Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu’nun “İzleme ve Değerlendirme” başlıklı 7’nci bölümünde;

“…

İzleme ve değerlendirmenin etkin yapılabilmesi, ancak uygun veri ve istatistiklerin temin edilmesi ile mümkündür. Amaca uygun, doğru ve tutarlı verilerin varlığı stratejik planın başarısının ölçülmesi ve değerlendirilmesi için olmazsa olmaz bir ön koşuldur. Her bir hedefin izlenip değerlendirilebilmesi için ne tür verilere ihtiyaç duyulduğu, bunların ne şekilde temin edileceği, ihtiyaç duyulan veriler halihazırda toplanmıyorsa nasıl ve ne sıklıkla kim tarafından temin edileceği, bu kapsamdaki kısıtların neler olacağı gibi hususların mutlaka incelenmesi ve cevaplanması gerekir.

…” denilmektedir.

Veri kayıt sistemi bir performans hedefi veya göstergeye yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Veri kayıt sistemleri, güvenilirlik esasları doğrultusunda değerlendirilir. Güvenilirlik ise; veri kayıt sistemlerinin

gerçekleşmeleri tam ve doğru şekilde ölçerek faaliyet raporunda güvenilir veri sunuyor olması anlamına gelir.

Performans ölçümünü gerçekleştirmek, hedeflere ulaşma düzeyinin ve sapma gerekçelerinin anlaşılmasını mümkün kılacak performans bilgisinin sistematik olarak toplanmasını ve analizini gerektirmektedir. Bu süreçlerin sağlıklı işleyişi ise ancak, önceden belirlenmiş bir iş ve sorumluluklar düzeni, performans bilgisi üretiminde kullanılacak verilere ilişkin bir sistem dâhilinde gerçekleşebilir.

Ancak, Pursaklar Belediyesinde stratejik plan ve performans programında yer alan amaç ve hedeflerin gerçekleşme düzeyinin sağlıklı bir şekilde ölçülmesini sağlayacak bir veri kayıt sisteminin bulunmadığı görülmüştür. Başka bir ifade ile, performans ölçümü için gerekli olan performans bilgisinin oluşturulmasını sağlamak üzere hangi verilerin toplanmasından kimlerin sorumlu olduğuna, hangi periyodlarda bu verilerin elde edileceğine, hangi verilerin, nasıl analiz edileceğine, veri güvenirliğini sağlamaya yönelik hangi önlem ve kontrollerin planlandığına ilişkin öngörülere dayalı bir veri kayıt sistemi oluşturulmamıştır. Bu nedenle de Belediyenin faaliyet sonuçlarına ilişkin gerçekleşmelerin ölçümleri sağlıklı bir şekilde yapılamamakta ve doğrulanamamaktadır.

Kamu idaresi cevabında; “Belediyemiz tarafından hazırlanan Stratejik Plan, Performans Programı ve Faaliyet Raporlarında bulunan verilerin Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzunun “İzleme ve Değerlendirme” bölümü ve Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberinde belirtilen kurallar dikkate alınarak; belirli personeller tarafından sistematik bir şekilde toplanması, analiz edilmesi ve faaliyet sonuçlarımızın değerlendirilmesi hususlarını içeren veri kayıt sisteminin tam olarak kurulması için personelimizin gerekli eğitimi alması sağlanarak bulguda tespit edilen eksiklik giderilmeye çalışılacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak kamu idaresi bulguya katılmakta olup veri kayıt sisteminin tam olarak kurulması için Belediye personelinin gerekli eğitimi alması sağlanarak tespit edilen eksikliğin giderilmeye çalışılacağını bildirmiştir. Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu’na göre, izleme ve değerlendirmenin etkin yapılabilmesi, ancak uygun veri ve istatistiklerin temin edilmesi ile mümkün olup stratejik plan ve performans programında yer alan amaç ve hedeflerin gerçekleşme düzeyinin sağlıklı bir şekilde ölçülmesini sağlayacak bir veri kayıt sisteminin oluşturulması gerekmektedir.