İdarenin tarafı olduğu ve karşı tarafın davadan önce arabuluculuğa başvurduğu hukuki anlaşmazlıklarda idareyi temsil eden arabuluculuk komisyonunun bu süreç sonunda gerekçeli raporlarını hazırlamadığı görülmüştür.

Hukuk uyuşmazlıklarının arabuluculuk yoluyla çözümlenmesi amacıyla 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu yürürlüğe girmiş olup arabuluculuğa ilişkin yasal düzenlemeler oluşturulmuştur. Sonrasında ise, belirli hukuki uyuşmazlıklarda olmak üzere dava öncesinde arabuluculuk yoluna gidilmesi yasa koyucu tarafından şart koşulmuştur. Örneğin, 7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na getirilen belirli düzenlemeler ile bazı iş uyuşmazlıkları ve ticari uyuşmazlıklarda dava açılmadan önce arabulucuya başvurulması zorunlu hale getirilmiştir.

Diğer taraftan, İlgili Kanun’un arabuluculuk yoluyla çözümlenmesine ilişkin getirmiş olduğu her türlü arabuluculuk faaliyeti ile arabuluculuğa ilişkin usul ve esasların düzenlenmesi amacıyla Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu Yönetmeliği yürürülüğe girmiştir.

İlgili Yönetmeliğin “İdarenin temsili” başlıklı 18’inci maddesinde; arabuluculuk müzakerelerinde idareyi, üst yönetici tarafından belirlenen iki üye ile hukuk birimi amiri veya onun belirleyeceği bir avukat ya da hukuk müşavirinden oluşan komisyonun temsil edeceği; belirlenen komisyon üyelerinin arabuluculuk sürecinde karar alma konusunda tam yetkili olduğu ve komisyonun arabuluculuk müzakereleri sonunda gerekçeli bir rapor düzenleyerek beş yıl boyunca saklayacağı hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemelerinden anlaşılacağı üzere, idarenin tarafı olduğu ve dava şartı olarak karşı tarafça arabulucuya başvurulması gereken hukuki uyuşmazlıklarda, idareyi arabuluculuk sürecinde temsil eden üst yönetici tarafından oluşturulan komisyonun süreç sonunda gerekçeli rapor düzenlemek suretiyle sonlandırması ve söz konusu raporları da beş yıl boyunca saklaması gerekmektedir.

Ancak, İdarenin arabuluculuğa başvurulan hukuki uyuşmazlıklarının incelenmesi neticesinde; Belediye Başkanı tarafından 15.04.2019 tarihinde oluşturulan arabuluculuk komisyonunun arabuluculuk süreci geçiren hukuki uyuşmazlıklar için gerekçeli rapor hazırlamadığı, komisyonun bu süreç sonunda hangi kararı neden aldığına ilişkin bir evrakın bulunmadığı tespit edilmiştir. Halbuki, ilgili komisyon mevzuat gereği her bir uyuşmazlık için arabuluculuk süreci sonunda gerekçeli bir rapor hazırlamalı ve bu raporu da beş yıl boyunca saklamalıdır.

Sonuç olarak, Arabuluculuk Komisyonu tarafından yürütülen arabuluculuk sürecinin sonunda yasal bir gereklilik olan gerekçeli raporların komisyon tarafından düzenlenerek beş yıl boyunca saklanması gerekmektedir.