Karar Künyesi
Yenişehir Belediyesi 2019 yılı mali tablo ve eki belgelerin incelenmesinde;
Tüketilen ilk madde ve malzemelerin muhasebe kayıtlarından düşülmediği,
Sayım kurulu oluşturulmadığı, yıl sonu sayımının yapılmadığı ve taşınır sayım ve döküm cetvelinin hazırlanmadığı,
Hurdaya ayrılan taşınırlar için elden çıkarılacak stoklar ve maddi duran varlıklar hesabı ile birikmiş amortismanlar hesabının kullanılmadığı,
Park ve bahçe mobilyalarının kayıtlara alınmadan direkt gider gösterildiği, görülmüştür.
Tüketilen İlk Madde ve Malzemelerin Muhasebe Kayıtlarından Düşülmemesi
Belediye tarafından tüketilen ilk madde ve malzemeler, muhasebe kayıtlarından düşülmemiştir.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 22’nci maddesinde, tüketilen malzemelerin çıkış kaydının; 30’uncu maddesinde, taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildiriminin nasıl yapılacağı düzenlenmiştir.
Yönetmelik’te yer alan düzenlemelerine göre, edinilen tüketim malzemelerinin taşınır istek belgesi karşılığında düzenlenecek taşınır işlem fişi ile çıkışları yapılmalıdır. Yine aynı Yönetmelik hükümlerine göre, muhasebe kayıtlarında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için mahalli idarelerde üç ayı geçmemek üzere, üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin çıkışının yapılması ve en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.
Yapılan incelemelerde ilk madde ve malzemeler hesabında kayıtlı olan; temizlik malzemeleri, kırtasiye malzemeleri, taşıt yedek parçaları gibi toplam 3.058.823,70 TL tutarındaki malzemenin tüketilmesine rağmen, muhasebe kayıtlarından düşülmediği görülmüştür. Oysa tüketilen malzemelerin 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabı kayıtlarında düşülmesi gerekmektedir.
Sayım Kurulunun Oluşturulmayarak Yıl Sonu Sayımının Yapılmaması ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin Hazırlanmaması
Yenişehir Belediyesinin taşınır hesaplarına ilişkin yıl sonu işlemlerinin incelenmesinde, sayım kurulunun oluşturulmadığı, yıl sonu sayım işlemlerinin yapılmadığı ve Taşınır Sayım ve
Döküm Cetvelinin hazırlanmadığı görülmüştür.
Taşınır Mal Yönetmeliği'nin 32’nci maddesinde, sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler düzenlenmiştir. Madde hükmüne göre;
Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım yapılması,
Taşınır sayımlarının harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından gerçekleştirilmesi,
Sayım kurulunca, ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmeyen ve kayıtları yapılmadığı belirlenen taşınırlara ilişkin işlemlerin, taşınır kayıt yetkilisine yaptırılması,
Sayım tutanağının “Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar” sütununun; defter kayıtları esas alınarak doldurulacağı, ambarlardaki taşınırların fiilen sayılması neticesinde bulunan miktarların sayım tutanağının “Ambarda Bulunan Miktar” sütununa kaydedileceği, akabinde oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırların dayanıklı taşınırlar listeleri esas alınarak sayılması ve sayım sonuçlarının sayım tutanağında gösterilmesi,
gerekmektedir.
Aynı Yönetmelik’te; kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanması ile sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin düzenlenmesi gerektiği, bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturduğu belirtilmiştir.
Anılan Yönetmelik hükümlerine göre, taşınır kayıt yetkilisinin de arasında olacağı sayım kurulunun oluşturulması, yıl sonu sayım işlemlerinin yapılması, taşınırların fiili ve kayıtlı durumlarına ilişkin mutabakatın sağlanması ve Taşınır Sayım ve Döküm Cetvelinin hazırlanması uygun olacaktır.
Hurdaya Ayrılan Taşınırlar İçin Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı ile Birikmiş Amortismanlar Hesabının Kullanılmaması
2019 yılında Belediyenin hurdaya ayrılan taşınırları, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı ile 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına kaydedilmemiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 224 ve 225’inci maddelerinde, çeşitli nedenlerle kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların izlenmesine yönelik
olarak, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının işleyişi düzenlenmiştir.
Yönetmelik hükmüne göre; kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıklar kayıtlı değerleri üzerinden 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabına borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarı 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, 257-Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç kaydedilmesi; maddi duran varlıkların kullanılamaz hale gelmesi durumunda, ilgili hesaba alacak, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlılar hesabına borç, bu varlıklar için ayrılmış olan amortisman tutarı 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç kaydedilmesi gerekmektedir.
İdare tarafından 2019 yılında 117.209,00 TL tutarındaki taşınırın hurdaya ayırma işleminde, muhasebe işlemleri anılan Yönetmelik hükümlerine uygun yapılmamıştır. Oysa hurdaya ayrılan taşınırların ilgili hesaba alacak ve 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar hesabına borç; söz konusu varlıklara ait amortismanların ise, 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabından 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına aktarım kaydının yapılması gerekmektedir.
Park ve Bahçe Mobilyalarının Kayıtlara Alınmayıp Direkt Gider Olarak Gösterilmesi
Yenişehir Belediyesi tarafından park ve bahçelerde kullanılmak üzere satın alınan demirbaşlar, taşınır kayıtlarına alınmadan, direkt gider olarak kaydedilmiştir.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 25 Maddi Duran Varlıklar hesap grubunun işleyişine ilişkin 187’nci maddesinde; edinilen maddi duran varlıkların, maliyet bedeli ile hesaplara alınacağı, maliyet bedeline varlıkların elde edilmesinde yapılan her türlü giderin ilave edilmesi gerektiği belirtilmektedir.
Anılan Yönetmelik’in 255 Demirbaşlar Hesabına ilişkin “Hesabın niteliği” başlıklı 198’inci maddesinde ise, kurum faaliyetlerinin yürütülmesinde kullanılan her türlü büro makine ve cihazları ile döşeme, masa, koltuk, dolap, mobilya gibi uzun süre kullanılabilen varlıkların bu hesapta izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.
2019 yılında park ve bahçelerde kullanılmak üzere satın alınan oyun ekipmanları, spor aletleri, bank, piknik masası gibi eşyaların tutarları 255 Demirbaşlar Hesabına aktarılmamış, tamamı 630 Giderler Hesabı kullanılarak giderleştirilmiştir. Oysa Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği gereği, satın alınan ve halen kurum bünyesinde mevcut bulunan demirbaşların 255 Demirbaşlar Hesabına kaydedilmesi gerekmektedir.