Yevmiye tarihi ve numaralarının birlikte teselsül etmediği, yevmiye numaralarının mükerrer kullanıldığı, geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı ve bazı yevmiye kayıtlarının silindiği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin "Yevmiye sistemi,

muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları" başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında, muhasebe işlemlerinin, yevmiye tarihi ve müteselsil sıra numarasına göre maddeler halinde önce yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, buradan usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılacağı hükmüne yer verilmiştir.

Belirtilen Yönetmelik’in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 447'üncü maddesinde, yevmiye defterinin, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defter olduğu bildirilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in "Kayıt yanlışlıklarının düzeltilmesi" başlıklı 503’üncü maddesinde de, kurumsal, fonksiyonel ve finansman tipi sınıflandırma kodlarında yapılan kayıt hatalarının düzeltilmesi durumu hariç olmak üzere, yevmiye kayıtlarında meydana gelebilecek her türlü yanlışlığın ancak muhasebe kaydıyla düzeltileceği tespit edilmiştir.

Öte yandan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'nin "Kayıt düzeni ve kayıt düzeltmesi" başlıklı 18’inci maddesinde ise, kamu idarelerinin muhasebe birimlerinin, muhasebe işlemlerini, gerçekleşme sırasına göre düzenli bir şekilde hesap dönemi başında 1’den başlamak üzere hesap döneminin sonuna kadar numaralandırarak kaydedecekleri, muhasebe kayıtlarının ancak yeni bir muhasebe kaydı ile düzeltileceği, muhasebe belgesinde de düzeltme işleminin gerekçesine yer verileceği belirtilmiştir.

Anılan hükümlerden de anlaşılacağı üzere, muhasebe yevmiye kayıtlarının, yıl başından yıl sonuna kadar tarih ve sıra takip ederek ve sıra numarası atlanmadan kaydedilmesi ve aynı yevmiye numarasının mükerrer kullanılmaması gerekir. Diğer taraftan, herhangi bir yevmiye kayıt hatası yapıldıysa, hatalı yevmiye kaydı silinmeden, yeni bir yevmiye kaydıyla ve düzeltme işleminin ayrıntılı gerekçesiyle birlikte düzeltilmesi icap etmektedir.

Bu hükümlere rağmen, Kurumda muhasebe kayıtlarının yevmiye tarihlerinin ve numaralarının peş peşe gelecek şekilde kaydedilmediği, yani tarihlerin ve numaraların birlikte doğru bir şekilde teselsül etmediği ve dolayısıyla geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı tespit edilmiştir. Öte yandan bazı yevmiye numaralarının mükerrer kullanıldığı görülmüştür. Örneğin,

459 numaralı yevmiye 28.2.2019 tarihine,

460-469 numaralı yevmiye 19.2.2019 tarihine,

530 numaralı yevmiye 28.2.2019 tarihine,

510 numaralı yevmiye 25.2.2019 tarihine,

511 numaralı yevmiye 25.1.2019 tarihine,

kaydedilmiştir. Bu durum sadece örnek olarak alınanlara özgü olmayıp yıl boyu yevmiye kayıtları bu şekildedir.

Esasen, geriye dönük yevmiye kayıtlarının çok büyük bölümü yevmiye numaralarının mükerrer kaydedilmesinden kaynaklanmıştır. Örneğin,

240 numaralı yevmiye hem 30.1.2019 tarihinde hem de 31.1.2019 tarihinde, 459 numaralı yevmiye hem 19.2.2019 tarihinde hem de 28.2.2019 tarihinde, 511 numaralı yevmiye hem 25.1.2019 tarihinde hem de 25.2.2019 tarihinde, 997 numaralı yevmiye hem 10.3.2019 tarihinde hem de 10.4.2019 tarihinde, 1676 numaralı yevmiye hem 1.7.2019 tarihinde hem de 16.7.2019 tarihinde, 2081 numaralı yevmiye hem 5.8.2019 tarihinde hem de 7.8.2019 tarihinde,

2150 numaralı yevmiye hem 15.7.2019 tarihinde hem de 15.8.2019 tarihinde kaydedilmiştir.

Diğer taraftan 472, 907, 919, 1039, 1042, 1186, 1614 ve 1978 numaralı yevmiye kayıtlarının ise, tamamen silindiği veya atlandığı tespit edilmiştir. Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'nin 18’inci ve Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 503’üncü maddelerinde de sarâhatle belirtildiği üzere, hatalı yapılan yevmiye kayıtlarının silinmesi yerine, bunların ancak bir muhasebe kaydıyla düzeltilmesi gerekirdi. Bu durum veri güvenirliği açısından oldukça önemlidir.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nde de açıkça belirtildiği üzere, yevmiye tarihleri ile yevmiye numaralarının birlikte teselsül ettirilmesi, yevmiye numaralarının mükerrer kullanılmaması ve yanlış yapılan yevmiye kayıtlarının silinmesi yerine, bunların açıklaması yapılan yeni bir muhasebe kaydıyla düzeltilmesi gerekmektedir.