Karar Künyesi
İşletmenin 2019 yılı hesabının incelenmesi sonucunda; Üniversitede görevli öğretim üyeleri vasıtasıyla düzenlenebilecek eğitimlerin hizmet alımı şeklinde özel şahıs ve firmalardan temin ettiği, ihale sürecinde takvim yönünden önemli hataların mevcut olduğu ve ödeme evrakına bağlanan belgelerde yer alması gereken bilgilerin bulunmadığı tespit edilmiştir.
Sürekli Eğitim Merkezi Tarafından Verilmesi Mümkün Olan Eğitimlerin Hizmet Alımı Yapılarak Dışarıdan Temin Edilmesi Yoluyla İşletmenin Gelir Kaybına Uğratılması
İşletme bünyesinde faaliyet gösteren Sürekli Eğitim Merkezi tarafından yıl içinde düzenlenen kurslarla aynı içerikli olan kurslar için piyasadan doğrudan temin yoluyla hizmet alımı (büyük kısmı eğitimle yetkilendirilmemiş bir firmadan alınmıştır) yapıldığı görülmüştür.
İşletmenin Üniversitede görevli öğretim üyeleri ile söz konusu eğitimleri vermeye muktedir iken ve bir kısmını da bu şekilde gerçekleştirmiş iken kalan ve verilen eğitimlerin büyük bir kısmını oluşturan eğitimleri dışarıdan hizmet alımı yoluyla temin etmesinin İşletmeyi zarara uğratan bir eylem olduğu değerlendirilmiştir.
İhale sürecinde hatalar mevcut olması
Yine aynı firmadan yapılan ve 27.09.2018 tarihinde taraflar arasında imzalanan sözleşme kapsamında satın alınan Yabancı Dil Sınavı Hizmet Alımına (63 saat) ilişkin:
Sözleşme imza tarihi : 27.09.2018
Doğrudan Temin Onay Belgesi tarihi : 30.01.2019 Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenme tarihi: 31.01.2019 İşyeri teslim tarihinin : 05.02.2019 olduğu görülmüştür.
Kamuda her alım (hizmet alımı dahil) bir taleple başlar. Talep ilgili birime geldikten sonra piyasa fiyat araştırması yapılır. Talebin uygun bulunması ve yeterli ödeneğin de var olması halinde harcama yetkilisi tarafından alıma izin verildiğini ve alımda uygulanacak usul ile varsa yaklaşık maliyetinin belirtildiği Onay Belgesi düzenlenir ve sonrasında en uygun teklifi veren yüklenici ile sözleşme imzalanarak yer teslimi yapılır.
Örneğimizde ise bu süreç tamamen ters işletilmiş, piyasa fiyat araştırması yapılmadan ve harcama onayı alınmadan ne şekilde belirlendiği belli olmayan bir tutar üzerinden önce sözleşme imzalanmış, sözleşmenin imzalanmasından 3 (üç) ay sonra piyasa fiyat araştırması yapılarak aynı gün harcama onayı alınmış ve hizmet alım onayı verildiği tarih olan 31.01.2019 tarihinde yüklenici bir hakediş düzenleyerek 63 saatlik eğitimi tamamladığını bildirmiş ve bu hakediş belgesinde de iş yeri teslim tarihi olarak hizmetin bittiğinin İdareye bildirdiği tarihten 5 gün sonrasını, 05.02.2019 tarihini göstermiştir.
Benzer bir durum Yaratıcı Yazarlık Eğitim Hizmet Alımı (36 saat) işinde de mevcuttur. Hizmet alımına ilişkin taraflar arasında 08.02.2019 tarihinde sözleşme imzalanmış, ancak bu işin harcama onayı ve piyasa fiyat araştırmasının sözleşme imzalanmasından 6 (altı) ay sonra 19.08.2019 ve 20.08.2019 tarihinde yapıldığı ödeme emri eki belgelerden anlaşılmıştır.
Bu şekilde çok sayıda hizmet alımı mevcut olup yukarıda sadece 2 (iki) tanesi örnek olarak irdelenmiştir.
Ödeme Evrakına Bağlanan Belgelerin Düzenlenmesinde Gerekli Dikkat ve Özenin Gösterilmemesi
22.06.2019 – 25.08.2019 tarihleri arasında hizmet alımı yapılan Dış Ticaret Eğitimi Hizmet Alımına ait olarak düzenlenen ödeme evrakı (31.10.2019/921) ekindeki belgeler incelendiğinde; firma ile DESEM arasında 18.06.2019 tarihli bir sözleşme imzalandığı ve bu sözleşmeye göre firmanın 22.06.2019 – 25.08.2019 tarihleri arasında 80 saat eğitim vereceği anlaşılmaktadır. Ancak yine ödeme emrine eklenen Hizmet işleri Kabul Tutanağında sözleşme tarihi 04.10.2019 olarak gösterilmiş ve 25.08.2019 tarihinde sona eren eğitimler için 40 gün sonra 04.10.2019 tarihli bir tutanak düzenlenerek bu tutanakta Muayene Kabul Komisyonunun, kontrol teşkilatı ve yüklenicinin de hazır olduğu tarihleri arasında işyerine (kabul
için öngörülen yere) giderek yüklenici tarafından yapılmış işleri kabul bakımından incelediği ve “Yapılan işin sözleşme ve eklerine uygun olduğu ve kabule engel olabilecek eksik, kusur ve arızaların bulunmadığı görülmüştür” denilerek kabul tutanağını imzaladıkları görülmüştür.
Kabul tutanağındaki hatalar/eksiklikler aşağıda sıralanmıştır.
18.06.2019 tarihinde imzalanan sözleşme Hizmet İşleri Kabul Tutanağında 04.10.2019 tarihinde imzalandığı belirtilmiştir.
Tutanakta bulunan ve doldurulması gereken ve önem arzeden hemen tüm hususlar boş bırakılmıştır.
Hizmet alımlarında işin sözleşmeye uygun olarak yapılıp yapılmadığını gösteren Hizmet İşleri Kabul Tutanağının tam ve eksiksiz olarak düzenlenmesinin önemli ve gerekli olduğu değerlendirilmiştir.