Yine Usul ve Esasların “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde mali hizmetler birimi kamu idarelerinde 5018 sayılı Kanun’un 60’ıncı maddesinde belirtilen görevleri yürüten birim olarak ifade edilmektedir.

Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 3’üncü maddesinde muhasebe birimi “Gelir ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm malî işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini yürüten birim” olarak tanımlanmıştır. Dolayısıyla Döner Sermeye İşletmesinde, 5018 sayılı Kanun’un 60’ıncı maddesinde belirtilen görevleri muhasebe birimi yerine getirmektedir.

Konuyla ilgili yapılan incelemede Necmettin Erbakan Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinde 2021 yılı denetimini kapsayan ve bir milyon Türk lirasını aşan 46 adet mal alım ihalesi ve 12 adet hizmet alım ihalesine ait taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi tutulmadığı tespit edilmiştir.

Kamu idaresi tespit edilen hususa ilişkin gerekli çalışmaların başlatıldığını ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından gereken ön mali kontrollerin yapılacağını ifade etmiştir.

Bu itibarla, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın 17’nci maddesinde belirtilen tutarların üzerinde olan taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün muhasebe birimi olan saymanlık tarafından yapılacak ön mali kontrol sürecine tabi tutulması gerekmektedir. Ön mali kontrollerin yapılmamış olması yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine aykırı olduğu gibi söz konusu harcamalar açısından bir kontrol riskine de sebep olabileceği değerlendirilmektedir.