Yapılan incelemede; Belediyenin, kendisine ait bir veri kayıt sisteminin olmadığı görülmüştür.

Veri kayıt sistemi, bir performans hedefi veya göstergesine yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği, üretildiği, performans yönetim sistemi uygulamasının sistematik olarak takip edildiği ve raporlandığı sürecin tamamını ifade eder. Veri kaynağı ise, veri kayıt sistemine bilgi sağlayan unsurları içerir.

Herhangi bir performans hedefi veya göstergesine ilişkin gerçekleşmenin ölçülebilmesi ve raporlanabilmesi için bu ölçümün ne şekilde yapılacağının belirlenmiş olması gerekir. Veri kayıt sistemi, performansın ölçümüne yönelik belirlenmiş bir yazışma süreci olabileceği gibi, ilgili göstergeye yönelik gerçekleşme sonuçlarını gösteren detaylı bir bilişim programı da olabilir.

Veri kayıt sistemi; kamu idaresi tarafından ilgili yıl performans programında belirlenen hedef ve göstergelerdeki ilerlemeyi izlemek ve gerçekleşmeleri ölçmek için kullanılan veri kaynakları arasında iyi bir uyum olacak şekilde tasarlanmalı, kurulmalı ve kullanılmalıdır. Veri kayıt sisteminin işleyişine yönelik görev ve sorumluluklar, belirlenmiş olmalı ve veri güvenilirliğini sağlamak için risk azaltıcı kontroller, mevcut olmalıdır. Ayrıca, veri kayıt sisteminin işleyiş, izleme ve kontrol fonksiyonları da birbirinden ayrılmalıdır.

Bu itibarla; güvenilir bir şekilde performans bilgisinin, üretilmesi ve raporlanması için veri kayıt sisteminin oluşturulması gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Kurumda performans bilgisine ilişkin veri kayıt sisteminin mevcut olmadığı ifade edilmiş olup; güvenilir bir şekilde performans bilgisinin, üretilmesi ve raporlanması için veri kayıt sisteminin oluşturulması konusunda gerekli hassasiyet gösterilerek, mevzuat hükümlerine göre işlem yapılacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak kamu idaresi tarafından bulguda belirtilen görüşler doğrultusunda işlem tesis edileceği ifade edildiğinden, bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.