Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Veri kayıt sistemi, performans yönetimi sistemi uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasını sağlar. Kurumların, faaliyet sonuçları hakkında raporlama yaparken stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesini ve belirli periyodlarla raporlanmasını sağlayan önceden tanımlanmış bir izleme ve değerlendirme sistemi kurmaları gerekmektedir. Ayrıca veri kayıt sisteminin işleyişine yönelik görev ve sorumluluklar belirlenmiş olmalıdır.

Karamürsel Belediyesi’nin performans bilgisini elde ettiği veri kayıt sistemleri ile ilgili olarak yapılan çalışma sonucunda; kurumun performans bilgisinin sağlıklı bir şekilde üretilmesini sağlayacak, üst yönetim tarafından onaylanmış bir sistem bulunmadığı görülmüştür. Kurum bünyesinde yukarda bahsedildiği şekilde bir veri kayıt sistemi kurulmadığı, faaliyet raporundaki gerçekleşmelere dair bilginin her birimin kendi iç işleyişinde tutulan bilgi ve belgelerden ulaşıldığı anlaşılmıştır. Ayrıca, performans programında yer alan hedeflere ulaşma düzeyinin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik raporlama, izleme ve değerlendirme sürecinin işleyişine yönelik görev ve sorumlulukların belirlenmediği, veri toplama, analiz ve işleme süreçlerine ilişkin risk değerlendirmesi yapılmadığı, verilerin analiz ve işleme süreçlerinin yazılı hale getirilerek personele açık ve net bir şekilde aktarılmadığı anlaşılmıştır. Yine kurumun Stratejik planı ile Performans programında faaliyetlere ve hedeflere ilişkin olarak herhangi bir gösterge belirlenmediği için gerçekleşme sonuçlarının yer aldığı verilerin toplandığı ve analiz edildiği veri kayıt sisteminin işlerliğine ilişkin bir değerlendirme yapılamamıştır.

Performans ölçümünü gerçekleştirmek, hedeflere ulaşma düzeyinin ve sapma gerekçelerinin anlaşılmasını mümkün kılacak performans bilgisinin sistematik olarak toplanmasını ve analizini gerektirmektedir. Bu süreçlerin sağlıklı işlemesi için önceden belirlenmiş bir iş ve sorumluluklar düzeni oluşturulmalı ve performans bilgisi üretiminde kullanılacak verilerin bir sistem dâhilinde gerçekleşebilmesi sağlanmalıdır.

Kamu idaresi cevabında; "Görüşleriniz doğrultusunda gereği yapılacaktır." Denilmektedir.

Sonuç olarak Kamu idaresi cevabından anlaşılacağı üzere bulguya iştirak edilmiştir. Bulguda belirtilen hususların müteakip denetim döneminde yapılacak incelemelerde izlenmesi uygun olacaktır.