Karar Künyesi
Kamu Personel Harcama Yönetim Sistemi kullanılarak yapılan personel harcamalarına ilişkin veri girişi ve raporlamalarda eksiklikler bulunduğu, sistemin kendi içerisinde kontrol
mekanizmalarının yetersiz olduğu görülmüştür.
Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından hayata geçirilen Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) projesi ile bilgi teknolojileri kullanılarak harcama ve muhasebe birimlerinin mali işlemlerini bir otomasyon sistemi içinde toplamak suretiyle harcamayı tahakkuk ettiren harcama birimleri ile ödemeyi gerçekleştiren muhasebe birimleri arasında güvenli, hızlı ve elektronik ortamda bilgi akışının sağlanmasını hedeflenmektedir.
KBS sayesinde, harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasındaki veri transferinde kâğıt kullanımı en aza indirilecek, harcama sürecinde kullanılan ve elektronik ortama taşınması, takip edilmesi ve denetime elverişli şekilde muhafazası mümkün olan belgelere ilişkin uygulama birliği sağlanacak, harcama sürecinin bütçe aşamasından başlayarak ödenek, tahakkuk, harcama, muhasebe, raporlama ve kesin hesaba kadar olan tüm aşamaları izlenerek, yönetilebilir, iç kontrol ile elektronik denetime elverişli, hızlı ve güvenlikli bir ortamda işleyen bir yapı kurulması amaçlanmaktadır.
KBS sistemi içerisinde birçok sistemi barındıran komplike bir yazılımdır. Bu yazılımdaki sistemler Muhasebe Birimleriyle birlikte çalışır. KBS üzerinde yapılan bir işlem muhasebe birimini ilgilendirir ve muhasebe kaydı gerektirirse, muhasebe sistemine gönderilir ve burada muhasebeleştirilir. KBS içerisinde ayrıca başka sistemler de mevcuttur. Bunlar;
Kamu Personeli Harcama Yönetim Sistemi (KPHYS): Modül tüm Harcama Birimlerince kullanılması için tasarlanmıştır. KPHYS sistemi 657 4/A Memur ve 4/B sözleşmeli personele ait maaş, ek ders, sosyal hak ve yardımlar, vekalet ödemesi, fazla mesai gibi ödemelerin düzenlenip muhasebeye gönderildiği sistemdir.
Ayrıca harcama birimlerince kullanılan:
"Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS), Kamu Taşıtları Yönetim Bilgi Sistemi (TYS), Kamu Elektronik Ödeme Sistemi (KEOS), Genel Yönetim Mali İstatistik Uygulamaları Sistemi (GYMİS), Gümrük Tahsilat Sistemi (GÜMKART), Elektronik Yolluk Bildirimi (e- Yolluk), Kamu Elektronik Bordro Sistemi (e-Bordro), İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulaması, Sendika Uygulaması ve Çağrı Merkezi" modülleri de bulunmaktadır.
Daha önceden harcama birimlerinin personel ödemeleri dışındaki tüm ödemelerinin hazırlandığı modül olan harcama yönetim Sistemi (HYS) Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemine uygun olarak Yeni Harcama Yönetim Sistemi olan MYS modülüne taşınmıştır.
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi ile mali yönetim sistemi için süreç odaklı bütünleşik bir bilişim sistemi altyapısının oluşturularak sistem güncellenmiştir. Ayrıca yukarıda sayılan yeni modüller eklenerek sistem devamlı iyileştirilmeye çalışılmıştır. Ancak bu sistemin içerisinde yer alan maaş hazırlama sistemi çok eski olmasına rağmen içerisinde yeni kontrol uygulamaları konulmamış yeterince güncellenmemiştir.
Personelin maaşlarının hazırlandığı sistem genel adı ile KBS yeni modül adı ile KPHYS sistemi ilgili önemli eksiklikler olduğu görülmektedir. Bunlar maddeler halinde şu şekilde sıralanabilir.
Sistem yabancı dil tazminatı kontrolü yapmamaktadır. Bir alt seviyeye düşüşle ilgili kontrol bulunmamaktadır. Yabancı dil tazminatı için sınav tarihi ve sınavdan alınan puan sisteme girildikten sonra sistem ne kadar tazminat alacağını belirlemelidir. Bundan sonrada bir alt seviyeye düşürme işlemini de otomatik olarak kendisi yapmamaktadır.
Asgari geçim indiriminde 18 yaş kontrolü yapılmamaktadır.
5434 sayılı kanuna tabi personelin %100 artış kesenekleri SGK kesenek bilgi sisteminde verilen örnekteki gibi hesaplanmamaktadır.
Kıdem yılı artışlarında ödeme yapılacak ay da kıdem hizmetinden sayılmaktadır. Ancak personel maaşını peşin almasına rağmen hizmeti henüz ifa etmemiştir. Bu durum fazla ödemeye sebep olabilmektedir.
4- Terfi işlemleri yapmak için ayrı bir işlem kodu seçilmektedir. Fakat sistem, girilen veriye bağlı olarak terfi farkı hesaplanacağına ilişkin bir uyarı vermemektedir.
Zam tazminat ek gösterge gibi maaş unsurları otomatik olarak değiştirilebilmelidir.
Veri girişi yapan kişi buna müdahale etmemelidir.
Sendikaya üye olamayacak kişilerle ilgili olarak uyarı verilmemektedir.
Sistemde kişilerin elektronik posta adresleri mevcut değildir. Eğer bu bilgilerin sisteme girişi sağlanırsa maaş bordroları her ay kişilere otomatik e posta ile gönderilebilir.
Emekli sandığı hizmet borçlanması sistem tarafından otomatik olarak takip edilmemektedir. Sisteme sadece hizmet borçlanma tutarının ne kadar olduğu girilmeli diğer tüm süreci sistem yönetebilmelidir.
Özelleştirme uygulamaları sonucu kamuda başka görevlere atanan kişilerin eski maaşları ile yeni maaşları arasında oluşabilecek fark tazminatını sistem otomatik olarak hesaplamamaktadır. Şu anki yapıda böyle durumda olan kişilerin fark tazminatının her ay veri girişi yapan ya da maaş hesaplaması yapan kişiler tarafından kontrol edilmesi gerekmektedir.
Özel sigorta ödemesi nedeniyle vergi indirimi yapılan kişilerin bu bilgilerinin veri girişinin yapıldığı ekranlar ayrı değildir.
Lojman kira kesintisi yapılan kişilerin bu bilgilerinin veri girişinin yapıldığı ekranlar ayrı olmalıdır. Lojman kira hesabı yapan bir modül de sistem içerisinde olmalıdır.
İdari görev yapan akademik personelin idari görev bilgisi sisteme ayrıntılı girilebilmelidir. Bu sayede aynı anda birden fazla kişiye aynı idari görev için ödenek verilme ihtimalinin önüne geçilebilmelidir.
İcra kesintileri ile ilgili takip sisteminde daha kolaylaştırıcı modüller konulabilir.
Ayrıca sistemde gelecek aylarda yapılması gereken işlemler için bir hatırlatma ekranı mevcut değildir. Kullanıcı bu hatırlatma ekranına veri girişi yaparak sonraki dönemlerde yapılacak işlemleri sistem üzerinden planlayabilmelidir.
Sistemde kullanıcıların işlemlerini kolaylaştıracak bir raporlama mekanizması mevcut değildir. Örneğin üniversite birimlerinin tamamını kapsayan sendika kesintilerini raporlamak isteseniz bu mümkün değildir.
SGK aylık prim ve hizmet belgelerinin bildirilmesiyle ilgili bir uygulama yoktur.
Kadrolu personelin maaş unsurları dışında giyecek yardımları sistem üzerinden otomatik olarak oluşturulabilmeli, kullanıcılar bunun için ayrıca bir veri girişi yapmamalıdır.
Üniversitelerin ihtiyacı kapsamında ders ücreti karşılığı görevlendirilen geçici personellerin de bilgilerinin tutulduğu sosyal güvenlik işlem süreçlerinin takip edilebildiği bir modül mevcut değildir.
Üniversitelerin ihtiyaçları kapsamında kısmi zamanlı öğrenci olarak çalışan öğrencilere ödenen ücretlerin hesaplanabileceği ve sosyal güvenlik işlem süreçlerinin takip edilebildiği bir modül mevcut değildir.
Üniversitelerin ihtiyaçları kapsamında stajyer öğrencilerin sosyal güvenlik işlem
süreçlerinin takip edilebildiği bir modül mevcut değildir.
Teknik Hizmetler Sınıfına dahil personele yaptıkları arazi çalışmaları için ödenen tazminatların hesaplanmasına yönelik bir modül mevcut değildir.
Ek ders hesaplamaları için ders programlarını baz alarak ek ders ücret çizelgelerinin sistem tarafından otomatik olarak oluşturulabildiği bir modül mevcut değildir.
İşçi çalışma çizelgelerinin oluşturulduğu ve takip edildiği bir modül mevcut değildir.
Lojmandan yararlanan personelin lojman kayıtlarının ve lojmanda kullandıkları elektrik su gibi sarfiyatlarının takip edildiği ve bu verilerle kiralarının hesaplandığı ve daha sonra bordroya aktarılabildiği bir modül mevcut değildir.
KBS sisteminde maaş hesaplamalarının sağlıklı bir şekilde yapılması için sisteme veri girişi yapan personelin maaş ödemeleri konusunda tecrübe sahibi ve mevzuata hakim olması beklenmektedir. Ancak günümüz teknolojilerinde artık sistemlerin kendi içlerindeki önlemlerle hatayı en aza indirgemek mümkündür. Veri girişi yapan personelin sistemde çok sayıda hata yapma ihtimali mevcuttur, sistem bu durumları otomatik olarak engelleyememektedir. Aşağıda bu duruma ilişkin birkaç örneğe yer verirsek:
Kişi bilgilerini kayıt ettikten sonra eğer kişiye ait zam ve tazminat oranları ilgili tablodan seçilmezse o kişinin maaşında yer alması gereken zam ve tazminatlar yer alamayacaktır.
Kişiye ait ek gösterge ilgili tablodan seçilmezse ilgili kişi ek göstergeden yararlanamayacaktır.
Unvanı değişen bir kişinin zam tazminat ve ek gösterge bilgileri değiştirilmezse ilgili kişinin maaşı ödemesinde hata olacaktır.
Derecesi değişen bir kişinin zam tazminat ve ek göstergesi ilgili tablodan seçilmezse ilgili kişinin maaşı yine yanlış olacaktır.
4- Bir fakültede iki kişiye dekan olarak idari görev ödeneği verilme ihtimali mevcuttur.
Çünkü sistem idari görev yapan kişinin görev yerini denetleyememektedir.
Yukarıda verilen örnekleri çoğaltmak mümkündür. Bu örneklerde verilen maaş ödeme
kalemlerinde yapılacak hatalar önemli ölçüde kamu zararı oluşma ihtimalini de doğurmaktadır. Nitekim Gazi Üniversitesinin Personel harcamalarına ilişkin olarak terfi sırasında ortaya çıkan terfi artışı emekli sandığı kesintilerinin hatalı yapılması ve özel sigorta poliçelerinde yer alan primlerin tamamının gelir vergisi matrahından indirilmesi gibi ve buna benzer pek çok hataya, maaş ödemelerinde kullanılan KBS sistemine rağmen rastlanılmaktadır. Bu hataları minimize edecek, veri girişi sırasındaki personel hatalarını ortadan kaldıracak kontroller olmadığı değerlendirilmektedir.
Personel giderlerinin bütçe içinde önemli bir yer tuttuğu düşünüldüğünde KBS’de maaş unsurlarına ilişkin veri girişi yapılırken sistemin içerisine konulacak kontroller ile personel hatalarının otomatik engellenmesi mümkündür. Sistem içerisinde yer alan otomatik kontroller ile veri girişi sırasında hataların minimize edilmesi sağlanmalıdır. Sistem basit otomatik denetimleri kendi içerisinde yapabilmelidir.
Sonuç olarak KBS/KPHYS ile ilgili yukarıda bahsedilen sorunların giderilerek sistemin en verimli şekilde kullanılmasının sağlanması, 5018 sayılı Kanunda Kamu Maliyesinin Temel İlkelerinden sayılan uyumlu bir bütün olarak yürütülme, hesap verilebilirlik, malî disiplinin sağlanması gibi şartların yerine getirilebilmesi bakımından gereklidir. Bütün bu nedenlerle bu sistemin eksikliklerini ortadan kaldıracak tedbirlerin alınması gerektiği düşünülmektedir.