Karar Künyesi
İşletmenin kayıt ve belgeleri ile hesap ve işlemlerinin incelenmesinde; faaliyetlerinin gerçek mahiyetine uygun, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmediği görülmüştür.
30.12.2005 tarih ve 26039 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca İşletilen Sosyal Tesislerin Muhasebe Uygulamalarına Dair Esas ve Usuller’in “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde bu Esas ve Usullerin amacı; kamu kurum ve kuruluşlarınca işletilen sosyal tesislerin hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması; işlemlerinin kayıt altına alınması, faaliyetlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, mali tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş ilkeleri çerçevesinde, yönetimin ve diğer ilgili kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde hazırlanması ve raporlanmasına ilişkin esas ve usullerin belirlenmesi olarak tanımlanmıştır.
Yapılan incelemede;
100 Kasa hesabının 05.10.2021 tarihli büyük defter ve muavin defteri kayıtlarında görünen 64.088,92 TL ile fiilen bulunan miktarın teyit edilmesi için, biri muhasebe işlemlerinden sorumlu olan 2 İşletme Müdür Yardımcısı ve Satınalma Sorumlusu nezaretinde yaptırılan kasa sayımında; kasada nakit olarak 49.570,00 TL banknot ve 215,60 TL madeni para olmak üzere toplam 49.785,60 TL tutar ile 247,00 € (Avro) bulunduğu, dolayısıyla kasada bulunması gereken 14.303,32 TL’nin eksik olduğu ve kasada bulunan yabancı paranın 05.10.2021 tarihine kadar İşletmenin muhasebe kayıtlarında izlenmediği tespit edilmiştir.
Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca İşletilen Sosyal Tesislerin Muhasebe Uygulamalarına Dair Esas ve Usuller’in ikinci bölümünde Temel Muhasebe Kavramları ve İlkeleri açıklanmış olup; sosyal tesisin tasarrufundaki kaynaklar ile bunlarla elde edilen varlıkların muhasebe kayıtlarının yapılması, mali tablolarının hazırlanması ve raporlanması yoluyla, sosyal tesisin belirli bir tarihteki mali durumunun ilgililer için saydam ve gerçeğe uygun olarak yansıtılması bilanço ilkeleri olarak belirlenmiş ve muhasebe kayıtlarının işlemlerin gerçek mahiyetini yansıtan ve usulüne uygun olarak düzenlenmiş belgelere dayandırılacağı hüküm altına alınmıştır.
26.12.1992 tarih ve 21447(M) sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 sıra Numaralı Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nde “V-1 Sıra No'lu Tekdüzen Hesap Çerçevesi, Hesap Planı ve Hesap Planı Açıklamaları” başlığında; “İşletmeler, muhasebe sistemlerini tekdüzen hesap çerçevesi ve hesap planı doğrultusunda kurmak zorundadır. Hesapların çalışması hesap planı açıklamalarında belirtildiği gibi gerçekleşir” denilmektedir.
Tebliğ’in “C-Hesap Planı Açıklamaları” bölümünde;
“197. Sayım ve tesellüm noksanları: Sayımlar sonucunda tespit edilen kasa, stok ve maddi duran varlıklar noksanlarıyla, tesellüm sırasında ortaya çıkan noksanların geçici olarak kayıt ve izleneceği hesaptır. İşleyişi: Noksanlığın ortaya çıkması ile hesaba borç, sorumlularından tahsili veya zarar kaydedilmesi halinde ise alacak kaydedilir.” hükümleri bulunmaktadır.
Kamu Kurum ve Kuruluşlarınca İşletilen Sosyal Tesislerin Muhasebe Uygulamalarına Dair Esas ve Usuller’in “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde de “Muhasebe görevlisi: Muhasebe işlemlerinin yürütülmesinden ve kayıtlara alınmasından sorumlu görevliyi, … ifade eder.” denilmiştir.
Kasada bulunması gereken 14.303,32 TL’ye ilişkin olarak yapılan incelemeler sırasında; söz konusu eksikliğin geçmiş tarihte restoran ihtiyacı için yapıldığı ileri sürülen mal alımı ve İşletmeye satılmak üzere bırakılan 74 adet logolu çanta bedeli ödemeleri ile İşletmede gündelikçi olarak çalıştırılan işçilere yapılan ödemelerin nakit yapılmasından kaynaklandığı belirtilmiş, hatta bunlara ilişkin olarak tarihli/tarihsiz, imzalı/imzasız tutanaklar, üzerinde miktar, birim fiyat ve müstahsilin imzası bulunmayan bir adet müstahsil makbuzu ile bırakılan çanta bedelinin elden nakit olarak teslim alındığına dair bir adet yazı ibraz edilmiş ise de;
Gündelikçi olarak çalıştırıldığı ve gündeliklerinin elden ödendiği ileri sürülen kişilerin o tarihlerde gerçekten istihdam edildiğine ilişkin olarak ibraz edilen ve üzerinde imza, tarih ve isim gibi eksiklikler bulunması dolayısıyla usulüne uygun düzenlenmemiş olan tutanakları kanıtlayıcı belge olarak nitelendirmek mümkün olmadığı gibi, bu kişilerin istihdam edildiğine dair Sosyal Güvenlik Kurumuna yapılması gereken bildirimlere ilişkin herhangi bir kayıt, bilgi ve belge de bulunamamıştır.
Ayrıca, restoran biriminin ihtiyacı için yapıldığı ileri sürülen ancak vergi mevzuatı çerçevesinde usulüne uygun düzenlenmemiş müstahsil makbuzunu hiçbir şekilde kanıtlayıcı belge olarak nitelendirmek mümkün değildir.
Bunun yanı sıra, İşletmede satılmak üzere bedelinin elden ödendiği ileri sürülen logolu çantaların stoklara girdiğine ve/veya satıldığına dair herhangi bir kanıtlayıcı bilgi ve belge de bulunmamaktadır.
Dolayısıyla, İşletmenin istihdam, satın alma ve satış faaliyetleri içerisinde mevzuata uygun yürütülmeyen ve hiçbir şekilde kayıt altına alınmayan işlemler bulunduğu ortadadır.
Kamu idaresi cevabında,
Muhasebede görevli olan personelin 01.09.2021-13.09.2021 tarihleri arasında başka bir birimde görevlendirilmesi, 14.09.2021 tarihinden itibaren yıllık izinde bulunması ve tesisin personeli arasında muhasebe işlemlerinde görevli başka bir personel bulunmaması nedenleriyle iktisadi işletmenin muhasebe işlemleri askıda kaldığı ve günlük muhasebe işlemlerinin yapılmasının geciktiği ancak bu dönemde muhasbe kayıtlarına zamanında alınmayan z raporlarının sonradan muhasebeleştirildiği, alınan temizlik hizmetine ilişkin yapılan ödemeler gündelikçi çalıştırma tarihinde düzenlenen tutanaklara istinaden gider pusulası düzenlenerek muhasebeleştirildiği ve gider pusulalarına ait stopaj kesintileri ilgili dönem Muhtasar Beyannameleri ile Vergi Dairesi Müdürlüğü’ne bildirimleri yapıldığı, 74 adet logolu bez çanta alım bedeli için de yine 07.07.2021 tarihinde mal alımı yapılan kişiden imzalı düzenlenen tutanağa istinaden gider pusulası düzenlenerek olup stopaj kesintisinin ilgili dönem Muhtasar Beyannamesinde Çanakkale Vergi Dairesi Müdürlüğü’ne bildirimi yapıldığı ve tüm bu işlemlerin muhasebe kayıtlarına alındığı ifade edilmiş ise muhasebe kayıtlarına esas olan tarihli/tarihsiz, imzalı/imzasız tutanaklar, üzerinde miktar, birim fiyat ve müstahsilin imzası bulunmayan bir adet müstahsil makbuzu ile bırakılan çanta bedelinin elden nakit olarak teslim alındığına dair bir adet yazı gibi dayanak belgelerin gerçekliği tartışmalıdır.
Belirtilen mevzuat hükümleri ve yapılan açıklamalar çerçevesinde; İşletmenin hesap ve kayıt düzeninde saydamlık ve hesap verilebilirlik ile hesap ve işlemlerinin muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş ilkeleri çerçevesinde yürütülmesinin sağlanması, faaliyetlerinin mevzuata uygun olarak yürütülmesi gerçek mahiyetlerine uygun, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde ve zamanında muhasebeleştirilmesi, kasa sayımında ortaya çıkan eksikliğin sorumlularıyla ilgili hukuki işlemlerin başlatılması gerekmektedir.
İşletme personelinin şahsi banka/kredi kartları ile yapılan mal ve malzeme alımlarının, 100 Kasa hesabından nakit çıkışı yapılarak muhasebeleştirildiği ve muhasebe
fişinin eklerinde muhasebeleştirme tarihinden sonra düzenlenmiş perakende satış fişlerinin bulunduğu tespit edilmiştir.
26.12.1992 tarih ve 21447(M) sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 sıra Numaralı Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’nin “C-Hesap Planı Açıklamaları” bölümünde;
“196. Personel avansları: Personele, işletme adına yaptırılacak hizmet ve giderleri karşılamak üzere verilen iş avansları, personel ve işçilere maaş, ücret ve yolluklarına mahsuben önceden ödenen avansların izlendiği hesaptır. İşleyişi: Yapılan ödemeler bu hesaba borç; nakden iadeler ile istihkaklardan kesilen tutarlar ve tevdi edilen belgeler tutarı alacak kaydedilir.” hükmü bulunmaktadır.
2021-1 Sayılı Kamu Sosyal Tesislerine İlişkin Tebliğ’in “Ortak hususlar” başlıklı 7’nci maddesinde; görevliler nezdinde kurum amirleri tarafından belirlenen miktarın üzerinde nakit bulundurulmaması, avans olarak verilen tutarların en geç 30 gün içinde mahsubunun veya iadesinin sağlanması ile ödeme ve tahsilatın banka vasıtasıyla yapılmasının esas olduğu belirtilmiş, sosyal tesislerle ilgili olarak yapılacak ödeme ve tahsilatlarda bu kurallara uyulacağı hüküm altına alınmıştır.
Yapılan incelemede, Usul ve Esaslar ile Tebliğe aykırı olarak uygulamada söz konusu mal ve malzeme alımlarının restoran biriminin günlük ve küçük ihtiyaçları için olduğu, personele bu ihtiyaçlar için nakit para verildiği ve söz konusu satın almaların bu şekilde yapıldığı anlaşılmıştır. Ancak, söz konusu mal ve malzeme alımlarına ilişkin belgelerde personele yapmış oldukları harcamalar için önceden avans veyahut söz konusu harcamaların restoran birimin ihtiyacı olduğunu tevsik edecek herhangi bir bilgi ve belge de bulunmamaktadır.
Kamu idaresi cevabında, tesisin ve restoran biriminin, mal ve malzeme alımlarının günlük ve küçük ihtiyaçlarından dolayı personele bu ihtiyaçlar için nakit para verildiği, verilen bu iş avanslarının denetim sürecinde yapılan uyarılara uygun şekilde 195-İş Avansları Hesabında personel adı soyadı alt hesabı açılarak hangi personele avans verildiğinin takibi yapılmak suretiyle kayıt altına alındığı ve ayrıca bu uygulamanın avans tutanağı düzenlenerek devam ettirildiği belirtilmiştir.
Belirtilen mevzuat hükümleri ve yapılan açıklamalar çerçevesinde, işletmenin restoran biriminin ihtiyaç, stok ve tüketim miktarlarının düzenli olarak takip edilmesini sağlayacak bir stok yönetim sistemi kurulması, bu gibi günlük ve küçük ihtiyaçlar hasıl olduğunda personele
avans verilmek suretiyle satın almaların gerçekleştirilmesi ve her halükârda bu işlemlerin doğru ve zamanında kayıt yapılarak usulüne uygun muhasebeleştirilmesinin sağlanması gerekmektedir.