Karar Künyesi
İdarenin taşınırlarının yönetimine ilişkin mevzuata aykırı uygulamalar bulunmaktadır.
İlk Madde ve Malzemeler Hesabında Bulunan Tüketim Malzemelerinin Zamanında Giderleştirilmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 13’üncü maddesinin (1) numaralı fıkrasında;
“Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir.” düzenlemesi yapılmıştır.
Mezkûr Yönetmelik’in 30’uncu maddesinin (2) numaralı fıkrasında da;
“Muhasebe kayıtlarında 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.” düzenlemesi yer almaktadır.
Yukarıda zikredilen mevzuat hükümleri gereği; İdare, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticinin belli edeceği sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesini en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine göndermelidir.
İdarenin taşınır işlemlerinin incelenmesinde, İdare bünyesinde bulunan 26 Müdürlükten sadece 1 müdürlüğün giderleştirme iş ve işlemleri mevzuat hükümlerine uygun şekilde yerine
getirdiği diğer müdürlüklerin ise İlk Madde ve Malzemeler Hesabında bulunan tüketim malzemelerini zamanında giderleştirilmediği, birçok birime ilişkin giderleştirme işlemlerinin tek seferde yılsonunda yapıldığı ya da yılı içerisinde düzenlenmesi gereken onaylı listelerin üç ayı aşacak şekilde düzenlendiği tespit edilmiştir.
Söz konusu tespit sonrasında İdare tarafından; İlk Madde ve Malzemeler Hesabında kayıtlı olan taşınırlara ilişkin giderleştirme işlemlerinin üç aylık dönemler itibarıyla düzenlenmesi için gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, İlk Madde ve Malzemeler Hesabında kayıtlı olan tüketim malzemelerinin, üçer aylık dönemleri aşacak şekilde giderleştirilmesi mevzuat hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir.
Dayanıklı Taşınırların Taşınır Teslim Belgesi Düzenlenmeden Kullanıma Verilmesi ve Ortak Kullanım Alanlarında Dayanıklı Taşınır Listesinin Düzenlenmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde;
“(1) Tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edilir. Talep edilen dayanıklı taşınırlar 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilir.
Kara taşıt ve iş makinelerinin yetkili makamın onayına istinaden yönetiminden sorumlu görevliye veya kullanıcısına verilmesinde ise 6 örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenir.
Kara taşıtlarının dışındaki taşıtların sorumluya veya kullanıcılarına devir ve teslimine ilişkin usul ve düzenlenecek belgeler kamu idarelerince ayrıca belirlenir.
…
(5) Taşınırlar; oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle verilir.” düzenlemesi yapılmıştır.
Yukarıdaki mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki taşınırlar kullanıcısına mezkûr Yönetmelik’in 6/A örnek numaralı Taşınır Teslim
Belgesi düzenlenerek, kara taşıt ve iş makineleri ise yetkili makamın onayına istinaden yönetiminden sorumlu görevliye veya kullanıcısına mezkûr Yönetmelik’ in 6 örnek numaralı Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek verilmelidir. Düzenlenen belgelerin bir nüshası taşınır teslim edilen görevlilere, bir nüshası ise dosyasında saklanır. Ayrıca ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar için dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmesi ilgililerce imzalanması gerekmektedir. Bu belgelerin düzenlenmemesi taşınırlar açısından sorumluluğun belirlenememesine sebep olmakla birlikte, idarenin kullanıma verdiği taşınırların takip ve kontrol edilmesini engelleyeceği düşünülmektedir.
Yapılan incelemeler sonucunda 31.12.2020 tarihi itibariyle; kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar için teslim belgesi ve ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar için dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmediği, ayrıca kara taşıtlarının dışındaki taşıtların sorumluya veya kullanıcılarına devir ve teslimine ilişkin usul ve düzenlenecek belgelerin idarece belirlenmediği tespit edilmiştir.
Söz konusu tespit sonrasında İdare tarafından; gerekli güncellemelerin yapılması akabinde zimmet anlayışının kurumsal boyutta oluşturularak bu konuda gerekli hassasiyetin gösterileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi ve ortak kullanım alanlarında yer alan dayanıklı taşınırların listesinin düzenlenmesi işlemleri mevzuat hükümlerine göre yerine getirilmelidir.
Taşınır Sayım İşlemlerinin Yapılmaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde;
“Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.
…
(9) Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre
düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yılsonu hesabını oluşturur.” düzenlemesi yapılmıştır.
Yukarıdaki mevzuat hükümlerine göre taşınırların taşınır kayıt yetkilisi değiştiğinde ve yılsonlarında sayılması gerekmektedir. Bu sayımlar sonucunda Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenecek olup, bu cetvel ile yılsonuna ilişkin sayım tutanağı Taşınır Mal Yönetim Hesabının bir parçasıdır. Sonuç olarak yılsonu sayımları yapılmadan Taşınır Mal Yönetim Hesabı düzenlenemeyecektir.
Yapılan inceleme neticesinde, 31.12.2020 tarihi itibariyle; taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında idarece sayım yapılmadığı, denetim yılı sonunda da sayım işlemlerinin tamamlanmadığı tespit edilmiştir.
Söz konusu tespit sonrasında İdare tarafından; taşınır eşleştirme süreci sonrası harcama birimleri tarafından her bütçe/muhasebe döneminde ve gerekli görüldüğü durumlarda oluşturulacak komisyon ile birlikte sayım işlemlerinin hassasiyetle gerçekleştirileceği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak İdarenin, taşınır işlemlerinde ilgili mevzuat hükümlerini uygulaması ve sayımların aksatılmaması gerekmektedir.
Taşınır Sayım Modülündeki Veriler İle Muhasebe Kayıtlarının Birimler Bazında Örtüşmemesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde;
“ (1) Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.
(2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” denilmiştir.
İdare 25.392 taşınıra sicil numaralarını barkotlama suretiyle vermiştir. Ancak 31.12.2020 tarihi itibariyle Taşınır sayım modülünde yer alan verilerle (fiili ve fiziki durumu gösteren kayıtlar) İdarenin muhasebe kayıtlarında yer alan veriler birimler bazında tutarlılık arz etmemektedir.
Söz konusu tespit sonrasında İdare tarafından; barkodlanarak taşınır sayım modülünde yer alan veriler (fiili ve fiziki durumu gösteren kayıtlar) ile İdare muhasebe kayıtlarında yer alan verilerin eşleştirilmesi işlemlerinin devam ettiği ifade edilmiştir.
Sonuç olarak, uyumsuzluğun giderilerek müdürlükler arası taşınır transferi ve buna bağlı değişiklikler ile muhasebe kayıtlarının fiili ve fiziki uyumunun sağlanması gerekmektedir.