İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinde toplam 23 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı, ayrıca ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olarak geriye dönük kayıtların yapıldığı görülmüştür.

1. Yevmiye Defterinde Boş Yevmiye Kayıtlarının Bulunması

   
   

   Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43'üncü maddesinin birinci fıkrasında; muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı ifade edilmiştir.

   Aynı Yönetmelik'in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesine göre de; yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir.

   Mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması ve her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi gerekmektedir.

   Yapılan incelemede, muhasebe kayıtlarında mevzuat hükümlerine aykırı olarak toplam 23 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı tespit edilmiştir.

   Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; 23 adet boş yevmiyeden 4’ünün sehven atlandığı, geriye kalan 19 adet yevmiyenin bilişim sisteminden kaynaklı sebeple boş bırakıldığı, bundan sonra ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem yapılacağı ifade edilmiştir.

   Sonuç olarak, yevmiye numaralarının düzenli ve müteselsil olmaması ortaya iki ihtimalli bir durum çıkarmaktadır. Birinci ihtimal; muhasebe sisteminin hiçbir müdahale yapılmaksızın kendiliğinden söz konusu boşlukları bırakmasıdır ki bu durum bilişim sisteminin hatalı kurgulandığını gösterir. İkinci ihtimal ise; bilişim sisteminin elle müdahaleye açık hale getirilerek yevmiye numaralarında boşlukların bırakılmasıdır ki bu durum bilişim sisteminin elle müdahaleye müsaade ederek muhasebe sisteminde risk oluşturduğunu gösterir. Dolayısıyla, muhasebe sisteminin yevmiye numaralarının boş kalmasına izin vermesi, sağlıklı bir şekilde çalışmadığını göstermektedir.

2. Yevmiye Defterinde Geriye Dönük Kayıt Yapılması

   
   

   Yukarıda da belirtildiği üzere, muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedilmesi, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılması; muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve numarası sütunlarına, gerçekleşen

   
   

   işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilmesi, gerek yevmiye defteri ve gerekse büyük defter ve yardımcı defter kayıtlarında bu yevmiye numaralarının esas alınması; geriye dönük ve mükerrer herhangi bir kayıt yapılmaması gerekmektedir.

   Yapılan incelemede, İdarenin muhasebe kayıtlarında Yönetmelik hükümlerine aykırı olarak geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir.

   Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; geriye dönük yapılan kayıtların gelirlerin muhasebeleştirme işlemlerinde bilişim sisteminden kaynaklanan sebeplerle yapıldığı ifade edilmiştir.

   Netice olarak, muhasebe kayıtlarının maddeler halinde yevmiye defterine günlük ve sıralı olarak kaydedilmesi, geriye dönük kayıt işlemlerinin yapılmaması gerekmektedir.