Terkin işlemlerine ait muhasebe işlem fişlerinin oluşmasında ilgili birimlerin kendi menülerinde yapmış oldukları terkinlerin, muhasebe birimine tutar olarak otomatik geldiği, ay sonlarında muhasebe birimince ilgili muhasebe işlem fişinin ekrandan döktürülerek imzalandığı görülmüştür.

Yapılan incelemelerde; ruhsat, imar, fen işleri, su işleri, emlak birimi, su tahsilat servisi gibi birimlerce idari para cezası, katı atık ücreti gibi alacaklardan erken ödeme, ceza konusu işin ortadan kaldırılması vb .mevzuatında belirtilen terkin (eksilten) tutarlara ilişkin muhasebe işlem fişi ekinde herhangi bir kanıtlayıcı evrakın bulunmadığı, İlgili birimlerden örnekleme alınan düzeltme fişlerinde imza bulunmadığı, bir birime ait örnekleme alınan düzeltme fişinde terkin sebebinin belirtilmediği, örnekleme alınan bir idari para cezasına ilişkin ilgili birimce kişiye tebligatın yapılmasından sonra tahakkuk eden tutarın resmi olarak muhasebe kayıtlarına tahakkuk etmesini sağlayacak kaydın girilmeden evrak üzerinde elle not düşülerek erken ödeme nedeniyle indirim yapıldığı belirtilerek eksilten uygulanıp tahsil edildiği, muhasebe birimince her ayın son günü itibarıyla aylık olarak sistemden çekilerek muhasebe işlem fişi haline dönüştürülen fişlerden örnekleme incelenen Ağustos-2023 ayına ait 12067 no.lu muhasebe işlem fişi ile Eylül-2023 ayına ait 13588 no.lu muhasebe işlem fişine esas olan belgelerin ilgili birimlerinden alınan Ağustos ve Eylül ayına ait terkin fişlerindeki tutar arasında farklar olduğu (örneğin 12067 no.lu yevmiyede su hizmetlerine ilişkin gelirler 29.282,96 TL iken su tahsilat servisinin aynı aya ait terkin dökümünde 29.221,32 TL olduğu, yine aynı fişte emlak servisinin arsalara ilişkin dökümünde 2.161,50 TL iken muhasebe işlem fişinde 1.965,00 TL, binalara ilişkin dökümde ise 3.727,90 TL iken muhasebe işlem fişinde 3.389 TL görülmektedir), tespit edilmiştir.

Belediye tarafından verilen cevapta; Mali Hizmetler Müdürlüğünce konu ile ilgili bütün müdürlüklere terkin işlemlerinin yapılmasını müteakip bir işgünü içinde kanıtlayıcı belgeler ve yasal dayanakları ile muhasebe birimine gönderilerek mutabakat sağlanması hususunda yazı yazıldığı, konuya ilişkin gerekli hassasiyet gösterileceği belirtilmiştir.

Belediye tarafından gönderilen cevap değerlendirildiğinde; terkin işlemlerinin yapılmasını müteakip bir işgünü içinde kanıtlayıcı belgeleri ve yasal dayanakları ile muhasebe birimine gönderilerek mutabakat sağlanması hususunda ilgili birim müdürlüklerine yazı yazıldığı, konuya ilişkin gerekli hassasiyetin gösterileceği anlaşılmaktadır.

Sonuç olarak, ilgili birimlerin yapmış olduğu terkinlerin muhasebe kayıtlarına yansımasında yukarıda belirtilen aksaklıkların önlenmesini ve muhasebede yer alan bilgilerin gerçek durumu yansıtmasını teminen, birimler arası entegreyi sağlayacak gerekli yazılım programının en kısa zamanda oluşturulması, terkine (eksilten/ düzeltme fişi) ait belgenin mutlaka imzalanarak resmi evrak haline dönüştürülmesi ve muhasebe fişi ekinde muhafaza edilmesi sağlanmalıdır.