Üniversite bünyesinde bulunan Fen Bilimleri ve Sosyal Bilimler Enstitüleri kaldırılarak 17.09.2020 tarih ve 747 sayılı Üniversite Senatosu Kararı ile Lisansüstü Enstitüsü kurulmuş olup kaldırılan enstitülerin taşınır ambarlarının devrinde fiili sayımların yapılmadığı ve bu sebeple Lisanüstü Enstitüsü ambarlarında devre esas demirbaşlardan bir kısmının bulunmadığı tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Mal yönetiminde etkililik ve sorumluluk” başlıklı 48’inci maddesinde; kamu idarelerinin taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından sorumlu oldukları, taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmayacağı, kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevlilerin taşınırın korunmasından ve taşınıra verilen zararlardan sorumlu oldukları, malların edinilmesi, kiralanması, tahsisi, yönetimi, kullanılma ve elden çıkarılma işlemlerinin mevzuatında öngörülen kurallar dahilinde hizmetin amacına uygun olarak verimlilik ve tutumluluk ilkesine göre yapılacağı, bu ilkeye aykırı eylem ve işlemlerden doğacak zararlardan, malların yönetimi veya kullanılması hususunda yetki verilenlerin sorumlu tutulacakları ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği “Sorumluluk” başlıklı 5'inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Yönetmelik’te belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu oldukları hükme bağlanmış olup aynı maddede kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.

Yönetmelik’in “Belge ve cetveller” başlıklı onuncu fıkrasının (a) bendinde taşınırların ambarlarlar arasındaki devir işlemlerinde 5 örnek numaralı taşınır işlem fişinin düzenleneceği,

(f) bendinde ise Ambar Devir ve Teslim Tutanağının taşınır kayıt yetkilileri arasındaki ambar

devir ve teslim alma işlemlerinde düzenleneceği, taşınırların tutanağa taşınır kodları itibarıyla kaydedileceği, kayıtlara göre ambarda bulunması gereken taşınırlar ile sayımda fiilen bulunan miktarlar, varsa fazla ve noksanların tutanakta gösterileceği hükümleri bulunmaktadır.

Adı geçen Yönetmelik’in 6’ncı maddesinin dördüncü fıkrasının (c) bendinde, taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutma ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleme görev ve sorumluluğunun Taşınır Kayıt Yetkilisine ait olduğu belirtilmiş olup Yönetmelik’in “Sorumluluk” başlıklı 5’nci maddesinin beşinci fıkrasında da taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerinin uygulanacağı düzenlenmiştir.

Üniversite Lisansüstü Enstitüsü Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine kayıtlı ambar ad ve kodları, tüketim ve dayanıklı taşınır malzeme sicil raporları, ambar tespit raporları, kişilere verilen taşınır teslim belgeleri ve ortak kullanıma verilen dayanıklı taşınırlar listesi esas alınarak yürütülen denetimler sonucunda; kapatılan enstitütülerden devri yapılan demirbaş niteliğindeki malzemelerden malzeme sicil raporlarına göre örnekleme seçilen demirbaşlardan 255 adedinin ambarda bulunmadığı ve kayıtların fiili durumu yansıtmadığı görülmüştür.

Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nin 197 Sayım Noksanları Hesabının niteliğine ilişkin düzenleme içeren 129’uncu maddesinin birinci fıkrasında; yapılan sayımlar sonucunda tespit edilen stok ve benzeri noksanlıklarının sebebi belirleninceye kadar geçici olarak kayda alınmasında bu hesabın kullanılacağı hükmü bulunmaktadır.

Kamu İdaresince, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak gerekli işlemin 09.06.2023 tarih ve 13359 No.lu muhasebe işlem fişi ile yapıldığı belirtilmiştir.