Kadıköy Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünce muhtelif zamanlarda gerçekleştirilen otobüs kiralamalarında, ödeme emri belgesine fatura dışında kamu

harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin evrakı müsbiteler bağlanmamıştır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 33’üncü maddesinde:

Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği;

Harcama talimatı üzerine, gerçekleştirme görevlilerinin; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürüteceği;

Giderin çeşidine göre aranacak gerçekleştirme belgelerinin şekil ve türlerinin mahallî idareler için İçişleri veya Çevre ve Şehircilik Bakanlığınca, Hazine ve Maliye Bakanlığının uygun görüşü alınmak suretiyle çıkarılacak yönetmeliklerle belirleneceği;

Hususları düzenlenmiştir.

5018 sayılı Kanun’un ilgili maddesi uyarınca Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği yayımlanmıştır. Bu bağlamda, kanıtlayıcı belgeler, kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca düzenlenip onaylanan belgeler olarak tanımlanarak Yönetmelik’in ikinci bölümünde ayrıntılı olarak düzenlenmiştir.

Anılan Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde, ihale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak yapım işleri ile hizmet alımlarında, sözleşme ve/veya şartname hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde hakediş raporlarının düzenleneceği ifade edilmiş; hizmet işlerinde yükleniciye ödenecek ara ve kesin hakediş tutarının hesaplanmasına esas olan belgelerden oluşan Hizmet İşleri Hakediş Raporunun, hizmet türüne ve işin özelliğine göre yalnızca ilgili sayfaları ve gerekli görülen diğer belgeler düzenlenerek yüklenici ve kontrol elemanlarınca imzalanıp, yetkili makamca onaylanarak tanzim edilmesi gerektiği belirtilmiştir.

İdarenin hesap ve işlemleri incelendiğinde, aşağıdaki tabloda görüleceği üzere; İdarenin merkez garaj iş yoğunluğu gerekçesiyle kiralanan otobüsler ile düzenlenen kültür gezilerine ilişkin ödemelerde, ödeme emri belgelerine sadece işlere ait faturların eklendiği, diğer kanıtlayıcı belgelerin düzenlenmediği ve ödeme emri belgelerine bağlanmadığı tespit edilmiştir.

Tablo 7: Kültür Gezileri ve Diğer İhtiyaçlar İçin Kiralanan Otobüsler

Yukarıda yer alan denetim tespitinden sonra, İdare tarafından; işin usulüne göre yapıldığına dair sadece tutanak tutulup imzalandığı; bundan sonraki süreçlerde ödeme emri ekine kanıtlayıcı belge olarak otobüslerin tamamının kalkış ve varış yeri, kalkış zamanı ve tarihi ile kat edilen kilometreyi gösteren görev kâğıtları, seyahat eden kişilerin kimlik bilgilerinin bulunduğu form, talepçi dilekçeleri gibi işin yapıldığını kanıtlayıcı evrakların da tanzim edilerek ödeme emri belgesine ekleneceği ifade edilmiştir.

Netice olarak, otobüs kiralamalarında, ödeme emri belgesine fatura dışında kamu harcamalarının belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak yapıldığına ve gerçekleştirildiğine ilişkin evrakı müsbitelerin bağlanması gerekmektedir. Söz konusu kayıt ve belgelerin olmamasının kötü niyetli kullanıma açık olabileceğinden, İdare açısından bir risk oluşurabilecektir.