Yürütülen faaliyetlere ilişkin verilerin girilmesi, işlenmesi ve raporlanmasına yönelik bir sistem kurulmuş ve geliştirilmeye devam ediliyor olmakla birlikte; sistemde faaliyetlerle stratejik plan ve performans program arasındaki ilişkinin kurulması, sisteme ilişkin risk değerlendirmesi, kontrollerinin etkinliği ve sistemin işletilmesinde birtakım eksiklikler bulunduğu tespit edilmiştir.

Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu'na göre faaliyet raporunun yayımlanmasından önce idarenin yıl boyunca gerçekleştirdiği faaliyetleri düzenli olarak izlemesi ve hedefler temelinde performansını ölçüyor olması gerekmektedir. Yapılan incelemede Belediyenin tüm faaliyetlerinin tam ve doğru şekilde takip edilmesi amacıyla ve aylık raporlar sunabilecek nitelikte, faaliyet takip programı olarak CRM Programının (Kobit) kullanıldığı görülmektedir.

Tüm süreçleri kapsayacak şekilde geliştirilen sistemin performans bilgisinin gerçekleşmesini yansıtması hedeflenmekle birlikte; sistemin geliştirilme çalışmalarının devam ettiği de görülmüştür. Bu çerçevede veri kayıt sistemi, net bir şekilde tanımlanmış olup göstergelerdeki tüm unsurları ölçebilecek şekilde yapılandırılmıştır. Verilerin toplanması, işlenmesi ve analizine yönelik bazı kontroller oluşturulmuş ve sorumluluklar tayin edilmiştir. Bu çerçevede süreçler yazılı hale getirilmiş ve ilgili personele eğitimler de verilmiştir. Bu kapsamda yürütülen çalışmalarda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığının koordineli bir çalışma içerisinde olduğu ve geliştirme süreçlerinde üst yönetim sahiplenmesinin bulunduğu görülmektedir.

Gerçekleştirilmiş ve devam eden geliştirme faaliyetleri genel olarak başarılı olmakla birlikte;

• Veri kayıt sisteminde stratejik plan ve performans programı çerçevesinde; amaç, hedef, stratejik hedef ve faaliyet ilişkisinin henüz kurulmadığı,

  
  

• Veri toplama, analiz ve işleme süreçlerine ilişkin değerlendirmesi yapılmadığı, dolayısıyla riskli durumlar için etkin kontrol strateji ve yöntemlerinin de belirlenmediği,

  
  

• Birimlerin performans bilgisine ilişkin verilerin kaydını faaliyetlerin gerçekleşmesine bağlı olarak günlük değil, aylık raporlama faaliyetleri kapsamında aylık olarak ve topluca girdiği,

• Veri girişlerinin sistematik bir şekilde yapılmaması nedeniyle buna ilişkin kontrollerin de bulunmadığı veya yeterli olmadığı,

  
  

• Seçilen bazı uygulamalarda kontrol yetersizlikleri nedeniyle üretilen verilerin doğruluğu ve güvenilirliği noktasında sorunlar bulunduğu, bunun giderilmesi için manuel olarak ve/veya başka programlar kullanılarak kayıt yapıldığı,

  
  

• Veri giriş, işleme ve raporlama faaliyetlerinin belediyedeki tüm birimlerce iş yapma rutinlerinin içinde olan esas işlerinden biri olarak görülmesi gerekirken bu anlayışın tam anlamıyla yerleşmediği ve bu nedenle ortaya çıkan eksikliklerin giderilmesi ve sürecin takibi için ortaya çıkan iş yükü nedeniyle, strateji geliştirme biriminin özellikle de raporların konsolide edilmesi noktasında zorlandığı,

  
  

• Sistemde amaç, hedef, stratejik hedef ve faaliyet ilişkisinin kurulmamış olması, buna bağlı olarak da faaliyet raporlarının sistem üzerinde anlamlı bir şekilde birleştirilememesi nedeniyle, bu faaliyetlerin manuel olarak ve sistem dışı ofis yazılımları kullanılarak gerçekleştirilmesini zorunlu hale getirdiği,

  
  

  görülmüştür.

  
  

  Yürütülecek geliştirme ve iyileştirme faaliyetleri kapsamında;

  
  

• Sistemin stratejik amaçlar, hedefler, performans hedefleri, göstergeler, faaliyetler, maliyetler ve bütçe (mali kaynaklar) arasında ilişki kuran bir yapıya dönüştürülmesinin,

  
  

• Risk değerlendirmesi yapılarak sisteme ilişkin kontrollerin geliştirilmesi ve etkinleştirilmesinin,

  
  

• Veri girişlerinin ve raporlama işlemleri ile bunlara ilişkin kontrollerin faaliyetlere bağlı ve eş zamanlı olarak gerçekleştirilmesinin,

  
  

• Stratejik yönetim anlayışının bir gereği olarak, tüm birimlerin sistemin işleyişi ve geliştirilmesinde etkin katılımlarının sağlanmasının,

faydalı olacağı değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Kurumumuzun yıl boyunca gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlerin derlenmesi, değerlendirilmesi ve periyodik ölçümlemelerin yapılabilmesi amacıyla Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığı ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından ortaklaşa yürütülen veri kayıt sistemi oluşturulma çalışması 2015 yılında başlamış ve halen devam etmektedir. Programın kurum imkânları ve kurum personel kapasitesi kullanılarak oluşturuluyor olması ve bu alanda daha önce hazırlanmış ve uygulamaya geçmiş iyi uygulama örneklerinin bulunmaması süreci uzatan etmenlerdir. Oluşturulan program deneme aşamasında olup geliştirilmesi için çalışmalar devam etmekte ve ilerleyen süreçte bulguda belirtilen alanlardaki eksikliklerin giderilmesine gayret edilecektir” denilmektedir.

Sonuç olarak Kamu İdaresi cevabında bulguya iştirak edilmiş, 2015 yılında oluşturulmaya başlanan veri kayıt sisteminin geliştirilmesi çalışmalarının devam ettiği ve bulguda tespit edilen alanlardaki eksikliklerin giderilmesine gayret edileceği belirtilmiştir. Bulgu konusu tespitlerin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.